Wichtig: 10 Arten von Business-Software, die du als Unternehmer kennen musst

Wenn Sie ein Unternehmen führen, kommen Sie um Business-Software nicht herum. Welche Software es gibt und wie Sie diese kombinieren müssen, erfahren Sie in diesem Beitrag.

10 Arten von Business-Software

(01) ERP – Enterprise Resource Planning: Rechnungen, Lieferscheine, Lager, Fakturierung, 

(02) CRM – Customer Relationship Management: Kundendatenbank, Kaufwahrscheinlichkeiten, Nachverfolgung, Serienmailing

(03) DMS – Dokumentenmanagement-System: Dokumentenablage, Kategorisierung, Scannen, Texterkennung, Verschlagwortung, Verknüpfung mit Kunden, Aufträgen, vorbereitende Buchhaltung, Dokumenten/Formular-Erstellungsmanagement

(04) WMS – Warehouse Management System: Lagerverwaltung, Ein- und Ausbuchung, Fremdvermietung und Logistik-Dienstleistungen, Versand und Kommissionierung

(05) MES – Manufacturing Execution System: Fertigungsleitsystem  (Deutsch auch: PPS – Produktionsplanungssystem) , d.h. die Produktion steuern, Maschinen ansprechen, Messdaten übermitteln, Auslastungswerte überwachen, Produktionsplanung, Kapazitäten, Liefertermin-Vorhersage

(06) HRM – Human Resource Management: Mitarbeiterstamm, digitale Personalakte, Urlaubserfassung, Zeiterfassung, Lohnrechnung

(07) Ticketsystem – Servicemanagement, Tickets/Aufgaben, Verantwortlichkeit/Zuweisung, Qualitätsmanagement, Rückverfolgbarkeit

(08) Telefonanlage – Routing von Telefonanrufen zu den richtigen Ansprechpartnern, Warteschlangen, Datensatz-Management

(09) CAD/CAM – Konstruktionssoftware für Ingenieure, Stücklisten

(10) Groupware – Verwaltung von E-Mails, Terminkalendern, Cloud-Speicher

Fallbeispiel: Hersteller von Sportgeräten

Damit Sie die Zusammenhänge zwischen den einzelnen Softwareprodukten noch besser verstehen, konstruieren wir eine Beispiel-Firma: einen Hersteller von Sportgeräten.

Zuerst konstruiert ein Ingenieur in einem CAD-Programm die Sportgeräte. Dabei pflegt er im CAD-Programm bereits die zuzukaufenden Artikel wie zum Beispiel Elektronik-Komponenten oder Gummiteile ein. Das eigentliche Sportgerät wird aus Metall geschweißt und die Pfade im CAD-Programm berechnet.

Anschließend lädt er die CAD-Zeichnung ins MES-System. Dort werden die benötigten Materialien aus der Stückliste der Zeichnung ausgelesen, sowie die Arbeitsschritte importiert. Diese können jetzt per Drag-n-Drop auf die Maschinen und Arbeitsplätze verteilt werden. Die Arbeitsschritte wie Schweißen, Schleifen, Lackieren sind dann in der richtigen Reihenfolge und Produktions-Fertigstellungstermine können zuverlässig geplant werden.

Im ERP-System importiert er erneut die Stücklisten aus dem CAD-Programm und legt das Sportgerät als Artikel an. Damit kann er jetzt Angebote, Rechnungen und Lieferscheine für das Produkt generieren.

Auf Halde produzierte Artikel werden in ein Lager gebracht und dort mit einem WMS-System erfasst. Auch die eingekauften Artikel sind dort verbucht und können leicht über die Scanner gefunden werden.

Natürlich fallen bei Versand, Rechnungsstellung, Einkauf und Produktion eine Menge Dokumente an. Diese werden mit den jeweiligen Vorgängen aus dem ERP in einem Dokumentenmanagement-System abgelegt, damit sie später leicht wiederzufinden sind.

Die Mitarbeiter buchen ihre Kommen-und-Gehen-Zeit über Chip-basierte Schlüsselanhänger, die mit einem HRM-System verknüpft sind. Überstundenkonten können so leicht im Blick behalten werden.

Jetzt geht es an den Vertrieb: Nachdem der Verkaufsleiter ein paar Handelsketten recherchiert hat, pflegt er diese in einem CRM-System ein. Die einzelnen Vertriebspartner bekommen jetzt einen „Status“ zugewiesen: Sind sie interessiert? Haben sie bereits abgelehnt? Brauchen sie noch mehr Produktinfos? Soll man sich in einem Jahr noch mal melden? Nachdem die Kampagne vorbereitet ist, wird jedem recherchierten Kontakt eine vorgefertigte E-Mail als „Einstieg“ versandt. Die Antworten auf diese Rundmail können dann eingesammelt werden und bauen Stück für Stück die Kundenbeziehung auf, die man im CRM dann dokumentiert.

Geht ein Anruf ein, sorgt die Telefonanlage dafür, dass gleich der richtige Datensatz im CRM-System geöffnet wird und man den Chefeinkäufer der Großhandelskette mit seinem Namen ansprechen kann. Außerdem kann man im CRM gleich die Telefonnotiz mit hinterlegen.

Ist dann der Termin für die Produktvorstellung gemacht, wird in der Groupware der Termin in den gemeinsamen Kalender eingetragen und die Terminbestätigungs-Mail versandt. Diese Infos werden natürlich auch wieder ins CRM zurückgemeldet, sodass man anschließend eine Notiz für das Meeting im CRM zentral hinterlegen kann.

Verknüpfungen, Verknüpfungen

Wie Sie bereits am Fallbeispiel gesehen haben, spielen diese Systeme alle miteinander. Es gibt heute keine „Inselsoftware“ mehr. Umso wichtiger ist es, dass Sie Software-Systeme finden, die in Kombination miteinander zusammenspielen.

Ein All-In-One-System mit modularen, aufeinander abgestimmten Komponenten finden Sie von Launix.

Im Launix-Katalog finden Sie neben allgemeinen Informationen zu uns als Firma und der Software auch eine detaillierte Anleitung für die wichtigsten Module, sowie alle Module übersichtlich aufgelistet.

Das Inhaltsverzeichnis ist gleichzeitig eine Checkliste, anhand derer Sie Ihre zukünftige Digitalisierung planen können.

Laden Sie sich am besten den Katalog herunter, um sich selbst ein Bild zu machen: