{"id":6553,"date":"2024-09-27T13:37:32","date_gmt":"2024-09-27T11:37:32","guid":{"rendered":"https:\/\/launix.de\/launix\/?p=6553"},"modified":"2024-09-27T13:42:21","modified_gmt":"2024-09-27T11:42:21","slug":"e-mail-integration-ins-launix-system","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/launix.de\/launix\/e-mail-integration-ins-launix-system\/","title":{"rendered":"4 M\u00f6glichkeiten zur E-Mail-Integration ins Launix-System"},"content":{"rendered":"\n

Die Integration von E-Mails in DMS-, Projektmanagement- und Ticketabl\u00e4ufe kann eine enorme Effizienzsteigerung mit sich bringen. Je nach Bedarf und Arbeitsumfeld gibt es verschiedene Ans\u00e4tze, um den E-Mail-Verkehr optimal in den Workflow zu integrieren. Im Folgenden stellen wir vier g\u00e4ngige Varianten aus dem Launix-System vor, die unterschiedliche Automatisierungsgrade und Flexibilit\u00e4ten bieten.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n

Variante A: Funktionspostfach mit Dokumenten-Management-System (DMS)<\/h4>\n\n\n\n

Bei dieser Variante wird ein Funktionspostfach (z.B. rechnungseingang@firma.de<\/strong>) genutzt. Jede eingehende E-Mail mit Anhang wird automatisch ins DMS \u00fcbertragen. Der Anhang wird als Dokument gespeichert, w\u00e4hrend der E-Mail-Text als Kommentar am Dokument hinterlegt wird. Diese Methode eignet sich besonders f\u00fcr dokumentenlastige Workflows, wie etwa in der Buchhaltung.<\/p>\n\n\n\n

Ein Vorteil dieser Variante ist die M\u00f6glichkeit, mehrere Funktionspostf\u00e4cher zu verwenden, um E-Mails im Vorhinein zu kategorisieren. Beispielsweise k\u00f6nnte es ein eigenes Postfach f\u00fcr Rechnungen und ein weiteres f\u00fcr Lieferscheine geben.<\/p>\n\n\n\n

Die Mitarbeiter holen sich anschlie\u00dfend die Dokumente aus einem Erinnerungsbereich f\u00fcr unklassifizierte Dokumente<\/strong> und ordnen sie den richtigen Kategorien zu oder arbeiten sie ab. Diese Methode bietet einen klaren und strukturierten Prozess, der besonders dann n\u00fctzlich ist, wenn die Verwaltung gro\u00dfer Dokumentenmengen im Vordergrund steht.<\/p>\n\n\n\n

Variante B: Funktionspostfach f\u00fcr Ticketing<\/h4>\n\n\n\n

Bei dieser Variante wird aus jeder eingehenden E-Mail automatisch ein Ticket erstellt. Dies ist besonders vorteilhaft in serviceorientierten Unternehmen, bei denen der Kundenkontakt im Mittelpunkt steht. Ein Funktionspostfach, beispielsweise tickets@firma.de<\/strong>, dient dabei als zentrale Anlaufstelle f\u00fcr alle Serviceanfragen.<\/p>\n\n\n\n

Die E-Mail inklusive Anh\u00e4ngen wird in ein Ticket umgewandelt, das dann den Mitarbeitern im System zur Verf\u00fcgung steht. Jeden Tag holen sich die Mitarbeiter die nicht zugewiesenen Tickets<\/strong> und bearbeiten sie systematisch ab. Durch diesen automatisierten Ablauf bleibt der \u00dcberblick \u00fcber alle Anfragen gewahrt, und kein Ticket geht verloren.<\/p>\n\n\n\n

Variante C: Launix E-Mail-Client mit Modul-Interaktion<\/h4>\n\n\n\n

In dieser Variante hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen E-Mail-Account ins Launix-System synchronisiert. Beim Lesen einer E-Mail werden ihm dann Aktionen angeboten, die er direkt aus der E-Mail heraus durchf\u00fchren kann. Dies ist besonders bei komplexeren Szenarien n\u00fctzlich, in denen der Nutzer entscheiden muss, was mit einer E-Mail passieren soll.<\/p>\n\n\n\n

Hier stehen dem Mitarbeiter mehrere Optionen zur Verf\u00fcgung:<\/p>\n\n\n\n