Viele, gerade \u00e4ltere Steuerberater, trauen sich nicht so recht an die digitale Dokumentenverwaltung nach GoBD heran. Dabei gibt es einige wenige Regeln, die, wenn richtig befolgt, die Buchhaltung stark vereinfachen k\u00f6nnen.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n
Zuerst einmal m\u00fcssen Sie sich entscheiden: Arbeiten Sie mit Papier, bleiben Sie auch bei Papier. Sobald ein Beleg einmal digitalisiert<\/strong> ist, m\u00fcssen Sie sich an die Vorschriften der GoBD halten. Das gilt bereits f\u00fcr das einfache Einscannen<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n Grunds\u00e4tzlich gilt bei der GoBD: Was digital ist, muss auch aufgehoben werden. Das Finanzamt r\u00e4umt sich rechtlich dieselben Waffen ein, die Sie auch benutzen: Haben Sie den Beleg bereits eingescannt, d\u00fcrfen Sie das Finanzamt nicht mit dem “Papier”-Ordner begn\u00fcgen, wenn dieses die Datei fordert. L\u00f6schen d\u00fcrfen Sie den Scan nicht mehr<\/strong>, da Sie zur Vorhaltung verpflichtet sind. Dasselbe gilt f\u00fcr Texterkennung<\/strong> (OCR): Haben Sie die Texterkennung durchgef\u00fchrt, m\u00fcssen Sie die Texterkennungs-Ergebnisse auch dauerhaft speichern und bei Anfrage vorhalten. Dasselbe gilt f\u00fcr jede Umwandlung in ein anderes Format<\/strong>. Sie m\u00fcssen dem Finanzamt jedes Format vorhalten, in das Sie die Datei jemals umgewandelt haben.<\/p>\n\n\n\n Die traditionelle B\u00fcroverwaltung vom Ende der 90er Jahren funktioniert also nicht mehr: Rechnungen als Word-Dateien auf der Festplatte<\/strong> abgespeichert, erf\u00fcllen weder die Speicherungs- und Nichtl\u00f6schungs-Pflichten, noch die Versionierungspflichten der GoBD. Streng genommen begehen Sie damit eine Ordnungswidrigkeit<\/strong>. Wir gehen davon aus, dass sich ab 2025, also 10 Jahre nach Einf\u00fchrung der GoBD die Kontrollen dahingehend versch\u00e4rfen werden. Trotzdem haben Verst\u00f6\u00dfe bereits jetzt f\u00fcr Sie Konsequenzen<\/strong>: Ist Ihr IT-System nicht GoBD-konform, kann nicht davon ausgegangen werden, dass Ihre Buchhaltung stimmt. Die Beweislast liegt dann auf Ihnen (was mit Ihrem IT-System schwierig wird nachzuweisen) – was dann meist zu Sch\u00e4tzungen<\/strong> zugunsten des Finanzamts f\u00fchrt.<\/p>\n\n\n\n Der Ausweg ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System<\/strong>, kurz: DMS. Ein solches System verwaltet alle Dateien, die in Ihrem B\u00fcro anfallen. Sie k\u00f6nnen die Dateien anschlie\u00dfend in Kategorien einordnen (Vertr\u00e4ge, Belege, Briefe) und mit Metadaten f\u00fcttern (z.B. Rechnungsnummer, verkn\u00fcpfter Kunde, Betrag).<\/p>\n\n\n\n Au\u00dferdem verwaltet ein DMS s\u00e4mtliche Versionen eines Dokuments und stellt somit sicher, dass Rechnungskorrekturen<\/strong> nachvollziehbar bleiben. Entgegen eines alten Mythos m\u00fcssen Sie n\u00e4mlich nicht jede Rechnung mit einer Stornobuchung aufheben, nur um Rechnungskorrekturen durchzuf\u00fchren. Sie \u00e4ndern die Rechnung direkt (sowohl Text als auch Betrag sind erlaubt) und schicken die neue Version dem Kunden zu. Im Idealfall haben beide Parteien ein Dokumentenmanagementsystem und k\u00f6nnen gemeinsam gegen\u00fcber dem Finanzamt nachweisen, welche der beiden Rechnungsversionen (bei gleicher Rechnungsnummer) die aktuellere ist.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Viele, gerade \u00e4ltere Steuerberater, trauen sich nicht so recht an die digitale Dokumentenverwaltung nach GoBD heran. 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