{"id":3014,"date":"2019-05-30T21:08:08","date_gmt":"2019-05-30T19:08:08","guid":{"rendered":"https:\/\/launix.de\/launix\/?p=3014"},"modified":"2023-07-11T08:18:55","modified_gmt":"2023-07-11T06:18:55","slug":"kann-ein-datensatz-ein-beleg-sein","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/launix.de\/launix\/en\/kann-ein-datensatz-ein-beleg-sein\/","title":{"rendered":"Kann ein Datensatz ein Beleg sein?"},"content":{"rendered":"<p>Spricht man von Belegen, meint man meist Rechnungen in Papierform oder neuerdings in PDF-Form. Viele traditionelle Steuerberater erkennen nicht einmal PDF-Dateien als Belege an und fordern mindestens einen Ausdruck. Doch wie ist die aktuelle Rechtslage dazu? Muss das Finanzamt auch einfache Datens\u00e4tze wie z.B. die Aufzeichnungen einer Fahrtenbuch-App als Belege anerkennen?<\/p>\n\n\n\n<!--more-->\n\n\n\n<p>Nat\u00fcrlich ist klar, dass nicht jede Form von Datens\u00e4tzen Belegform annehmen kann. Eine Word-Datei auf dem Dateisystem muss beispielsweise immer ausgedruckt werden, um ein Beleg zu werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Doch auch f\u00fcr Datens\u00e4tze hat das Bundesfinanzministerium seinen Finanz\u00e4mtern eine M\u00f6glichkeit vorgesehen, dass diese alleinige Beleg-Funktion \u00fcbernehmen k\u00f6nnen. Anderorts wird die Anwendung dieses Gesetzes als <strong>Vernichtendes Scannen<\/strong> bezeichnet.<\/p>\n\n\n\n<p>Die gestzlichen Grundlagen daf\u00fcr liegen in der <strong>GoBD<\/strong> &#8211; der &#8220;Grunds\u00e4tze zur ordnungsgem\u00e4\u00dfen F\u00fchrung und Aufbewahrung von B\u00fcchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, sowie Datenzugriff&#8221;, einem Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 14.11.2014, welches die <strong>Spielregeln f\u00fcr die Digitalisierung in der Buchhaltung<\/strong> festlegt.<\/p>\n\n\n\n<p>Neben den formalen Vorschriften ist zus\u00e4tzlich die <strong>Pr\u00fcfungspraxis der Finanz\u00e4mter<\/strong> zu beachten. Die Finanz\u00e4mter setzen auf die Software IDEA von audicon. Daten, die nicht von der IDEA-Software gelesen werden k\u00f6nnen, werden mit Strafen bis zu 25.000 Euro belegt.<\/p>\n\n\n\n<p>Prinzipiell gelten f\u00fcr buchungsrelevante Datens\u00e4tze folgende Spielregeln:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Daten d\u00fcrfen nicht mehr durch Programmfunktionen ver\u00e4nderbar sein ODER alle \u00c4nderungen m\u00fcssen nachvollziehbar aufgezeichnet werden<\/li><li>Umwandlung der Daten in andere Formate (z.B. PDF) m\u00fcssen ebenfalls mit archiviert werden (und zwar in jeder Version)<\/li><li>eventuell erzeugte OCR-Daten (Texterkennung) m\u00fcssen ebenfalls archiviert werden<\/li><li>Eine Backup-Strategie ist Pflicht<\/li><li>Man darf die Daten nicht mit System-Werkzeugen manipulieren<\/li><li>Es muss eine Verfahrensbeschreibung existieren<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p><strong>Fazit<\/strong>: komplett papierlose Buchhaltung ist m\u00f6glich. Datens\u00e4tze wie z.B. aus einer Fahrtenbuch-App k\u00f6nnen als Belege verwendet werden. Eine GoBD-konforme Speicherung und Vorhaltung bei Pr\u00fcfung ist dann Pflicht.<\/p>\n\n\n\n<p><\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Spricht man von Belegen, meint man meist Rechnungen in Papierform oder neuerdings in PDF-Form. Viele traditionelle Steuerberater erkennen nicht einmal PDF-Dateien als Belege an und fordern mindestens einen Ausdruck. Doch wie ist die aktuelle Rechtslage dazu? 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