{"id":4376,"date":"2021-10-29T20:39:33","date_gmt":"2021-10-29T18:39:33","guid":{"rendered":"https:\/\/launix.de\/launix\/?p=4376"},"modified":"2023-07-11T07:39:15","modified_gmt":"2023-07-11T05:39:15","slug":"telefonanlage-weiterleitung-und-urlaubsmanagement-hr-meets-crm","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/launix.de\/launix\/en\/telefonanlage-weiterleitung-und-urlaubsmanagement-hr-meets-crm\/","title":{"rendered":"Telefonanlage, Weiterleitung und Urlaubsmanagement: HR meets CRM"},"content":{"rendered":"
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Unternehmen bis 10 Mitarbeitern kommen mit einer “normalen” Telefonanlage prima klar: Auf einem kleinen Tableau wird angekreuzt, wer gerade da ist – der Rest wird automatisch weitergeleitet.<\/p>\n\n\n\n

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Ab einer gewissen Gr\u00f6\u00dfe ist dieses Vorgehen nicht mehr praktikabel – so m\u00fcsste zum Beispiel der Pf\u00f6rtner regelm\u00e4\u00dfig die Anwesenheitsliste pflegen.<\/p>\n\n\n\n

Mehrere Softwareprodukte: Vernetzen oder das All-In-One-Produkt finden?<\/h2>\n\n\n\n

Bisher kommen in gr\u00f6\u00dferen Unternehmen meist umfangreichere Telefonanlagen zum Einsatz, die datenbankgekoppelt Anwesenheitsmerkmale nachtragen.<\/p>\n\n\n\n

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Wir m\u00f6chten Ihnen heute noch einen anderen Ansatz vorstellen: Dem All-In-One-System aus CRM, HR und Telefonanlage.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

In unserer Welt wird featureorientiert programmiert, das bedeutet, es entsteht ein All-In-One-System aus einem Guss, in das mehrere Module aus den unterschiedlichsten Bereichen gekoppelt werden. Bisherige Softwarehersteller versuchen, sich auf eine<\/strong> Software zu spezialisieren, um diese besonders gut zu machen. Dabei liegt der gro\u00dfe Gewinn in der Vernetzung<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

Wie das genau funktioniert, erfahren Sie vor allem in unserem \u00fcber 80 Seiten umfassenden Katalog<\/a>. Das Wichtigste jedoch in K\u00fcrze:<\/p>\n\n\n\n

In unserem Modulsystem gibt es eine Menge Module: Kundenliste, Rechnungsstellung, Angebote, Produktionsplanung, Mitarbeiterliste, Urlaubsverwaltung, Stundenerfassung. F\u00fcr die ideale Vernetzung der Telefonanlage spielen jetzt die Kundenliste<\/strong> als Adressbuch nach au\u00dfen, sowie die Mitarbeiterliste<\/strong> als Adressbuch nach innen, sowie die Fehltagesverwaltung<\/strong> (Urlaub, Krank) eine Rolle.<\/p>\n\n\n\n

Vernetzung des Telefonanlagen-Adressbuchs mit dem CRM und ERP<\/h2>\n\n\n\n

Schafft man sich drei getrennte Softwareprodukte f\u00fcr CRM, ERP und Telefonanlage, so pflegt man auch drei Adresslisten: Die Adressliste des CRM, die Adressliste des ERP und die Adresse der Telefonanlage. Telefonanlagenprodukte lassen sich meist noch mit einem CRM oder ERP koppeln. Was sich nicht koppeln l\u00e4sst, pflegt man dann manuell nach.<\/p>\n\n\n\n

In der FOP-Modulwelt hingegen gibt es nur die zentrale Adressliste von Firmen und Personen, die f\u00fcr alles herh\u00e4lt:<\/p>\n\n\n\n

  • Verkn\u00fcpfung der Telefonnummern der Anrufe mit Kundendatens\u00e4tzen<\/li>
  • Adressspeicher f\u00fcr Briefe aller Art: Angebote, Rechnungen, DIN-Briefe<\/li>
  • Kommunikationshistorie<\/li>
  • Notizen<\/li>
  • Aufgaben<\/li><\/ul>\n\n\n\n

    Dabei ist Adress- bzw. Kundenliste nicht gleich Adress- bzw. Kundenliste. Je nach Ihrer Denkweise k\u00f6nnen Sie w\u00e4hlen, wie Sie die Au\u00dfenwelt organisieren:<\/p>\n\n\n\n

    • Simple Adressliste<\/strong> ohne Hierarchie – diese Liste speichert Adressen von Privatpersonen und Unternehmen. Ideal f\u00fcr das kleine Unternehmen oder Unternehmen im B2C-Markt.<\/li>
    • Firmen und Ansprechpartner<\/strong> – in dieser Liste agieren Sie mit Unternehmen. Sie verwenden sie, wenn Sie im B2B verkaufen. Jeder Firma k\u00f6nnen Sie noch mehrere Ansprechpartner zuordnen.<\/li>
    • Firmen und Personen<\/strong> – diese Liste ist die komplexeste. Sie verwenden sie, wenn Sie zum Beispiel Engineering f\u00fcr Gro\u00dfunternehmen machen und deren Firmen- und Mitarbeitergeflecht m\u00f6glichst orginalgetreu abbilden wollen.<\/li><\/ul>\n\n\n\n

      Vernetzung zwischen HR und Telefonanlage<\/h2>\n\n\n\n

      Die Mitarbeiterliste aus den HR-Modulen spielt ebenfalls eine wichtige Rolle: Jedem Mitarbeiter ist ein Telefon zugeordnet, \u00fcber das er telefonisch erreichbar ist.<\/p>\n\n\n\n

      Hat er nun Urlaub beantragt oder ist krankgeschrieben, kann dieselbe Eintragung, die schon den Schichtplan und die Lohnbuchhaltung steuert, jetzt auch das Telefon mit Daten f\u00fcttern: Der Mitarbeiter ist nicht da und es muss f\u00fcr Umleitung gesorgt werden.<\/p>\n\n\n\n

      Die Urlaubsplanung und Krankschreibung kann der Mitarbeiter einfach \u00fcber seinen HomeOffice-Login erledigen. Genehmigungspflichtige Antr\u00e4ge wie z.B. Urlaub werden dann dem Chef digital vorgelegt. Die Planung des Urlaubs fand aber im Kreis der Familie statt.<\/p>\n\n\n\n

      Intelligente Weiterleitung aus der HR-CRM-Verkn\u00fcpfung<\/h2>\n\n\n\n

      Ganz spannend wird die Geschichte, wenn man einen Kontakt aus dem CRM-Adressbuch direkt mit einem Betreuer aus der Mitarbeiterliste verkn\u00fcpfen kann.<\/p>\n\n\n\n

      In diesem Fall kann der eingehende Anruf direkt an den richtigen Betreuer weitergeleitet werden:<\/p>\n\n\n\n

      • Keine Warteschleifenmusik<\/li>
      • Keine Vermittlungsstelle, der der Neukunde sein Problem immer wieder und wieder umst\u00e4ndlich erkl\u00e4ren muss<\/li>
      • Kein Telefon-Herumreichen im B\u00fcro (inklusive Wiederfinden des eigenen Telefons auf der Etage)<\/li>
      • Beim Mitarbeiter \u00f6ffnet sich direkt der Kundendatensatz<\/li><\/ul>\n\n\n\n

        Als Weiterleitungskriterien eignen sich beispielsweise folgende Ans\u00e4tze:<\/p>\n\n\n\n

        • Eine Feste Betreuer-Zuordnung (Kunde X wird von Mitarbeiter Y betreut)<\/li>
        • Der Autor der letzten CRM-Notiz empf\u00e4ngt den Anruf als erstes<\/li>
        • Alphabetische Zuordnung der Kunden zu den Betreuern<\/li>
        • “Telefondienst” reihum<\/li>
        • Passend zur Branche oder Kategorie eines Kunden wird ein passender Mitarbeiter mit in der Datenbank hinterlegten Fachkenntnissen gesucht<\/li>
        • Vorherige Abfrage einer Wunsch-Abteilung per Tastendruck (“dr\u00fccken Sie die 1 f\u00fcr XY oder legen Sie einfach auf”)<\/li><\/ul>\n\n\n\n

          Nach welchem Schema letzendlich verbunden wird, ist hier frei programmierbar. So haben Sie die meiste Flexibilit\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n

          Fazit<\/h2>\n\n\n\n

          Ein All-In-One-System ist ein gro\u00dfer Schritt f\u00fcr jedes Unternehmen. Unserer Meinung aber auch der einzige, um wirklich alle seine Digitalisierungsziele zu erreichen. Nehmen Sie deshalb noch heute Kontakt mit uns auf, um Ihren \u00dcbergang ins digitale Zeitalter zu besprechen.<\/p>\n\n\n\n

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