Welche Software brauchen Unternehmen und Selbstständige?

Ob in der Gründungsphase oder bei der Umstrukturierung oder Modernisierung – die Frage, welche Software im Unternehmen eingesetzt verwendet werden muss, um vernünftig arbeiten zu können, ist essenziell für effiziente Prozesse im Unternehmen. Dieser Beitrag soll praktische Tipps geben, wie man sich im eigenen Unternehmen eine kleine IT aufbaut, mit der man seine alltäglichen Aufgaben effizient erledigen kann.

Zuerst: Die Hardware

Für den Einsatz im Büro müssen die Geräte nicht teuer sein. Was im Laden landet, hat meist genug Leistung, um alle gängigen Anwendungen flüssig auszuführen. Teurere Rechner haben meist nur bessere Grafikkarten. Eine externe Grafikkarte benötigt man allerdings nur, wenn man vor hat, aktuelle 3D-Spiele zu spielen, was ja meistens nicht der Fall ist. Für eine Runde Solitär oder Mahjong reicht jeder Rechner zum Spielen aus.

Ganz oldschool: Büroprogramme

Die grundlegendsten Prozesse im Unternehmen lassen sich leicht mit Standard-Büroprogrammen abbilden. Zum Umfang einer Büro-Suite gehören:

  • Textverarbeitung
  • Tabellenverarbeitung
  • Präsentationen
  • evtl. Datenbank

Folgende Anbieter bieten Bürosuiten:

Dabei kommt Softmaker aus Nürnberg und die Document Foundation hat ihren Sitz in Berlin. Wer also deutsche Software unterstützen will, entscheidet sich am besten für LibreOffice oder Softmaker Office. Die Apache Foundation und die Document Foundation sind gemeinnützige Organisationen, stellen also die Bürosuite kostenfrei zur Verfügung.

Zu den Dokumenten, im täglichen Geschäft anfallen gehören unter anderem:

  • Brief
  • Rechnung
  • Bericht (mit Diagrammen und Tabellen) als Dokument
  • Bericht als Präsentation
  • Kostenrechnung (mit Tabellenverarbeitung)
  • Adresslisten

Hier ist es wichtig, gute Vorlagen zu haben. Die Vorlagen sollten gut aussehen, zum Corporate Design der Firma passen. Am besten lässt man sich von einem Spezialisten die Vorlagen für Briefe, Rechnungen und Präsentationen zusammen mit dem Firmenlogo erstellen.

Bürosuiten sind zwar mächtig und erlauben das Erledigen von einfachen bis mittelkomplexen Aufgaben mit wenig Vorwissen. Kommt es allerdings zu komplexeren Aufgaben, wird auch der Umgang mit dem Büroprogramm immer komplexer. Layouts können schnell verrutschen und das Resultat sieht nicht mehr schön aus. Man muss schon ein Profi sein, um halbwegs ordentlich aussehende Dokumente zu erstellen.

Gerade bei Rechnungen sind Bürosuiten ein heißes Eisen. Nach der GoBD sind diese nicht unbedingt für buchhalterisch relevante Daten geeignet, da die GoBD vorschreibt, dass alle Änderungen am Dokument, sowie alle Konvertierungen in andere Formate (wie z.B. PDF) unlöschbar archiviert werden müssen. Für Briefe, Angebote und Rechnungen empfehlen wir daher das Launix StartUp! ERP. Für Präsentationen, Dokumentationen und Infomappen sind die Office-Werkzeuge hingegen weiterhin interessante Tools.

Dannach: E-Mail

Bei den E-Mails hat man mehrere Möglichkeiten. Zum einen könnte man direkt die Webmail-Komponente des E-Mail-Anbieters benutzen. Ist das zu wackelig, kann man sich entscheiden, entweder ein lokales E-Mail-Programm auf dem PC zu benutzen oder eine Groupware. Folgende Tabelle fasst Vor- und Nachteile zusammen:

KriteriumWebmaillokalGroupware
Kostenkostenlosgünstig oder kostenloshohe Kosten
Mehrbenutzeroptimiert für Team-Kommunikation
z.B. Kalender
Offline-Verhaltenfunktioniert offline nichtE-Mails offline lesbarkommt darauf an
Komfortnur grundlegende FunktionenStandardumfangviele Features

Bei den lokalen E-Mail-Clients gibt es auch hier die Auswahl zwischen der Microsoft-Welt (MS Outlook) und den OpenSource-Alternativen wie Mozilla Thunderbird und ähnliche. Als Groupware gibt es zum Beispiel die OpenSource-Lösung Horde oder das modernere OwnCloud oder wieder MS Outlook in Kombination mit einem Exchange-Server.

Nicht vergessen: die Datensicherung

Festplatten gehen kaputt. Das tun sie gerne und tun sie oft, spätestens nach Ablauf der Garantie. Meist sind die Daten zwar nicht verloren, aber eine Datenrettung kostet auch 500 Euro aufwärts und macht Ärger. Während die Festplatte im Labor ist, kann man auch nicht weiterarbeiten. Um diesen Ärger generell zu vermeiden, ist die Datensicherung ein Muss in jeder noch so kleinen IT. Auch hier gibt es verschiedene Methoden:

  • einfache Desktop-Programme mit Ein-Klick-Lösung
  • komplexe Backup-Suiten, die Verschlüsselung anbieten und zu beliebigen Sicherungspunkten springen können
  • Netzlaufwerke, von denen zentral Backups angelegt werden

Das Hauptziel der Datensicherung ist, versehentlich oder unversehentlich gelöschte Dateien und Daten wiederherstellen zu können. Wer genauere Kontrolle über vergangene Versionen von Dateien behalten will, kann auch ein Versionskontrollsystem, wie zum Beispiel Git als Ersatz zu Backups benutzen.

Profi-Software für erfolgreiche Unternehmen

Unternehmen, die wirklich vorwärts kommen, setzen auf zuverlässige CRM und ERP-Programme.

CRM

CRM steht für „Customer Relationship Management“ und ist im Grunde eine Kundendatenbank. Man speichert für jeden Kunden den Adressdatensatz und Notizen zu vergangenen Gesprächen, aktuellen Projekten und offenen Aufgaben. Im B2B ist CRM ein Muss. Andernfalls ließen sich die vielen Kontakte gar nicht überblicken und man versinkt im eigenen Kontakte- und Projekte-Chaos. CRM bieten auch den Vorteil, dass ein Kundenbetreuer im Krankheitsfall problemlos ersetzt werden kann. Die wichtigen Geschäftsdaten sind ja im CRM eingepflegt. Aus Wettbewerbsgründen wird hier bewusst keine Lösung vorgestellt.

ERP

ERP steht für „Enterprise Ressource Planning“ und verwaltet Ressourcen. Unter Ressourcen versteht man Material, Lagerbestände, aber auch Zeitkontingente von Mitarbeitern. Ein ERP hilft, eine Inventur auf Knopfdruck zu erledigen und die Stückkosten der Produktion genauer zu schätzen. Die meisten auf dem Markt angebotenen ERP-Programme erledigen hauptsächlich die Buchhaltung und Lohnbuchhaltung, sowie etwas Lager-Bilanzierung. Wem das nicht reicht, sollte zu Branchensoftware greifen.

Die Branchensoftware

Branchensoftware implementiert genau die Prozesse und Abläufe, die für Ihre Branche üblich sind. Während das normale ERP nur die Buchhaltung abwickelt, wenn Sie z.B. eine Baumaschine vermieten, kann die Branchensoftware erfassen, an wen Sie die Maschine vermietet haben und wann Sie diese zurückbekommen. Oftmals werden zu ERP-Systemen diverse Branchen-Erweiterungen angeboten.

Branchensoftware hat die interessantesten Erfolgsstories. So kann zum Beispiel für ein 30.000 Euro teures Brückenplanungsprogramm die Position einer Brücke so geplant werden, dass die Baukosten um mehrere Millionen Euro gesenkt werden können im Gegensatz zu einer „intuitiv in die Landschaft gesetzten“ Brücke. Ein Nachteil von Branchensoftware ist, dass diese meist nur auf ganz bestimmten Windows-Versionen funktionieren und man somit Branchensoftware regelmäßig neu anschaffen muss.

Die Individualsoftware

Gibt es für Ihre individuellen Abläufe keine Branchensoftware, können Sie über eine Individualentwicklung nachdenken. Dabei beauftragen Sie ein Programmierteam, eine für Sie angepasste Software zu entwickeln.

Nicht immer sind Prozessinnovation oder spezielle Abläufe der Grund für eine Individualentwicklung. Standardsoftware-Hersteller verlangen oft überhöhte Pro-Kopf-Lizenzen, die eine eigentlich ineffektivere Softwaregattung finanziell wieder interessant macht.

Der FOP ERP-Baukasten: Ich mach mir die Welt wie sie mir gefällt

Wem die Standardsoftware zu starr, die Branchensoftware zu speziell und die Individualsoftware zu teuer ist, der sollte erwägen, eine Software aus dem ERP-Baukasten zu kaufen. Der Baukasten kombiniert die Vorteile aller drei Welten:

Standard-Komponenten wie z.B. Rechnungsstellung, Angebote, Buchhaltung und Lager bilden den Grundbedarf ab, den man im Falle eines reinen Individual-ERPs von Grund auf nachbauen müsste. Branchenspezifische Komponenten bedienen Nieschenmärkte und können von Drittanbietern erworben werden.

Schließlich erlaubt der ERP-Baukasten noch das Erstellen komplett eigener Workflows, zum Beispiel bei der Reklamationsbehandlung oder im Bewerbermanagement.

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