Aktiengesellschaften sind verpflichtet, bei Namensaktien ein Aktienregister bzw. Aktienbuch zu führen. Wie genau das geht, erfahren Sie in diesem Artikel.
In § 67 Abs. 1 Aktiengesetz (AktG) wird festgelegt, dass die Inhaber von Namensaktien zur Eintragung ins Aktienregister Namen, Geburtsdatum, Adresse, E-Mail-Adresse sowie die Stückzahl oder die Aktiennummer (bei Nennbetragsaktien den Betrag) mitzuteilen haben.
Die Eintragung eines Aktionärs ins Aktienregister geschieht über den lückenlosen Nachweis des Eigentumsübergangs seiner Anteile. Ist der Aktionär im Aktienregister gelistet, kann er zum Beispiel sein Stimmrecht ausüben. Das Register wird von der Aktiengesellschaft selbst geführt, kann aber auch alternativ die Hausbank beauftragen.
Die Führung eines Aktienregisters hat viele Vorteile: So muss man für die Einberufung einer Aktionärsversammlung nicht mehr eine Anzeige im Bundesanzeiger veröffentlichen, wenn man in der Lage ist, alle Aktionäre direkt zu erreichen, insbesondere wenn man nicht börsennotiert ist.
Da es sich bei dem Aktienregister um für andere Personen buchhaltungsrelevanten Daten handelt, gilt hier die GoBD. Zusätzlich findet die DSGVO Anwendung, da es sich bei den Aktionären zusätzlich um personenbezogene Daten handelt. Demzufolge muss auch eine etwaige Software zur Führung des Aktienregisters diese Vorgaben einhalten.
Das bedeutet konkret: Auf alle Datensätze dürfen nur die berechtigen Personen und nur zur Erfüllung des Datenverarbeitungszwecks zugegriffen werden, um die DSGVO zu erfüllen. Zusätzlich müssen alle Veränderungen an den Daten nachvollziehbar oder die Daten gänzlich unveränderbar (=Aufbewahrung sämtlicher Transaktionsdaten), sowie unmanipulierbar sein, um die GoBD zu erfüllen.
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