Excel SVERWEIS: Aus Excel mach Datenbank

Eins der mächtigsten Werkzeuge von Excel ist der SVERWEIS. Er rüstet für Excel das nach, was Datenbanken von Natur aus können: Nachschlagen eines Werts.

SVERWEIS – Sinn und Zweck

Mit einem SVERWEIS lädt man einen Wert in eine Zelle, der abhängig von einer anderen Zelle und Tabelle ist.

Beispiel:

Sie speichern in einer Tabelle alle Abteilungen mit dem Abteilungs-Schlüssel (ID) – in der Tabelle Personal speichern Sie jetzt nur den Abteilungs-Schlüssel einer Person – der Name der Abteilung soll aber daneben angezeigt werden.

Ohne SVERWEIS müssten Sie massenhaft Werte kopieren. Wird eine Abteilung jetzt umbenannt, verbringen Sie viel Zeit damit, den Namen der Abteilung in jedem Angestellten anzupassen. Mit SVERWEIS haben Sie stattdessen das Datum an nur einer Stelle stehen – man nennt das auch den Single Point of Truth.

Und so geht’s

Zuerst einmal benötigt man 2 Tabellen in Excel. Ob diese sich auf unterschiedlichen Sheets befinden oder nicht, ist egal.

In unserem Beispiel haben wir in der linken Hälfte die Personen (Klaus, Sabine, Holger, Maik und Sven), auf der rechten Hälfte die 3 Abteilungen, denen die Mitarbeiter zugeordnet sind.

Zu jeder Person wird jetzt nur die Abteilungs-ID gespeichert: 1, 2 oder 3. Die Namen der Abteilungen befinden sich zentral auf der rechten Hälfte.

Der SVERWEIS-Funktion teilen wir nun mit, dass sie die Abteilungs-Nummer (blau) im roten Bereich nachschlagen soll!

Noch mal die 3 Parameter von SVERWEIS im Detail:

1. Nachzuschlagender Wert – hier kommt die ID hinein, die Sie nachschlagen wollen
2. Bereich – hier kommt die abhängige Tabelle hinein. Vergessen Sie nicht, die Zeilen-Nummern mit einem „$“ zu fixieren, sonst funktioniert das Kopieren der Formel nicht!
3. Anzeige-Spalte – die erste Spalte des Bereich wird immer als ID aufgefasst. Ist Anzeige-Spalte = 2, wird die Spalte rechts neben der ID für die Anzeige genutzt.

Ausblick

Nutzen Sie SVERWEIS bereits intensiv, ist das ein Zeichen dafür, dass Excel für Ihre Aufgaben womöglich nicht mehr ausreicht und eine ausgefeiltere Lösung wie z.B. eine Datenbank her muss. Datenbanken können Verknüpfungen ganz natürlich und bieten je nach Anbieter noch viele weitere Funktionen bis hin zu kompletter Betriebswirtschaftlicher Software (ERP).

Gerne beraten wir Sie auf Ihrem weiteren Weg zur Digitalisierung.