GoBD – das sind die wichtigsten Pflichten für Unternehmen

Die GoBD ist ein Schreiben des Bundesfinanzministerium und legt die Plichten der Unternehmen für ihre Bücher, sowie alle Daten, die der Nachvollziehbarkeit der Geschäftsbeziehungen dienen, fest. Die Grundlagen sind:

• Aufzeichnungspflichten von Geschäftsvorfällen werden durch verschiedene Einzelnormen festgelegt: HGB, GmbHG, AktienG, Gewerbeordnung usw.
• Die Daten müssen zur Erfüllung der Aufzeichnungspflichten ausreichen, müssen aber nicht für jeden Zweck dupliziert gespeichert werden.
• Es werden keine Vorgaben zur technischen Umsetzung gemacht, da sich die Technik schnell wandelt. Stattdessen gilt das Analogie-Prinzip: Durch kryptografische und andere technische Verfahren sollen Eigenschaften erreicht werden, die dieselben Eigenschaften wie deren Pendants in der natürlichen Welt besitzen. (z.B. der Vergleich mit einem abgeschlossenen Schrank)
• Elektronische Aufzeichnungen müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden
• Jede Buchung oder Aufzeichnung muss im Zusammenhang mit einem Beleg stehen
• Es muss die Garantie der Unverlierbarkeit des Geschäftsvorfalls gewährleistet werden
• Der Einsatz von System-Funktionen oder Manipulationsprogrammen, die die Unveränderlichkeit angreifen können, sind verboten
• Werden aufbewahrungspflichtige Dokumente einmal in einem DMS abgelegt, dürfen sie aus diesem nicht mehr gelöscht werden. Die Aufbewahrung in Form von Papier reicht dann nicht mehr aus.
• Maschinenverarbeitbare Daten wie z.B. PDF/A-3 Dateien dürfen nicht derart umgewandelt werden, dass die Metadaten verloren gehen (z.B. bei Konvertierung in JPEG)
• Wird eine OCR durchgeführt, müssen die erkannten Daten ebenfalls mit aufbewahrt werden
• Für digital erzeugte Dokumente muss die Version im Ursprungsformat (z.B. Word-Dokument, Datenbank-Datensatz) ebenfalls aufbewahrt werden
• Das verwendete Datenverarbeitungssystem muss so dokumentiert sein, dass Dritte eine Prüfung der Daten durchführen können
• Bei der Migration muss entweder das Alt-System aufgehoben werden oder die Daten so migriert werden, dass alle Informationen erhalten bleiben
• Das Bundesfinanzministerium gibt keine verbindliche Auskunft darüber, ob ein IT-System den GoDB-Anforderungen entspricht. „Zertifikate“ Dritter haben keine Bindungswirkung und sind nur ein Indikator für ordnungsgemäß umgesetzte GoBD

Ein Knackpunkt sind die Vorgaben bei Migration auf neue Systeme: Was, wenn die Dokumente momentan bei einem Cloud-Anbieter wie z.B. Datev liegen und ein Systemwechsel bevorsteht? Da der Cloud-Anbieter die Daten aufbewahrt, ist man auf das Wohlwollen des Cloud-Anbieters angewiesen, ob dieser die über die Jahre angefallenen Daten zur Migration zur Verfügung stellt (inklusive revisionssicher abgelegter Dokumente), oder ob dieser die restlichen 10 Jahre Aufbewahrungspflicht horrende Gebühren verlangt.