{"id":1911,"date":"2017-06-15T21:44:15","date_gmt":"2017-06-15T19:44:15","guid":{"rendered":"https:\/\/launix.de\/launix\/?p=1911"},"modified":"2023-03-23T07:46:17","modified_gmt":"2023-03-23T06:46:17","slug":"revisionssichere-dokumente-in-software-dms-nach-gobd","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/launix.de\/launix\/en\/revisionssichere-dokumente-in-software-dms-nach-gobd\/","title":{"rendered":"Revisionssichere Dokumente in Software: DMS nach GoBD"},"content":{"rendered":"<p>Die GoBD schreibt seit dem 01.01.2015 verbindlich f\u00fcr alle Unternehmen strengere Archivierungspflichten, sowie Anforderungen an Software-Systeme vor.<\/p>\n<p>Bis die Finanz\u00e4mter GoBD-Verst\u00f6\u00dfe mit Bu\u00dfgeldern ahnden wird, werden noch einige Jahre vergehen. Trotzdem macht es Sinn, zu schauen, worauf man bei Neu-Systemen achten muss:<\/p>\n<ul>\n<li>Einmal im Computer eingelesene, buchhaltungs-relevante Daten d\u00fcrfen nicht mehr gel\u00f6scht werden. Das betrifft insbesondere:\n<ul>\n<li>Datens\u00e4tze aus Programmen<\/li>\n<li>Computer-generierte Dokumente<\/li>\n<li>daraus generierte PDF-Versionen<\/li>\n<li>Eingescannte Dokumente<\/li>\n<li>Ergebnisse einer eventuellen Texterkennung<\/li>\n<\/ul>\n<li>Dies gilt auch f\u00fcr Versionen desselben Dokuments: Alle Bearbeitungsschritte m\u00fcssen nachvollziehbar bleiben<\/li>\n<li>Bei der Migration auf neue IT-Systeme muss das neue System entweder alle Daten \u00fcbernehmen (mit jedem Detail) oder das Alt-System 10 Jahre aufbewahren<\/li>\n<li>Die Papierform ist nicht mehr bindend &#8211; das Papier kann vernichtet werden<\/li>\n<li>Die eingesetzte Software muss in einer sog. &#8220;Verfahrensdokumentation&#8221; nachweisen, dass sie den Anforderungen der GoBD gen\u00fcgt<\/li>\n<li>Reine Papier-Unternehmen werden aus Gr\u00fcnden der Verh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfigkeit noch geduldet. Sobald aber Daten digital vorliegen, d\u00fcrfen sie nicht mehr vernichtet werden.<\/li>\n<\/ul>\n<p>F\u00fcr den letzten Punkt ein kleines Beispiel: Die Rechtsvorschrift lautet, dass jedes Unternehmen zu jedem Gesch\u00e4ftsvorfall (z.B. Verkauf einer Ware) Name und Anschrift des Gesch\u00e4ftspartners kennen muss. Verkauft jetzt ein Kiosk Waren gegen Bargeld, wodurch der Kunde anonym ist, ist es dem Kiosk nicht zuzumuten, Namen und Anschrift des Kunden zu notieren. Hat der Kiosk-Besitzer allerdings ein Kunden-Bindungs-Programm, durch welches er Name und Anschrift kennt, darf er die gewonnene Information zu den Eink\u00e4ufen nicht mehr vernichten, sondern muss sie bei einer Steuerpr\u00fcfung vorhalten.<\/p>\n<p>Mit einem revisionssicheren DMS haben Sie eine GoBD-konforme Dokumenten-Ablage, die neben den rechtlichen Aspekten auch eine Arbeitserleichterung zum Wiederfinden von Dokumenten ist. Ein DMS erm\u00f6glicht neben der Ablage von Dokumenten auch deren Verkn\u00fcpfung mit anderen Daten, sowie dem Hinterlegen von Hintergrund-Informationen.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Die GoBD schreibt seit dem 01.01.2015 verbindlich f\u00fcr alle Unternehmen strengere Archivierungspflichten, sowie Anforderungen an Software-Systeme vor. Bis die Finanz\u00e4mter GoBD-Verst\u00f6\u00dfe mit Bu\u00dfgeldern ahnden wird, werden noch einige Jahre vergehen. Trotzdem macht es Sinn, zu schauen, worauf man bei Neu-Systemen achten muss: Einmal im Computer eingelesene, buchhaltungs-relevante Daten d\u00fcrfen nicht mehr gel\u00f6scht werden. 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