Digitales Auftragsbuch

Wer Aufträge noch in E-Mails, Excel-Listen und Papier-Ordnern „zusammenhält“, kennt das typische Bild: Rückfragen häufen sich, Zuständigkeiten sind unklar, Abrechnungen kommen zu spät – und wenn jemand ausfällt, fehlt plötzlich der Überblick. Ein digitales Auftragsbuch ist die Gegenbewegung dazu: ein zentraler, lebender Datensatz pro Auftrag, der alles Wichtige bündelt – von der Anfrage bis zur Rechnung.

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Launix FOP ist dafür besonders spannend, weil es nicht „das eine“ starre Auftragsmodul gibt, sondern ein Baukasten: Module liefern Tabellen, Workflows und Verknüpfungen, und je nach Betrieb werden daraus genau die Prozesse zusammengesetzt, die im Alltag wirklich gebraucht werden.

Auftrag heißt: Überblick + Prozess

Ein Auftrag ist mehr als eine Nummer. Im digitalen Auftragsbuch wird er zur Klammer für alle Informationen und Entscheidungen:

• Kunde/Partner: wer beauftragt, wer bezahlt, wer ist Ansprechpartner?
• Status & Zeitachse: Entwurf → beauftragt → in Arbeit → (teil-)geliefert → abgerechnet.
• Positionen & Leistung: was wird geliefert/geleistet, in welcher Menge, zu welchem Preis?
• Kontext: Dokumente, Kommunikation, Notizen, interne Abstimmungen.
• Verantwortung: wer bearbeitet, wer prüft, wer liefert – und wann.

Genau hier spielt ein modularer Ansatz seine Stärke aus: Ein „Auftrag“ kann je nach Branche eher Projekt, Ticket, Bestellung, Serviceeinsatz oder Vertrag sein – und trotzdem bleibt die Bedienlogik gleich: Listen, Filter, Detailansicht, Workflows, Auswertungen.

Module in Launix FOP: Lego statt Monolith

Im Code sieht man das Prinzip sehr klar: Ein Modul ist ein Component (Grundfunktion), die durch Addons erweitert werden kann. So entsteht aus einem Kern (z.B. Verkaufsauftrag, Ticketsystem, Rechnungsstellung, Projektverwaltung) eine Lösung, die zur Organisation passt – ohne dass man überall Sonderfälle „reinpatcht“.

Typische Bausteine, die sich wie Zahnräder ineinandergreifen:

• SalesProcess / SalesOrder: Vorgang mit Kunde, Status und Positionsliste (ideal als „Auftrag“).
• ProjectManagement: Projekte mit Kalender, Deadlines, Budget/Kosten/Umsatz-Kennzahlen.
• Tickets: Aufgaben/Incidents mit Fristen, Zuständen, Ereignissen und Zuweisung.
• DMS (Dokumente): revisionsfähige Ablage, Anhänge, Zuordnung zu Datensätzen.
• Invoicing: Rechnungen als eigener Prozess (mit PDF, Nummernkreis, GoBD-Anforderungen).
• CRM: Firmen/Personen, Adressen, Kampagnen, Kontakte – als Partner-„Quelle“.

Die wichtige Konsequenz: Ein digitales Auftragsbuch muss nicht alles selbst können. Es muss gut verknüpfen.

Übersichtlichkeit: Listen, Gruppierungen, Erinnerungen

Ein gutes Auftragsbuch beantwortet drei Fragen in Sekunden:

1. Was ist als Nächstes dran? (fällig, überfällig, wartet auf Rückmeldung)
2. Wer ist verantwortlich? (Mitarbeiter/Team, ggf. Stellvertretung)
3. Wie steht es um Wert & Risiko? (Umsatz, Marge, Budget, offene Punkte)

In FOP wird das typischerweise über Kombinationen aus:

• Sortierung und Standard-Filter (z.B. nach Datum/Status),
• Gruppierung (z.B. nach Kunde oder Projekt),
• Reminder-/Dashboard-Kacheln (z.B. „mir zugewiesen“, „nicht zugewiesen“, „fällig“),
• Farbliche Markierungen (überfällig, erledigt, gesperrt, versendet).

So entsteht aus der nackten Tabelle eine echte Arbeitsoberfläche.

Verknüpfung mit anderen Modulen: aus dem Auftrag wird ein Netzwerk

Das digitale Auftragsbuch lebt von Beziehungen:

• Kunden & Adressen: Liefer- und Rechnungsadressen sind nicht „Textfelder“, sondern referenzierte Datensätze. Dadurch bleiben Änderungen konsistent und auswertbar.
• Projekte: Ein Auftrag kann einem Projekt zugeordnet werden – inklusive Kalenderansicht, Budget/Restbudget und Kennzahlen (Kosten/Umsatz/DB).
• Dokumente (DMS): Angebote, Spezifikationen, Lieferscheine, Abnahmeprotokolle – direkt am Auftrag/Projekt verknüpft, statt in Ordnerstrukturen zu verschwinden.
• E-Mail & Kommunikation: Versandte Dokumente, Rückfragen, Freigaben – idealerweise als nachvollziehbarer Verlauf.
• Tickets/Aufgaben: Aus einem Auftrag werden To-dos – mit Fristen, Prioritäten, Abhängigkeiten und klarer Zuständigkeit.

Das Ergebnis: Man sucht nicht mehr „wo war das nochmal?“, sondern klickt sich entlang des Auftragskontexts.

Zuweisung an Mitarbeiter – und (bei Bedarf) auch an Maschinen

In der Praxis scheitern Prozesse selten an fehlenden Feldern, sondern an fehlender Verantwortung. Darum gehören in ein Auftragsbuch:

• Zuweisung: Wer ist zuständig? Wer hat es erstellt? Wer darf was ändern?
• Teams & Übergaben: Was liegt „im Team“, was liegt „bei mir“, was ist noch nicht zugewiesen?
• Kalender/Planung: Start, Dauer, Deadline, Verfügbarkeit – nicht als Bauchgefühl, sondern als Daten.

Launix FOP bringt dafür bereits Muster mit: Tickets können Mitarbeitenden zugewiesen werden (inklusive Listen wie „mir zugewiesen“/„nicht zugewiesen“), Projekte können Mitarbeitende mit Zeitraum und Rolle verknüpfen. Für Maschinen oder andere Ressourcen gilt das gleiche Prinzip: Wenn es kein fertiges Modul gibt, modelliert man Ressourcen wie Mitarbeitende (eigene Tabelle/Datentyp) und hängt Zuweisungen/Zeiträume daran – inklusive Kalender- oder Listenansichten. Das ist oft schneller und sauberer als „irgendwo in einem Freitext“ zu notieren, welche Maschine wann belegt ist.

Abrechnung: vom Auftrag zur Rechnung – ohne Medienbruch

Abrechnung wird dann stressig, wenn sie erst am Ende „zusammengesucht“ wird. Ein digitales Auftragsbuch dreht das um: Abrechenbarkeit wird früh sichtbar gemacht – während die Arbeit passiert.

Dafür ist der Mechanismus der Rechnung-Forecasts zentral.

Was ist ein Rechnung-Forecast?

Ein Forecast ist eine Rechnungsvorschau: Positionen, die voraussichtlich abgerechnet werden sollen, liegen zunächst in einer eigenen Liste – mit geplantem Rechnungsdatum, Leistungszeitraum, Menge und Preis. Diese Positionen können aus verschiedenen Quellen kommen:

• aus Auftragspositionen (z.B. bestätigte Verkäufe),
• aus Tickets/Ereignissen (z.B. Serviceleistungen, Zeitaufwand),
• aus Verträgen (z.B. monatliche Abrechnung),
• aus Einsätzen/Zeiterfassung (z.B. Zuschläge, Tagessätze).

Der entscheidende Vorteil: Man sieht früh, was später auf der Rechnung landen wird – und kann es prüfen, aufteilen, priorisieren oder (bewusst) ignorieren.

Wie werden aus Forecasts echte Rechnungen?

Technisch wird im Hintergrund aus ausgewählten Forecast-Positionen eine oder mehrere Rechnungen erzeugt. Dabei passieren Dinge, die für den Alltag entscheidend sind:

• Gruppierung: typischerweise „eine Rechnung pro Kunde“, optional zusätzlich nach Kriterien wie Projekt oder Rechnungsadresse.
• Zusammenfassen: gleiche Positionen können automatisiert zusammengeführt werden (weniger Rechnungszeilen, sauberer Beleg).
• Kopf-Felder setzen: Zahlungsart/Währung/Adressbezug können aus Forecast-Daten übernommen werden.
• Rückverknüpfung: Forecast-Positionen werden nach der Rechnungserzeugung als „abgerechnet“ markiert und bleiben nachvollziehbar.

So wird Abrechnung vom „Endspurt“ zu einem kontrollierten, wiederholbaren Workflow.

Forecasts machen Teilrechnungen und Meilensteine leicht

Gerade im Projektgeschäft ist selten „alles auf einmal“ fertig. Forecasts sind dafür ideal:

• Positionen können splitten (z.B. 30/70, oder nach Phasen),
• nach Leistungszeitraum sauber dokumentiert werden,
• nach Fälligkeit sortiert werden (was wird diesen Monat fakturiert?).

Damit wird das Auftragsbuch automatisch auch zum Planungsinstrument für Liquidität und Auslastung.

Sortierung & Filter: vom Datenlager zur Steuerzentrale

Ein digitales Auftragsbuch braucht nicht nur viele Daten, sondern gute Sichten:

• Nach Status: Entwurf / beauftragt / in Arbeit / geliefert / abgerechnet.
• Nach Verantwortlichen: „mir zugewiesen“, „Team X“, „nicht zugewiesen“.
• Nach Termin: heute fällig, diese Woche, überfällig, geplant.
• Nach Kunde/Projekt: alles, was zu einem Kontext gehört – inklusive Dokumente und Rechnungen.
• Nach Abrechnung: Forecast offen, fällig, abgerechnet, storniert/ignoriert.

Das reduziert Meeting-Last („Was ist der Stand?“) und macht Entscheidungen datenbasiert.

Datei-Anhänge: Kontext statt Ordner-Chaos

In vielen Betrieben liegen auftragsrelevante Dateien überall – nur nicht dort, wo man sie braucht: Angebote im E-Mail-Postfach, Skizzen auf dem Desktop, Lieferscheine im Netzwerkordner, Abnahmeprotokolle als Scan im „Sonstiges“-Verzeichnis. Das Problem ist dabei nicht der Mangel an Dateien, sondern der fehlende Kontext.

Ein digitales Auftragsbuch denkt Anhänge deshalb nicht als „Dateispeicher“, sondern als Bestandteil des Auftrags.

Anhänge gehören zum Datensatz – nicht in den Dateibaum

Im digitalen Auftragsbuch werden Dateien direkt an Aufträge, Projekte, Tickets oder Rechnungen angehängt. Eine Datei ist damit immer eindeutig zugeordnet:

• Was ist das? (Angebot, Zeichnung, Vertrag, Abnahme, Rechnung …)
• Zu welchem Auftrag/Projekt gehört sie?
• In welchem Status entstand sie? (Entwurf, freigegeben, versendet, abgerechnet)
• Wer hat sie hochgeladen oder geändert – und wann?

Der große Vorteil: Man sucht nicht mehr nach Dateinamen oder Speicherorten, sondern arbeitet vom Auftrag aus. Alles, was dazugehört, ist dort sichtbar.

Versionen statt Dubletten

Gerade bei Angeboten, Spezifikationen oder Plänen entstehen schnell mehrere Varianten:

• Angebot_v1.pdf
• Angebot_final.pdf
• Angebot_final_neu.pdf
• Angebot_final_final2.pdf

Ein digitales Auftragsbuch verhindert dieses Chaos durch Versionierung. Dateien werden nicht einfach überschrieben oder neu abgelegt, sondern logisch fortgeschrieben:

• frühere Versionen bleiben nachvollziehbar,
• der aktuelle Stand ist eindeutig erkennbar,
• Änderungen sind revisionssicher dokumentiert.

Das ist nicht nur komfortabel, sondern auch wichtig für Nachvollziehbarkeit, Haftungsfragen und GoBD-Konformität.

Anhänge im Workflow: sichtbar, prüfbar, freigabefähig

Dateien sind im Alltag selten „nur Ablage“. Sie sind oft Auslöser für Entscheidungen:

• Angebot prüfen und freigeben
• Zeichnung abstimmen
• Abnahme dokumentieren
• Rechnung versenden und sperren

In einem guten Auftragsbuch lassen sich Anhänge daher in Workflows einbinden:

• Ein Dokument kann einen Status haben (Entwurf → geprüft → freigegeben).
• Bestimmte Schritte sind erst nach Vorliegen eines Dokuments möglich („Rechnung erst nach Abnahme“).
• Freigaben können an Rollen oder Personen gebunden sein (Vier-Augen-Prinzip).

So werden Dateien Teil des Prozesses – nicht bloß ein Anhang am Rand.

Kommunikation und Anhänge bleiben zusammen

Ein häufiger Bruch entsteht zwischen Datei und Kommunikation:
„Welche Version haben wir dem Kunden geschickt?“ – „War das vor oder nach der letzten Änderung?“

Im digitalen Auftragsbuch lassen sich E-Mails, Versandaktionen und Dateien verknüpfen:

• versendete Angebote sind direkt am Auftrag dokumentiert,
• Rückfragen beziehen sich auf konkrete Dokumente,
• spätere Nachweise („das haben wir so verschickt“) sind mit wenigen Klicks verfügbar.

Das reduziert Missverständnisse und spart Zeit bei Rückfragen – intern wie extern.

Revisionssicherheit statt Wildwuchs

Spätestens bei Rechnungen, Verträgen oder Abnahmeprotokollen wird klar:
Dateien brauchen Regeln.

Ein digitales Auftragsbuch unterstützt dabei unter anderem:

• Unveränderbarkeit nach Freigabe/Druck/Versand,
• Audit-Trails (wer hat was wann geändert?),
• Zugriffsrechte (nicht jeder sieht oder ändert alles),
• klare Zuordnung zu buchhalterisch relevanten Vorgängen.

Damit wird aus „irgendwo abgelegt“ eine prüfbare, belastbare Dokumentation.

Fazit: Dateien sind keine Beilage – sie sind Teil des Auftrags

Ein digitales Auftragsbuch entfaltet seine Stärke erst dann voll, wenn Dateien nicht separat gedacht werden. Anhänge gehören in den fachlichen Zusammenhang, nicht in isolierte Ordnerstrukturen.

Wenn Angebote, Pläne, Abnahmen und Rechnungen direkt am Auftrag leben, entsteht Übersicht:
Man sieht nicht nur was passiert ist, sondern auch warum, wann und auf welcher Grundlage.

So wird aus Dateiverwaltung echte Prozessunterstützung – und aus dem Auftragsbuch ein verlässlicher Arbeitsraum statt einer bloßen Liste.

Weiterhin wichtig für den runden Prozess

Ein rundes Auftragsbuch denkt über Tabellen hinaus. Einige der wichtigsten Themen haben oft kein „Ein-Klick-Modul“, sind aber leicht als Regeln/Workflows/Checks abbildbar:

• Freigaben & Vier-Augen-Prinzip: z.B. „Rechnung erst nach Abnahme“, „Rabatt ab X% muss genehmigt werden“.
• Checklisten & Standards: wiederkehrende Abläufe pro Auftragstyp, damit nichts vergessen wird.
• Revisionssicherheit & Compliance: Audit-Trails, Sperren nach Druck/Versand, nachvollziehbare Änderungen (GoBD).
• Benachrichtigungen: Erinnerungen zu Fristen, Eskalationen bei Überfälligkeit, „Warten auf Kunde“.
• Kennzahlen: Durchlaufzeiten, Auslastung, Forecast-Umsatz, Marge vs. Budget – direkt aus den Verknüpfungen berechnet.
• Datenqualität: Pflichtfelder, Plausibilitäten, konsistente Stammdaten statt „Wildwuchs“.

Genau hier zahlt sich Modularität aus: Man erweitert gezielt dort, wo der Betrieb es braucht – ohne das Gesamtsystem zu überfrachten.

Fazit

Ein digitales Auftragsbuch ist nicht einfach „eine Tabelle mit Aufträgen“. Es ist eine Arbeitsweise: klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Abläufe, saubere Verknüpfungen – und Abrechnung, die nicht überrascht.

Launix FOP liefert dafür die Bausteine: ein flexibles Auftrags-/Vorgangsmodell, echte Verknüpfung zwischen Modulen (CRM, Projekte, Tickets, Dokumente) und mit dem Rechnung-Forecast einen Mechanismus, der operative Arbeit direkt in kontrollierbare Abrechnung überführt. Damit wird aus „irgendwo steht’s bestimmt“ ein System, das im Alltag wirklich trägt.