Das Digitale Sekretariat

Wer kennt nicht die plakativen Bilder aus der Wirtschaftswunderzeit: Dicker Chef mit noch dickerer Zigarre und einer Sekretärin im Vorzimmer. Doch ist das noch zeitgemäß? Wie sieht Assistenz heute aus?

In einer Zeit, wo schwere Schreibmaschinen die einzige Möglichkeit waren, Briefe zu verfassen, war der Weg von der Information bis zur Übermittlung ein harter Weg. Zu den zahlreichen Assistenten-Tätigkeiten gehörten unter anderem:

• Kopieren (=abtippen) von Dokumenten
• Aufnahme von Diktaten
• Verfassen von Einladungsnachrichten an eine Vielzahl von Personen
• Nachfassen von Einladungen
• Übernehmen von Rechnungen und Lieferscheinen in Journal-Listen

In den 2000er-Jahren mit dem Aufkommen der E-Mail und immer mehr Hilfssoftware zum Kommunizieren (Kalender, CRM) verfügbar war, wanderten auch immer mehr Aufgaben in Chefhände zurück: Es war schlicht einfacher, es selbst zu machen, als qualifiziertes Personal zu finden und diesem die Aufgaben auch noch zu erklären.

Mit dem Aussterben der „einfachen“ Assistenz-Stellen, war plötzlich Qualifikation notwendig, um eine der Büro-Stellen zu ergattern:

• Buchhaltung
• Lohnbuchhaltung
• Rechtsassistenz

Doch in mit den beginnenden 2020er-Jahren, drohen nun auch Tätigkeiten wie dieser einer KI zum Opfer fallen. Denn inzwischen hat sich die Mustererkennung und Klassifizierung deutlich gebessert, wodurch die nicht mehr automatisierbaren Aufgaben schon durch Steuerberater und Rechtsanwälte erledigt werden müssen.

Finden wir das schlecht? Nein. Wir haben auch in unserer Firma das digitale Sekretariat eingeführt. Warum? Wir haben nicht genug qualifiziertes Personal gefunden, das das notwendige Hintergrundwissen z.B. für die Buchhaltung mitbrachte und haben stattdessen unsere Algorithmen von einem Steuerberater antrainieren lassen.