Digitalisierung von Belegen in der Buchhaltung

Viele, gerade ältere Steuerberater, trauen sich nicht so recht an die digitale Dokumentenverwaltung nach GoBD heran. Dabei gibt es einige wenige Regeln, die, wenn richtig befolgt, die Buchhaltung stark vereinfachen können.

Zuerst einmal müssen Sie sich entscheiden: Arbeiten Sie mit Papier, bleiben Sie auch bei Papier. Sobald ein Beleg einmal digitalisiert ist, müssen Sie sich an die Vorschriften der GoBD halten. Das gilt bereits für das einfache Einscannen.

Grundsätzlich gilt bei der GoBD: Was digital ist, muss auch aufgehoben werden. Das Finanzamt räumt sich rechtlich dieselben Waffen ein, die Sie auch benutzen: Haben Sie den Beleg bereits eingescannt, dürfen Sie das Finanzamt nicht mit dem „Papier“-Ordner begnügen, wenn dieses die Datei fordert. Löschen dürfen Sie den Scan nicht mehr, da Sie zur Vorhaltung verpflichtet sind. Dasselbe gilt für Texterkennung (OCR): Haben Sie die Texterkennung durchgeführt, müssen Sie die Texterkennungs-Ergebnisse auch dauerhaft speichern und bei Anfrage vorhalten. Dasselbe gilt für jede Umwandlung in ein anderes Format. Sie müssen dem Finanzamt jedes Format vorhalten, in das Sie die Datei jemals umgewandelt haben.

Die traditionelle Büroverwaltung vom Ende der 90er Jahren funktioniert also nicht mehr: Rechnungen als Word-Dateien auf der Festplatte abgespeichert, erfüllen weder die Speicherungs- und Nichtlöschungs-Pflichten, noch die Versionierungspflichten der GoBD. Streng genommen begehen Sie damit eine Ordnungswidrigkeit. Wir gehen davon aus, dass sich ab 2025, also 10 Jahre nach Einführung der GoBD die Kontrollen dahingehend verschärfen werden. Trotzdem haben Verstöße bereits jetzt für Sie Konsequenzen: Ist Ihr IT-System nicht GoBD-konform, kann nicht davon ausgegangen werden, dass Ihre Buchhaltung stimmt. Die Beweislast liegt dann auf Ihnen (was mit Ihrem IT-System schwierig wird nachzuweisen) – was dann meist zu Schätzungen zugunsten des Finanzamts führt.

Der Ausweg ist ein revisionssicheres Dokumentenmanagement-System, kurz: DMS. Ein solches System verwaltet alle Dateien, die in Ihrem Büro anfallen. Sie können die Dateien anschließend in Kategorien einordnen (Verträge, Belege, Briefe) und mit Metadaten füttern (z.B. Rechnungsnummer, verknüpfter Kunde, Betrag).

Außerdem verwaltet ein DMS sämtliche Versionen eines Dokuments und stellt somit sicher, dass Rechnungskorrekturen nachvollziehbar bleiben. Entgegen eines alten Mythos müssen Sie nämlich nicht jede Rechnung mit einer Stornobuchung aufheben, nur um Rechnungskorrekturen durchzuführen. Sie ändern die Rechnung direkt (sowohl Text als auch Betrag sind erlaubt) und schicken die neue Version dem Kunden zu. Im Idealfall haben beide Parteien ein Dokumentenmanagementsystem und können gemeinsam gegenüber dem Finanzamt nachweisen, welche der beiden Rechnungsversionen (bei gleicher Rechnungsnummer) die aktuellere ist.