Zufriedenere Mitarbeiter durch Einführung einer Software

Arbeit ist nicht immer Zuckerschlecken – und doch gibt es Tätigkeiten, die nerviger sind als andere. Die meisten davon vor’m PC.

Top 10 nervigste Tätigkeiten

1. Ändern der Schriftgröße in einem 100-seitigen Dokument
2. Kalkulation in einer Excel-Tabelle, wenn man zig Felder übersieht
3. Beantworten einer Standard-Mail, z.B. ein Angebot
4. Beantworten von Support-E-Mails, wenn die Kunden alle dasselbe Problem haben
5. Warten, bis der PC mit Updates fertig ist
6. Suchen von Dokumenten
7. Eintragen von z.B. Stundenzetteln, obwohl man sonst nie den PC benutzt
8. Formatieren von Briefen
9. Freigeben von Dokumenten zur richtigen Zeit
10. Einsortieren von Dateien in eine Ordnerstruktur

Doch was haben diese Tätigkeiten gemeinsam? Richtig: Es gibt Alternativen zu den oben genannten Vorgehensweisen, die geschickter obendrein einfacher sind als die oben genannten. Das Ziel der Umstrukturierung und Abschaffung nerviger Arbeiten soll immer sein, die Mitarbeiter auf das Nötigste zu beschränken, nämlich ihre kreative Arbeit. Dinge, die einzigartig für den Menschen sind. Mit welchen Techniken das erreicht werden kann, beschreiben die folgenden Abschnitte.

Lösung 1: Dokumenterstellung mit Textsatz

Mit dieser Klappe schlagen Sie die Fliegen 1, 3 und 8. Ein Textsatz-Programm ist eine Software, die PDF-Dokumente aus einem vorgegebenen Inhalt erstellt. Das heißt, Sie geben für ein Angebot noch die Empfängeradresse und eine Liste von Posten an. Das Textsatzprogramm entnimmt den Briefkopf, das Anschreiben und die Berechnung der Mehrwertsteuer der Vorlage. Ihnen bleibt nur noch, die inhaltlich relevanten Teile auszutauschen. Und selbst da müssen Sie nicht alles selbst erledigen: Die Adresse des Empfängers kann man beispielsweise aus der Datenbank direkt verknüpfen.

Lösung 2: Datenbanken einsetzen

Mit dieser Klappe schlagen Sie die Fliegen 4, 6, und 10. Die Datenbank arbeitet im Gegensatz zum unstrukturierten Ablegen von Dateien in Ordnern strukturiert. Das heißt, um die Daten wird ein Schema designt, das diese besser auffindbar macht und miteinander verknüpft. Mit einer Datenbank können Mitarbeiter auch Dinge wissen, die ein anderer Kollege bearbeitet hat.

Lösung 3: Umstieg auf Linux

Um Fliege 5 zu schlagen, ist eine tiefgreifendere Veränderung notwendig: Der Wechsel des Betriebssystems. Linux-basierte Betriebssysteme wie das ubiquitäre Ubuntu oder das freie Fedora. Neben der erhöhten Sicherheit gibt es dem Nutzer auch mehr Kontrolle über seinen PC. So wird man mit Updates nicht genervt, sondern darf frei entscheiden, wann und wie er die Updates will.

Lösung 4: Individuell programmierte Software

Gibt es für einige Probleme keine Standard-Lösung mehr, entwickelt man sich einfach seine eigene. Ob sich das lohnt? Das hängt zum einen von der Größe des Unternehmens ab, zum anderen von der Tätigkeit, die optimiert werden soll. Kleine Unternehmen müssen ihre Kerngeschäfte optimieren – große Unternehmen optimieren einfach alles.

Wie man Fliege 2 schlägt, ist bereits im Artikel über Kalkulation erläutert. Fliege 9 ist ebenfalls einfach per Software realisierbar. Generell kleinere Automatisierungsaufgaben, die viel Arbeit einspart oder Vergessen minimiert, rentieren sich recht schnell.

Lösung 5: Alternative Bedien-Weisen für Computer

Übrig bleibt Fliege 7. Schon mal überlegt, die gute alte Stechuhr wiederzubeleben? Bloß diesmal mit einem Raspberry Pi, einer Webcam und einem QR-Code! Alternativ gäbe es noch die Möglichkeit eines Touchscreens auf dem Flur mit dem Knopf „jetzt bin ich da“ oder das Handy, das jegliche Zeit, die man im Firmen-WLAN angemeldet ist als Arbeitszeit abrechnet (alternativ könnte man auch die GPS-Position auswerten).