Dabei ist es egal, ob man die Abrechnungsdaten mit Excel vorbereitet hat oder selbst eine kleine Software entwickelt hat, die irgendwelche Abl\u00e4ufe verwaltet. Ein komplett eigenes Rechnungsprogramm mit Buchhaltung zu entwickeln, ist Overkill – man will das Rad schlie\u00dflich nicht neu erfinden und hat letzendlich auch nicht die Ressourcen dazu.<\/p>\n\n\n\n
Ich m\u00f6chte heute eine L\u00f6sung vorstellen, wie man mit relativ wenig Aufwand seinen Abrechnungs-Workflow l\u00fcckenlos digitalisiert bekommt. Wenn Sie also immer noch Rechnungsdaten von dem einem ins andere Programm abtippen m\u00fcssen, ist das hier genau das richtige f\u00fcr Sie.<\/p>\n\n\n\n
Abrechnungsdaten k\u00f6nnen in vielen andersartigen Subsystemen anfallen wie um Beispiel:<\/p>\n\n\n\n
- Zeiterfassung: F\u00fcr den Kunden gearbeitete Stunden sollen abgerechnet werden<\/li>
- Vertragsmanagement: Eine monatliche Liste an Vertragskunden soll mit Rechnung und\/oder Lastschrift abgerechnet werden<\/li>
- GIS-Datenbank: Kommunen rechnen zum Beispiel Abwasserfl\u00e4chen mit einem Geodaten-Programm aus und rechnen anschlie\u00dfend danach ab<\/li>
- Logistik-Dienstleistungen: Das Lagerprogramm spuckt abzurechnende Leistungen aus, die man abrechnen m\u00f6chte<\/li>
- T\u00e4tigkeiten-Tagebuch: Man bereitet eine Liste vor, was man dem Kunden gerne abrechnen w\u00fcrde<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Dabei enthalten die Abrechnungsdaten immer mindestens folgende Angaben:<\/p>\n\n\n\n
- Mit wem wird abgerechnet (Kunde oder Kundennummer)<\/li>
- Was wird abgerechnet (Leistungsbeschreibung, Artikelnummer, Bezeichnung)<\/li>
- Wie viel wird davon abgerechnet (Menge, Anzahl)<\/li>
- Zu welchem Preis wird abgerechnet (Einzelpreis, Stundensatz)<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Die Rechnungssoftware “ERPL Enteprise”<\/a> bietet genau den Import solcher Abrechnungsdaten an. Dabei ist es egal, ob man die Daten als CSV-Datei aus einem Programm zieht oder eine von Hand geschriebene Excel-Tabelle hineinl\u00e4dt oder eine Schnittstelle aufbaut, die diese Daten automatisch \u00fcbergibt.<\/p>\n\n\n\n
Die Tabelle sollte dabei folgende Form haben (Bezeichnungen k\u00f6nnen beliebig ausgewechselt werden):<\/p>\n\n\n\n
Kundennummer<\/td> Leistung<\/td> Menge<\/td> Einzelpreis<\/td><\/tr> 1<\/td> Stunden Montage<\/td> 1<\/td> 75,00<\/td><\/tr> 1<\/td> Schrauben M6<\/td> 4<\/td> 1,20<\/td><\/tr><\/tbody><\/table> Beispiel-Aufbau einer Tabelle mit Abrechnungsdaten<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n In der Software importiert sieht das dann so aus:<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/image-1024x497.png\")
Datenimport im ERPL Enteprise<\/figcaption><\/figure>\n\n\n\n Der Import im ERPL Enteprise funktioniert so, dass man eine Tabellen-Datei (Excel oder CSV) in das Programm l\u00e4dt und anschlie\u00dfend die frei gew\u00e4hlten \u00dcberschriften aus den eigenen Daten dem Schema aus dem Programm zupuzzelt.<\/p>\n\n\n\n
Auf der rechten Seite sieht man seine Original-Daten. Diese zieht man spaltenweise per Drag-und-Drop nach links in die Datenbankfelder. Rechnet man Daten mit unterschiedlichen Steuers\u00e4tzen ab, k\u00f6nnte man also in seiner Excel-Tabelle zus\u00e4tzlich das Feld “Mehrwertsteuer” anlegen und ausf\u00fcllen. Dasselbe gilt f\u00fcr den Leistungszeitraum (Datum mit Leistungsbeginn und Leistungsende).<\/p>\n\n\n\n
Ist eine Angabe im CSV oder Excel nicht vorhanden (z.B. der Steuersatz), so kann man den Wert einfach beim Import f\u00fcr alle Datens\u00e4tze gleich festlegen.<\/p>\n\n\n\n
Sind dann alle Abrechnungsdaten importiert, erstellt man die zugeh\u00f6rigen Rechnungen \u00fcber das Umsatzvorschau-Men\u00fc:<\/p>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/image-1-1024x497.png\")
<\/figure>\n\n\n\nMit den Rechnungen k\u00f6nnen anschlie\u00dfend folgende Aktionen durchgef\u00fchrt werden:<\/p>\n\n\n\n
- Alle Rechnungen als PDF drucken (fortlaufender PDF-Bogen mit allen Rechnungen)<\/li>
- Alle Rechnungen als ZIP exportieren<\/li>
- Rechnungen per E-Mail versenden<\/li>
- Rechnungsbetrag per SEPA-Lastschriftverfahren einziehen<\/li><\/ul>\n\n\n\n
Damit hat man einen voll durchgetakteten Rechnungslauf, der ohne Medienbr\u00fcche auskommt.<\/p>\n\n\n\n
Ich hoffe, dieser Artikel hat Ihnen geholfen.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Ein Thema, das die meisten Unternehmen umtreibt, die irgendeine Form der Digitalisierung ihrer Abl\u00e4ufe umgesetzt haben, ist, den Medienbruch zur Abrechnung \/ Rechnungsstellung zu schlagen.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":4532,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_editorskit_title_hidden":false,"_editorskit_reading_time":1,"_editorskit_is_block_options_detached":false,"_editorskit_block_options_position":"{}","_uag_custom_page_level_css":"","footnotes":""},"categories":[130],"tags":[],"class_list":["post-4531","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-buero-optimieren","single-item"],"featured_image_urls_v2":{"full":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920.jpg",1920,1280,false],"thumbnail":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920-150x150.jpg",150,150,true],"medium":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920-300x200.jpg",300,200,true],"medium_large":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920-768x512.jpg",751,501,true],"large":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920-1024x683.jpg",751,501,true],"1536x1536":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920-1536x1024.jpg",1536,1024,true],"2048x2048":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920.jpg",1920,1280,false],"trp-custom-language-flag":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920.jpg",18,12,false],"xs-thumb":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920-64x64.jpg",64,64,true],"appku-shop-single":["https:\/\/launix.de\/launix\/wp-content\/uploads\/2022\/03\/calculator-1680905_1920.jpg",620,413,false]},"post_excerpt_stackable_v2":"
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