{"id":4298,"date":"2021-09-22T10:17:24","date_gmt":"2021-09-22T08:17:24","guid":{"rendered":"https:\/\/launix.de\/launix\/?p=4298"},"modified":"2023-07-11T07:41:19","modified_gmt":"2023-07-11T05:41:19","slug":"moderne-dms-haben-keine-ordner-mehr","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/launix.de\/launix\/en\/moderne-dms-haben-keine-ordner-mehr\/","title":{"rendered":"Moderne DMS haben keine Ordner mehr"},"content":{"rendered":"<p>Wer schon einmal mit Dateien gearbeitet hat, wei\u00df: Es gibt Ordner und Unterordner. Eigentlich ein geniales System, oder? Es lassen sich alle Strukturen in dieser Baumstruktur darstellen. Oder nicht?<\/p>\n\n\n\n<div><!--more--><\/div>\n\n\n\n<blockquote class=\"wp-block-ugb-blockquote ugb-blockquote ugb-aa58a95 ugb-blockquote--v3 ugb-blockquote--design-plain ugb-main-block\"><style>.ugb-aa58a95 .ugb-blockquote__quote{width:70px !important;height:70px !important}<\/style><div class=\"ugb-inner-block\"><div class=\"ugb-block-content\"><div class=\"ugb-blockquote__item\"><svg viewbox=\"0 0 50 50\" xmlns=\"http:\/\/www.w3.org\/2000\/svg\" class=\"ugb-blockquote__quote\" width=\"70\" height=\"70\"><path d=\"M19.8 9.3C10.5 11.8 4.6 17 2.1 24.8c2.3-3.6 5.6-5.4 9.9-5.4 3.3 0 6 1.1 8.3 3.3 2.2 2.2 3.4 5 3.4 8.3 0 3.2-1.1 5.8-3.3 8-2.2 2.2-5.1 3.2-8.7 3.2-3.7 0-6.5-1.2-8.6-3.5C1 36.3 0 33.1 0 29 0 18.3 6.5 11.2 19.6 7.9l.2 1.4zm26.4 0C36.9 11.9 31 17 28.5 24.8c2.2-3.6 5.5-5.4 9.8-5.4 3.2 0 6 1.1 8.3 3.2 2.3 2.2 3.4 4.9 3.4 8.3 0 3.1-1.1 5.8-3.3 7.9-2.2 2.2-5.1 3.3-8.6 3.3-3.7 0-6.6-1.1-8.6-3.4-2.1-2.3-3.1-5.5-3.1-9.7 0-10.7 6.6-17.8 19.7-21.1l.1 1.4z\"><\/path><\/svg><div class=\"ugb-blockquote__content\"><p class=\"ugb-blockquote__text\">Ein DMS muss 2 Aufgaben gut erf\u00fcllen: Dokumente m\u00fcssen <strong>leicht eingepflegt<\/strong> werden k\u00f6nnen und <strong>gut wiederfindbar<\/strong> sein. Baumstrukturen k\u00f6nnen beides nicht wirklich gut.<\/p><\/div><\/div><\/div><\/div><\/blockquote>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">1. Dokumente leicht einpflegen<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-embed-youtube wp-block-embed is-type-video is-provider-youtube wp-embed-aspect-16-9 wp-has-aspect-ratio\"><div class=\"wp-block-embed__wrapper\">\n<iframe loading=\"lazy\" title=\"Moderne Dokumentenmanagementsysteme haben keine Ordner mehr\" width=\"751\" height=\"422\" src=\"https:\/\/www.youtube.com\/embed\/awrfvWwOoIs?feature=oembed\" frameborder=\"0\" allow=\"accelerometer; autoplay; clipboard-write; encrypted-media; gyroscope; picture-in-picture; web-share\" referrerpolicy=\"strict-origin-when-cross-origin\" allowfullscreen><\/iframe>\n<\/div><\/figure>\n\n\n\n<p>Benutzt man eine Ordnerstruktur, obliegt die Verantwortung, eine gute Struktur zu finden, allein beim Bediener des PCs. Oft f\u00e4ngt man in einem einzelnen Ordner an, bef\u00fcllt diesen und schichtet die Daten anschlie\u00dfend um, um wieder einen \u00dcberblick zu bekommen.<\/p>\n\n\n\n<p>Probleme entstehen, sobald mehr als eine Person involviert ist: Jeder hat sein eigenes Ordnungssystem, der eine sortiert neue Kundenvertr\u00e4ge in den einen Ordner, der andere woanders hin. Dort Disziplin \u00fcber ein Team aufzubauen, das sich im Urlaub auch noch gegenseitig vertreten muss, ist fast unm\u00f6glich.<\/p>\n\n\n\n<p>Anstelle von Ordnern arbeitet das Launix DMS mit &#8220;Feldern&#8221;. Das sind Eigenschaften (Bezeichnungen, Beschriftungen, Betr\u00e4ge, Dropdown-Auswahlfelder uvm.), auch <strong>Metadaten<\/strong> genannt, die dem Dokument zugeordnet werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Mehr als die Metadaten braucht es nicht, um ein Dokument sinnvoll einzusortieren. Damit sparen Sie sich eine Menge Arbeit und haben einen festgelegten Ablauf zur Dokumentenpflege. Fehler wie z.B. die Falschsortierung in Ordner k\u00f6nnen nicht mehr auftreten.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">2. Dokumente gut wiederfinden<\/h2>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-image size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"957\" height=\"272\" src=\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-4307\" srcset=\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image.png 957w, https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-300x85.png 300w, https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-768x218.png 768w, https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-600x171.png 600w\" sizes=\"auto, (max-width: 957px) 100vw, 957px\" \/><\/figure>\n\n\n\n<p>Dokumente kann man nun entweder anhand des <strong>Inhalts<\/strong> oder der <strong>Metadaten<\/strong> wiederfinden.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"alignright size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"343\" height=\"262\" src=\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-1.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-4308\" srcset=\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-1.png 343w, https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-1-300x229.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 343px) 100vw, 343px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n\n<p>W\u00e4hrend man beim Inhalt nur eine reine Textsuche zur Verf\u00fcgung hat, gibt es bei den Metadaten wesentlich mehr Gestaltungsspielraum:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Textsuche bei Beschriftungen<\/li><li>Alphabetisches Sortieren nach Beschriftungen<\/li><li>Bei Betr\u00e4gen: Suche im Bereich von..bis und\/oder Sortierung<\/li><li>Bei Datum: Zeitr\u00e4ume (von-bis, Tage, Monate, Kalenderwochen, Quartale, Jahre)<\/li><li>Bei Dropdown-Auswahlfeldern: Mehrfachauswahl<\/li><li>Kombinierte Suche nach mehreren Kriterien<\/li><\/ul>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"alignright size-large\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" width=\"471\" height=\"348\" src=\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-2.png\" alt=\"\" class=\"wp-image-4309\" srcset=\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-2.png 471w, https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/09\/image-2-300x222.png 300w\" sizes=\"auto, (max-width: 471px) 100vw, 471px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n\n<p>Fazit: W\u00e4hrend Sie in Baumstrukturen nur nach textuellen Suchbegriffen suchen k\u00f6nnen, haben Sie bei vorhandenen Metadaten die volle Bandbreite an Such- und Filterm\u00f6glichkeiten.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Ausblick: Mit KI weitere Arbeit erleichtern<\/h2>\n\n\n\n<p>KI ist ein nicht zu untersch\u00e4tzender Trend. Gerade das Eingeben von 10-12 Feldern an Metadaten kann sehr erm\u00fcdend sein &#8211; insbesondere wenn f\u00fcr uns Menschen eine Menge Informationen von vornherein &#8220;klar&#8221; sind.<\/p>\n\n\n\n<p>Doch was machen diese Informationen so &#8220;eindeutig&#8221; und k\u00f6nnen wir diese F\u00e4higkeit auch einem Computer beibringen?<\/p>\n\n\n\n<p>Beispiel Dokument-Typ: Man kann Dokumente ja in <strong>Kategorien<\/strong> einordnen: Belege, Vertr\u00e4ge, Briefe, Urkunden. Anstatt dass ein Mensch das Dokument sichtet und dem Computer mitteilt &#8220;das ist ein Brief&#8221;, k\u00f6nnte es doch der Rechenknecht selbst herausfinden: Oft sind Belege (Rechnungen) ja in Briefform gestaltet. Wie stellt man also fest, ob ein Brief ein &#8220;Brief&#8221; oder eine &#8220;Rechnung&#8221; ist? Anhaltspunkte k\u00f6nnten zum Beispiel ein Trennstrich und das Vorhandensein einer Summe sein.<\/p>\n\n\n\n<p>Damit man keine Heerschar an Programmierern an den Aufbau von Regelsystemen anheuern muss, die immer neue Randf\u00e4lle und Sonderregeln programmieren m\u00fcssen, gibt es sogenannte <strong>selbstlernende Systeme<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n<p>Diese selbstlernenden Systeme lernen anhand von <strong>Beispielen<\/strong>. Das bedeutet: Sie pflegen die ersten Daten von Hand ein. Sobald sich ein Muster herausstellt, lernt die KI daraus und f\u00e4ngt an, Ihnen intelligente Vorschl\u00e4ge zu unterbreiten. Bei der Buchhaltung sind wir inzwischen bei \u00fcber 90% der Erkennungsrate, das hei\u00dft: 90% der Vorg\u00e4nge sind richtig anhand der Bankeing\u00e4nge gebucht, der Rest wird als &#8220;Unwissenheit&#8221; dem Menschen vorgestellt, sodass dieser entscheiden kann.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Wie geht&#8217;s weiter?<\/h2>\n\n\n\n<p>Haben Sie im Bereich Dokumentenmanagement und Automatisierung ein Potenzial entdeckt, laden wir Sie herzlich ein, mit uns in Kontakt zu treten:<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-contact-form-7-contact-form-selector\">\n<div class=\"wpcf7 no-js\" id=\"wpcf7-f3838-o1\" lang=\"en-US\" dir=\"ltr\" data-wpcf7-id=\"3838\">\n<div class=\"screen-reader-response\"><p role=\"status\" aria-live=\"polite\" aria-atomic=\"true\"><\/p> <ul><\/ul><\/div>\n<form action=\"\/launix\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4298#wpcf7-f3838-o1\" method=\"post\" class=\"wpcf7-form init\" aria-label=\"Contact form\" novalidate=\"novalidate\" data-status=\"init\" data-trp-original-action=\"\/launix\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4298#wpcf7-f3838-o1\">\n<fieldset class=\"hidden-fields-container\"><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7\" value=\"3838\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_version\" value=\"6.1.5\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_locale\" value=\"en_US\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_unit_tag\" value=\"wpcf7-f3838-o1\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_container_post\" value=\"0\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_posted_data_hash\" value=\"\" \/>\n<\/fieldset>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-name\"><input size=\"40\" maxlength=\"400\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Name\" value=\"\" type=\"text\" name=\"your-name\" \/><\/span>\n<\/p>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-email\"><input size=\"40\" maxlength=\"400\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-email wpcf7-text wpcf7-validates-as-email\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"E-Mail\" value=\"\" type=\"email\" name=\"your-email\" \/><\/span>\n<\/p>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-phone\"><input size=\"40\" maxlength=\"400\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Phone Number\" value=\"\" type=\"text\" name=\"your-phone\" \/><\/span>\n<\/p>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-requirement\"><textarea cols=\"40\" rows=\"10\" maxlength=\"2000\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-textarea\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Describe your requirements\" name=\"your-requirement\"><\/textarea><\/span>\n<\/p>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-consent\"><span class=\"wpcf7-form-control wpcf7-acceptance\"><span class=\"wpcf7-list-item\"><label><input type=\"checkbox\" name=\"your-consent\" value=\"1\" aria-invalid=\"false\" \/><span class=\"wpcf7-list-item-label\">By proceeding, you aggree to our <a href=\"https:\/\/launix.de\/launix\/en\/impressum-datenschutz\/\" target=\"_blank\">Data Protection Policy<\/a><\/span><\/label><\/span><\/span><\/span>\n<\/p>\n<p><div id=\"cf7sr-69e9f5501b9bf\" class=\"cf7sr-g-recaptcha\" data-theme=\"light\" data-type=\"image\" data-size=\"normal\" data-sitekey=\"6LdPLtoZAAAAAA0poRWX6sigbV5KdWLXDrm_If7w\"><\/div><span class=\"wpcf7-form-control-wrap cf7sr-recaptcha\" data-name=\"cf7sr-recaptcha\"><input type=\"hidden\" name=\"cf7sr-recaptcha\" value=\"\" class=\"wpcf7-form-control\"><\/span>\n<\/p>\n<p><input class=\"wpcf7-form-control wpcf7-submit has-spinner\" type=\"submit\" value=\"Get free consulting now\" \/>\n<\/p><div class=\"wpcf7-response-output\" aria-hidden=\"true\"><\/div>\n<input type=\"hidden\" name=\"trp-form-language\" value=\"en\"\/><\/form>\n<\/div>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Wer schon einmal mit Dateien gearbeitet hat, wei\u00df: Es gibt Ordner und Unterordner. 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