Dokumentenmanagement ist momentan in aller Munde. Die Pflicht f\u00fcr die revisionssichere Aufbewahrung von digitalen und digitalisierten Dokumenten (inklusive dem damit erk\u00e4mpften Recht zum sog. “vernichtenden Scannen”) wurde zwar schon 2015 eingef\u00fchrt, ist aber gerade 2020 von vielen Wirtschaftspr\u00fcfern wieder forciert worden. Gerade 5 Jahre nach der Einf\u00fchrung scheinen die Kontrollen also langsam zu greifen.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Zus\u00e4tzlich gibt es inzwischen viele Anbieter von Texterkennung, die eine professionelle Texterkennung anbieten.<\/p>\n\n\n\n
Die Texterkennung erkennt die wichtigsten Merkmale aus einem Beleg, das sind:<\/p>\n\n\n\n
Dabei ordnen intelligente Algorithmen das Dokument in mehrere Bereiche ein und versuchen, deren “Bedeutung” zu erraten. Liegt die Software einmal falsch, ist das auch kein Problem. Das fehlerhafte Dokument wird gemeldet und anschlie\u00dfend in die Trainingsdaten der KI mit aufgenommen.<\/p>\n\n\n\n
Die Texterkennung ist in erster Linie eine Zeitersparnis gegen\u00fcber dem manuellen Erfassen der Buchung. Das bedeutet:<\/p>\n\n\n\n
Die automatisierte Buchhaltung startet bei ca. 0,15 Euro pro Beleg. In einem kleinen Unternehmen mit 100 Lieferanten-Belegen pro Monat belaufen sich die Kosten also auf ~15 Euro pro Monat. Eine Buchhaltungsangestellte ben\u00f6tigt f\u00fcr die Erfassung und Einbuchung der 100 Belege in etwa 1-2h. Dank des neuen Automatismus sind die Buchungen in <30min kontrolliert.<\/p>\n\n\n\n
Gegen\u00fcber manueller Buchung ergibt sich somit ein Einsparungsfaktor von 2, der um so gr\u00f6\u00dfer wird, je mehr Belege man in das System einf\u00fcttert.<\/p>\n\n\n\n
Einen Algorithmus zu entwerfen, der jede erdenkliche Art von Rechnung fehlerfrei erkennt, ist nicht leicht. Fehler sind an der Tagesordnung, k\u00f6nnen aber durch einige einfache Mechanismen leicht abgefangen werden:<\/p>\n\n\n\n
Zum einen gibt es immer noch die h\u00e4ndische Nachkontrolle: Sie betrachten das Dokument und erkennen auf den ersten Blick, ob Summe und Sachkonto stimmen. Der h\u00e4ufigste Fehler ist, dass einem Bereich auf dem PDF die falsche “Bedeutung” zugewiesen wurde. Dieses Fehlermuster erkennt man leicht, wenn zum Beispiel die Summe nicht stimmt.<\/p>\n\n\n\n
Zum zweiten gibt es die M\u00f6glichkeit, fehlerhaft erkannte Dokumente zu melden. Der Anbieter der Texterkennung wird sich anschlie\u00dfend des Belegs annehmen und diesen in die Trainingsdaten f\u00fcr die selbstlernende KI aufnehmen. Damit sollten Belege desselben Lieferanten in Zukunft auch korrekt erkannt werden.<\/p>\n\n\n\n
Noch mehr Einsparungen erhalten Sie, wenn Ihre Lieferanten Ihnen ZugFERD-Rechnungen<\/a><\/strong> zuschicken. Dies sind speziell pr\u00e4parierte PDF-Dateien, die bereits alle Daten maschinenlesbar vorhalten. Damit bezahlen Sie keine 0,15 Euro mehr f\u00fcr den Texterkennungsdienst, sondern der Lieferant liefert Ihnen diese Werte bereits fehlerfrei mit.<\/p>\n\n\n\n Das ZugFERD-Format wird ab November 2020 verpflichtend<\/strong> f\u00fcr alle Abrechnungen gegen\u00fcber \u00f6ffentlichen Stellen. Damit haben Sie auch eine gr\u00f6\u00dfere Chance, bereits vorgefertigte Daten auch ohne die fehlerbehaftete Texterkennung zu erhalten.<\/p>\n\n\n\n Konzern-intern lohnt sich die Einf\u00fchrung des neuen PDF-Formats auch: So k\u00f6nnen Kostenstellen-Nummern zwischen Lieferant und Abnehmer bereits \u00fcber die Rechnung eingetragen werden und m\u00fcssen nicht mehr aufwendig manuell nachgetragen werden.<\/p>\n\n\n\n Launix entwickelt passgenaue Software-Systeme f\u00fcr Ihr Unternehmen. Ihre<\/strong> Anforderungen an ein Dokumentenmanagement sprechen wir detailliert durch und werden gemeinsam mit unseren Entwicklern einen L\u00f6sungsvorschlag erarbeiten.<\/p>\n\n\n\n Dank unseres ausgekl\u00fcgelten FOP-Systems k\u00f6nnen wir Software genau so umsetzen, wie Sie es ben\u00f6tigen. Dabei gehen wir sowohl auf die genauen buchhalterischen Abl\u00e4ufe in Ihrem Unternehmen ein, als auch auf Anbindungen und Sonderprogrammierungen.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Dokumentenmanagement ist momentan in aller Munde. Die Pflicht f\u00fcr die revisionssichere Aufbewahrung von digitalen und digitalisierten Dokumenten (inklusive dem damit erk\u00e4mpften Recht zum sog. “vernichtenden Scannen”) wurde zwar schon 2015 eingef\u00fchrt, ist aber gerade 2020 von vielen Wirtschaftspr\u00fcfern wieder forciert worden. 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