{"id":4350,"date":"2021-10-19T23:21:45","date_gmt":"2021-10-19T21:21:45","guid":{"rendered":"https:\/\/launix.de\/launix\/?p=4350"},"modified":"2023-07-11T07:39:42","modified_gmt":"2023-07-11T05:39:42","slug":"vorbereitende-lohnbuchhaltung","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/launix.de\/launix\/vorbereitende-lohnbuchhaltung\/","title":{"rendered":"Vorbereitende Lohnbuchhaltung"},"content":{"rendered":"\n<p>Selbst f\u00fcr Gro\u00dfunternehmen lohnt es sich kaum, die Lohnbuchhaltung In-House zu machen. Lohnbuchhaltungsunternehmen wie <a aria-label=\"Zachmann Consulting (not sponsored, aber unser Kunde) (opens in a new tab)\" href=\"https:\/\/www.gehalt-abrechnen.de\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" class=\"ek-link\">Zachmann Consulting (not sponsored, aber unser Kunde)<\/a> bieten eine Lohnabrechnung f\u00fcr wenige Euro an. Rechnet man dagegen die Personalressourcen (inklusive Urlaubsvertretung, Weiterbildung), sowie die teure Lohnsoftware und die Einarbeitung darin dagegen, kann man erst mit einem Team von ca. 5 Lohnbuchhaltern g\u00fcnstiger kommen &#8211; die rechnen dann auch schon mehrere tausend L\u00f6hne.<\/p>\n\n\n\n<p>Doch wie bereitet man die Schnittstelle f\u00fcr externe Lohnabrechnung auf? Das soll dieser Artikel kl\u00e4ren.<\/p>\n\n\n\n<div><!--more--><\/div>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Die Stammdaten beisammen haben<\/h2>\n\n\n\n<p>F\u00fcr die interne Organisation sollte man die Mitarbeiterstammdaten beisammen haben, das bedeutet:<\/p>\n\n\n\n<ul class=\"wp-block-list\"><li>Stammdaten wie Name, Vorname, Geburtsdatum<\/li><li>Abrechnungsdaten wie SV-Nummer und Familienstand<\/li><li>Eintritts- und Austrittsdatum<\/li><li>Gehalt und Arbeitszeiten<\/li><li>Vertr\u00e4ge (Arbeitsvertrag, \u00c4nderungsvertrag, siehe <a href=\"https:\/\/launix.de\/launix\/moderne-dms-haben-keine-ordner-mehr\/\" class=\"ek-link\">DMS \/ Dokumentenmanagement<\/a>)<\/li><\/ul>\n\n\n\n<p>Dabei hilft eine einfache Datenbank, in der man entsprechende Daten ablegt. Die starre Form als Formular z.B. eines Personalfragebogens hilft, keine Daten zu \u00fcbersehen.<\/p>\n\n\n\n<p>Spannend f\u00fcr die Datenbank sind vor allem die Werte, die sich zeitlich \u00e4ndern k\u00f6nnen: Durch Anpassungsvertr\u00e4ge k\u00f6nnen Gehalt und Arbeitszeiten, sowie Anstellungsform und Urlaubsanspruch sich zu jeweils einem Stichtag \u00e4ndern. Wer hier ein naives Datenbankschema benutzt, verliert relevante Daten bei \u00c4nderungen. Vom Datenbankdesign muss man hier f\u00fcr jeden Zeitabschnitt einen Extra-Datensatz mit den sich zeitlich \u00e4ndernden Feldern anlegen.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Dokumentenmanagement<\/h2>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-image\"><figure class=\"alignright size-large is-resized\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" src=\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/ERPL-Bild-3-fast-A4-860x1024-1.jpg\" alt=\"\" class=\"wp-image-4372\" width=\"430\" height=\"512\" srcset=\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/ERPL-Bild-3-fast-A4-860x1024-1.jpg 860w, https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/ERPL-Bild-3-fast-A4-860x1024-1-252x300.jpg 252w, https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/ERPL-Bild-3-fast-A4-860x1024-1-768x914.jpg 768w, https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2021\/10\/ERPL-Bild-3-fast-A4-860x1024-1-600x714.jpg 600w\" sizes=\"auto, (max-width: 430px) 100vw, 430px\" \/><\/figure><\/div>\n\n\n\n<p>Dokumente wie Arbeitsvertr\u00e4ge, \u00c4nderungsvertr\u00e4ge, K\u00fcndigungen, aber auch laufende Dokumente wie Lohnabrechnungen und Krankenscheine m\u00fcssen aufbewahrt und dem Mitarbeiter zugeordnet werden k\u00f6nnen. Dabei hilft ein Dokumentenmanagementsystem, das die Dokumente entsprechend in Kategorien einteilt, sowie dem Mitarbeiter zuordnet.<\/p>\n\n\n\n<p>Ein DMS bietet auch angenehme Suchfunktionen, mit denen Sie ein gew\u00fcnschtes Dokument wie z.B. einen Arbeitsvertrag schnell wiederfinden.<\/p>\n\n\n\n<p>Krankenscheine und unterschriebene Vertr\u00e4ge kommen meist in Papierform an. Damit sie schneller digitalisiert und einsortiert sind, bieten viele DMS die M\u00f6glichkeit der Scanner-Kopplung an, das hei\u00dft: Sie Scannen das Dokument ein und es wird direkt im DMS als Posteingang hinterlegt. Im Posteingang m\u00fcssen Sie das Dokument dann noch zuordnen und mit Metadaten anreichern, beispielsweise: Dokumenttyp &#8220;Arbeitsvertrag&#8221;, Mitarbeiter &#8220;Meier&#8221;.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Vertragsverwaltung<\/h2>\n\n\n\n<p>Vertr\u00e4ge, gerade im Personalbereich, werden oft mehrmals wiederverwendet. Ein Vertragsmanagementsystem hilft dabei, den \u00dcberblick \u00fcber Vertragsversionen und Text\u00e4nderungen an den Vorlagen zu behalten.<\/p>\n\n\n\n<p>Sind die Vorlagen einmal sauber gepflegt, ist das Erstellen eines personalisierten Arbeitsvertrag durch das Ausf\u00fcllen von 5 Platzhaltern (Bruttogehalt, Bruttogehalt Probezeit, Arbeitsbeginn, Arbeitsdauer, Urlaubsanspruch) erledigt.<\/p>\n\n\n\n<p>Vertragsmanagement-Software kann nat\u00fcrlich auch noch f\u00fcr weitere Vertr\u00e4ge wie z.B. Wartungsvertr\u00e4ge, Mietvertr\u00e4ge uvm. benutzt werden. Vertragssoftware ist meist mit einem eigenen DMS gekoppelt, das Ihnen auch erlaubt, die unterschriebenen eingescannten Vertr\u00e4ge aufzubewahren. Nutzen Sie Vertragsmanagement auch f\u00fcr die Abrechnung von Leistungen, erstellt eine solche Software auch gleichzeitig die Rechnungen und gibt einen \u00dcberblick \u00fcber alle abgeschlossenen Vertr\u00e4ge.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Fehltageverwaltung (Urlaub, Krankheit)<\/h2>\n\n\n\n<p>Bei der Fehltageverwaltung kann man die Mitarbeiter integrieren. Diese sind dankbar, wenn sie die Formulare f\u00fcr den Urlaubsantrag bequem von zu Hause aus finden. Gleichzeitig kann die Fehltageverwaltung gleich mit der Auftrags- und Produktionsplanung verkn\u00fcpft werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Das Lohnrechnungsunternehmen interessiert sich dann insbesondere f\u00fcr die Krankenscheine. Seit Oktober 2021 werden diese zwar parallel auch <a href=\"https:\/\/www.deutsche-handwerks-zeitung.de\/elektronische-krankmeldung-das-gilt-ab-2021-163064\/\" class=\"ek-link\">direkt von der Krankenkasse verarbeitet<\/a>, solange sich diese gesetzliche Neuerung in der \u00dcbergangsphase befindet, werden aber beide Systeme parallel gefahren.<\/p>\n\n\n\n<p>Die Daten aus der Fehltageverwaltung finden vielerlei Wiederverwendung: So wird Urlaub vom Urlaubskonto abgezogen. F\u00fcr Krankheit wird der Lohnrechner eine Erstattung durch die Krankenkasse veranlassen. Fehltage m\u00fcssen ebenfalls in der <a aria-label=\"Schichtplanung (opens in a new tab)\" href=\"https:\/\/launix.de\/launix\/planung-per-2d-kalender\/\" target=\"_blank\" rel=\"noreferrer noopener\" class=\"ek-link\">Schichtplanung<\/a> ber\u00fccksichtigt werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Es gibt auch Fehltageverwaltungssoftware, die die Mitarbeiter ihre Urlaubsantr\u00e4ge selbst schreiben l\u00e4sst. Der Vorgesetzte muss den Urlaub danach nur noch freischalten oder ablehnen. Damit wird die Beantragung von Urlaub zu einer Sache, die man auch von zu Hause mit der Familie erledigen kann &#8211; ideal f\u00fcr eine entspannte Urlaubsplanung.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Spesen und Fahrtenbuch<\/h2>\n\n\n\n<p>Spesen wirken sich auf die Lohnauszahlung aus. Diese Werte m\u00fcssen Sie Ihrem Lohnrechner melden. Dabei fallen sowohl Kilometergeld, als auch \u00dcbernachtungspauschalen an. Ein kleines Hilfsprogramm hilft bei der korrekten Berechnung der Spesen.<\/p>\n\n\n\n<p>So k\u00f6nnen beispielsweise Dienstfahrten mit dem privaten PKW pauschal mit bis zu 30 Cent je Kilometer steuerfrei dem Mitarbeiter erstattet werden. Die Erfassung dieser Fahrten erm\u00f6glicht eine revisionssichere Fahrtenbuchsoftware.<\/p>\n\n\n\n<p>Der sogenannte &#8220;Verpflegungsmehraufwand&#8221;, eine ebenfalls steuerfreie Pr\u00e4mie, die Mitarbeiter auf l\u00e4ngeren Dienstreisen ausgezahlt bekommen k\u00f6nnen, sind je Land, das man bereist, unterschiedlich. F\u00fcr Deutschland, also Inlandsreisen, gelten folgende Werte f\u00fcr 2021:<\/p>\n\n\n\n<figure class=\"wp-block-table\"><table><tbody><tr><td>Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden<\/td><td>14 Euro<\/td><\/tr><tr><td>mehr als 24 Stunden<\/td><td>28 Euro<\/td><\/tr><tr><td>au\u00dferdem je \u00dcbernachtung<\/td><td>20 Euro + \u00dcbernahme der Hotelrechnung<\/td><\/tr><\/tbody><\/table><\/figure>\n\n\n\n<p>Wenn Sie diese Werte Ihrem Lohnrechner vorbereiten und bereits mit einer passenden Software erfassen und monatsgenau aufstellen k\u00f6nnen, haben Sie Ihre Pflichten bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erf\u00fcllt.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Leistungslohnrechnung<\/h2>\n\n\n\n<p>F\u00fcr Mitarbeiter, die f\u00fcr ihre Arbeitsleistung entlohnt muss man deren Leistungsdaten sammeln. Das geschieht \u00fcber Papierzettel, Excel-Listen oder auch speziell entwickelte Software. Die Meldung f\u00fcr den Leistungslohn kann dann monatlich aus diesen Datenquellen extrahiert werden.<\/p>\n\n\n\n<p>Das Thema Leistungslohn ist generell umstritten, denn dessen Interessen kollidieren stark mit dem Mindestlohngesetz. Unterschreitet ein Mitarbeiter mit dem Leistungslohn den Mindestlohn, muss ihm trotzdem der Mindestlohn f\u00fcr seine Anwesenheitszeit ausgezahlt werden. Was allerdings erlaubt ist, ist, die Unterschreitung des Mindestlohns zwar vorerst auszuzahlen, von sp\u00e4teren Gehaltspr\u00e4mien oberhalb des Mindestlohnes wieder abzuziehen.<\/p>\n\n\n\n<p>Den reinen Leistungslohn sieht man heute nur noch selten, meist in Produktionsbetrieben, die feste T\u00e4tigkeiten anbieten. Hier dient der Leistungslohn als Motivationsfaktor, das hei\u00dft: Dem Mitarbeiter wird erm\u00f6glicht, auch den 2-3-fachen Lohn zu erwirtschaften, wenn er die entsprechende Leistung bringt. Anlass hierzu k\u00f6nnen zum Beispiel Fingerfertigkeit, Planungsgeschick oder die Bedienung mehrerer Maschinen gleichzeitig sein.<\/p>\n\n\n\n<p>Im Vertrieb hat sich meist ein hybrides Modell durchgesetzt, bei dem es ein Grundgehalt oberhalb des Mindestlohns f\u00fcr die Anwesenheitszeit, sowie Pr\u00e4mien f\u00fcr erbrachte Leistungen gibt.<\/p>\n\n\n\n<p>Haben Sie vor, Pr\u00e4mien f\u00fcr Erfolge auszuzahlen, machen Sie nicht den Fehler, diese nach oben zu begrenzen. Damit begrenzen Sie gleichzeitig das Potenzial Ihrer Mitarbeiter.<\/p>\n\n\n\n<h2 class=\"wp-block-heading\">Welche Software eignet sich f\u00fcr vorbereitende Lohnbuchhaltung?<\/h2>\n\n\n\n<p>Viele <strong>ERP-Systeme<\/strong> lassen das Personalthema entweder komplett au\u00dfen vor oder bieten gleich die volle Bandbreite inklusive SV-Meldung. Letzteres ist eher eine Profi-Anwendung, f\u00fcr die man auch geschultes Personal ben\u00f6tigt und f\u00fcr die man ein erh\u00f6htes Haftungsrisiko tr\u00e4gt, was aber noch lange kein Garant daf\u00fcr ist, dass auch alle hier vorgestellten Funktionen wie Urlaubs-Beantragungsverfahren, abgebildet sind.<\/p>\n\n\n\n<p>Eine Software f\u00fcr die <strong>vorbereitende Lohnbuchhaltung<\/strong> ist hingegen die ideale Balance zwischen Selbstverwaltung und der Abgabe von Kompetenzen an Profis.<\/p>\n\n\n\n<p>Insbesondere <strong>Branchensoftware<\/strong>, die zum Beispiel bereits einen Personalplanungskalender enth\u00e4lt, erledigt schon gro\u00dfe Teile der vorbereitenden Buchhaltung, da die Daten f\u00fcr Fehltage beispielsweise ebenfalls in der Schichtplanung ben\u00f6tigt werden.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Spezielle Personalsoftware<\/strong> erm\u00f6glicht Ihnen, losgekoppelt vom ERP Ihr Personal zu verwalten. Das erzeugt allerdings den Aufwand, gewisse Daten wie Fehltage doppelt eintragen zu m\u00fcssen: Ins Personalprogramm und zum Beispiel ins Produktionsplanungsprogramm.<\/p>\n\n\n\n<p><strong>Launix<\/strong> hat ein breites Spektrum sowohl an branchenspezifischen Modulen, als auch Modulen, die in jedem Unternehmen ben\u00f6tigt werden. Gerade die Datenverkn\u00fcpfung zwischen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, dem Schichtkalender, der Telefonanlage und dem E-Mail-Postfach erleichtert eine Menge Doppelpflege der Daten. Das so entstehende <strong>All-In-One-System<\/strong> bietet Ihnen trotz der m\u00f6glichen Vielseitigkeit die feine Abstimmung der Features auf Ihre eigenen Bed\u00fcrfnisse.<\/p>\n\n\n\n<p>Haben Sie weitere Fragen zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung, so scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren.<\/p>\n\n\n\n<div class=\"wp-block-contact-form-7-contact-form-selector\">\n<div class=\"wpcf7 no-js\" id=\"wpcf7-f3838-o1\" lang=\"en-US\" dir=\"ltr\" data-wpcf7-id=\"3838\">\n<div class=\"screen-reader-response\"><p role=\"status\" aria-live=\"polite\" aria-atomic=\"true\"><\/p> <ul><\/ul><\/div>\n<form action=\"\/launix\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/4350#wpcf7-f3838-o1\" method=\"post\" class=\"wpcf7-form init\" aria-label=\"Contact form\" novalidate=\"novalidate\" data-status=\"init\">\n<fieldset class=\"hidden-fields-container\"><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7\" value=\"3838\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_version\" value=\"6.1.5\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_locale\" value=\"en_US\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_unit_tag\" value=\"wpcf7-f3838-o1\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_container_post\" value=\"0\" \/><input type=\"hidden\" name=\"_wpcf7_posted_data_hash\" value=\"\" \/>\n<\/fieldset>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-name\"><input size=\"40\" maxlength=\"400\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Name\" value=\"\" type=\"text\" name=\"your-name\" \/><\/span>\n<\/p>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-email\"><input size=\"40\" maxlength=\"400\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-email wpcf7-text wpcf7-validates-as-email\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"E-Mail\" value=\"\" type=\"email\" name=\"your-email\" \/><\/span>\n<\/p>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-phone\"><input size=\"40\" maxlength=\"400\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-text\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Telefonnummer\" value=\"\" type=\"text\" name=\"your-phone\" \/><\/span>\n<\/p>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-requirement\"><textarea cols=\"40\" rows=\"10\" maxlength=\"2000\" class=\"wpcf7-form-control wpcf7-textarea\" aria-invalid=\"false\" placeholder=\"Beschreiben Sie kurz Ihre Anforderung\" name=\"your-requirement\"><\/textarea><\/span>\n<\/p>\n<p><span class=\"wpcf7-form-control-wrap\" data-name=\"your-consent\"><span class=\"wpcf7-form-control wpcf7-acceptance\"><span class=\"wpcf7-list-item\"><label><input type=\"checkbox\" name=\"your-consent\" value=\"1\" aria-invalid=\"false\" \/><span class=\"wpcf7-list-item-label\">Indem Sie fortfahren, akzeptieren Sie unsere <a href=\"https:\/\/launix.de\/launix\/impressum-datenschutz\/\" target=\"_blank\">Datenschutzerkl&auml;rung<\/a><\/span><\/label><\/span><\/span><\/span>\n<\/p>\n<p><div id=\"cf7sr-69d17c9614bfd\" class=\"cf7sr-g-recaptcha\" data-theme=\"light\" data-type=\"image\" data-size=\"normal\" data-sitekey=\"6LdPLtoZAAAAAA0poRWX6sigbV5KdWLXDrm_If7w\"><\/div><span class=\"wpcf7-form-control-wrap cf7sr-recaptcha\" data-name=\"cf7sr-recaptcha\"><input type=\"hidden\" name=\"cf7sr-recaptcha\" value=\"\" class=\"wpcf7-form-control\"><\/span>\n<\/p>\n<p><input class=\"wpcf7-form-control wpcf7-submit has-spinner\" type=\"submit\" value=\"jetzt beraten lassen\" \/>\n<\/p><div class=\"wpcf7-response-output\" aria-hidden=\"true\"><\/div>\n<\/form>\n<\/div>\n<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Selbst f\u00fcr Gro\u00dfunternehmen lohnt es sich kaum, die Lohnbuchhaltung In-House zu machen. 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