10 Tipps: Angebote schneller schreiben

Angebote sind das A&O (bzw. das את) eines erfolgreichen Business. Wer zügig Angebote liefert, bekommt den Auftrag auch schneller. Wer zuverlässig Angebote liefert, wird auch in der nächsten Ausschreibung berücksichtigt.

Dabei gibt es mehrere Automatisierungsstufen, zu denen wir jeweils separat Tipps zur Optimierung deines Angebots-Erfolgs liefern.

Stufe 0: Mündliche Angebote

Wer noch keine formellen Angebote versendet, hat eigentlich zwei Möglichkeiten:

• Am Telefon: „Das würde XY kosten“
• In einer E-Mail „Ein XY kostet Z“
• Im RealLife: „Das kostet 50€“

Tipp 1: Wichtig beim mündlichen Angebot ist, dass Sie den Abschluss noch während des Gesprächs erledigen. Nennen Sie den Preis und fragen Sie direkt nach dem Abschluss! Der Interessent wird sich Ihre mündliche Aussage nicht sonderlich merken können. Machen Sie den Sack zu und holen Sie sich die Auftragsbestätigung direkt.

Tipp 2: Will der Interessent sich das Angebot über Nacht überdenken, geben sie es ihm schriftlich mit.

Stufe 1: Angebote mit Word

Wer Angebote schriftlich macht, nimmt sich meist erst einmal sein Textprogramm und fängt an, sein Angebot aufzubauen.

Tipp 3: Der ideale Aufbau eines Angebots

• Angebote sind grundsätzlich in Briefform, d.h.:
  • Brieffenster mit Emfänger und Sender
  • Briefkopf mit Logo und Kontaktdaten, sowie Angebotsnummer
  • Brieffuß mit rechtlichen Angaben (Steuernr, Registergericht, Geschäftsführer)
• Betreff „Angebot 145: Errichtung einer Gartenwand“
• Einleitungstext: Erklären Sie, warum Sie dieses Angebot schreiben und warum Ihre Dienstleistung Sinn macht. Beispiel:
  Mit Ihrer Gartenwand erreichen Sie maximalen Schallschutz gegenüber Straßenlärm. Hierzu machen wir Ihnen folgendes Angebot:
• Das Angebot in Tabellenform mit folgendem Spalten-Layout:
  • Bezeichnung der angebotenen Leistung
  • Anzahl / Menge (Stück, m², Stunden)
  • Einzelpreis Netto und/oder Brutto
  • Summenpreis (Menge * Einzelpreis) Netto und/oder Brutto
  • evtl. enthalte MwSt ODER den Hinweis ob incl. oder excl. MwSt. unter der Tabelle
  • Summenzeile
• Ausleitungstext mit:
  • Hinweis für Mehrwertsteuerbehandlung oder -befreiung
  • Hinweis auf die AGB
  • Hinweise, wie man das Angebot bestätigen / bestellen kann
• Grußformel
• Anhänge (Zeichnungen, Prospekte usw)

Tipp 4: Adressdaten sinnvoll verknüpfen. Word bietet einige Hilfsmittel wie Feldbefehl-Platzhalter:

Diese Platzhalter haben folgende Funktion:

• Die Feldbefehl-Platzhalter verwenden Sie in Ihrer Vorlage
• Die Platzhalter werden farblich hervorgehoben und können nicht übersehen werden
• Per Klick auf den Platzhalter füllen Sie das Feld aus, wenn ein Angebot geschrieben wird
• Vorteil: Ein Angebot wird mit wenigen Klicks ausgefüllt
• Nachteil: Adressdaten müssen Sie immer noch händisch heraussuchen

Tipp 5: Word-Angebot mit Datenbank-Daten verknüpfen – sparen Sie sich das Heraussuchen der Adressen und verknüpfen Sie das Angebot mit Ihrer Adress-Datenbank. Da die Einrichtung etwas kompliziert ist, gehe ich hier nicht näher darauf ein.

Tipp 6: Wenn Sie die Angebote noch effektiver schreiben wollen, nutzen Sie lieber ein Programm.

Stufe 2: Angebot per ERP-System

Wer gerne Ordnung hält, für den ist ein ERP-System ein Traum.

Ein ERP-System bietet ein strukturiertes Datenmodell für Unternehmen an:

• Firmendaten
• Personen-Kontaktdaten
• Angebote
• Rechnungen
• Produkte und Artikel

Das bedeutet ganz konrekt:

Tipp 7: Hinterlegen Sie Ihre Kunden-Adressdaten und Artikel-Bezeichnungen und -Preise im ERP-System und erstellen Sie Angebote mit 1 Klick per ERP-System. Hier der Ablauf:

1. Kunde auswählen
2. Artikel aus der Artikelliste auswählen
3. Menge eingeben
4. bei Bedarf weiter mit Punkt 2
5. Button [PDF ausdrucken] oder [E-Mail versenden] anklicken

Nachteil eines ERP-Systems ist das starre Schema. Ihre Leistungen werden auf Artikel mit Artikelnummer, Bezeichnung und Preis reduziert. Für Maschinen- und Anlagenbau geht das oft an der Lebensrealität vorbei.

Stufe 3: individuelles Kalkulationssystem

Bis man an der Stelle angekommen ist, Bezeichnung, Preis und Menge zu kennen, geht dem oft noch eine komplizierte Kalkulation vorweg.

Ist die Kalkulation ins ERP-System integriert, kann man natürlich die Vereinfachungen aus Stufe 0-2 ohne Medienbruch weiternutzen.

Tipp 8: Mengen-Kalkulation über hinterlegte Formeln. Programmieren Sie sich mit Excel oder ihrem ERP-Hersteller die Standard-Formeln für Ihre Gegebenheiten:

• Quadratmeter aus Länge * Breite
• Maschinenbau: bestimmte geometrische Formen (Rund, Sechskant)
• Maler: Raumfläche aus Länge * Breite * Höhe
• CAD-Programme als Hilfsmittel (Lineal-Tool)

Tipp 9: Stück-Preis-Kalkulation besteht aus Material und Arbeit:

• Für das Material kann man sich Preislisten hinterlegen
• Für das Material gelten auch Mengen-Kalkulationsformeln aus Tipp 8
• Die Arbeit berechnet sich aus der Formel Rüsten * Stundensatz + Stückzahl * Handlingzeit * Stundensatz (oder Minutensatz)
• Durch die Verwendung der Rüsten / Handling-formel ergeben sich automatisch Mengenrabatte für größere Stückzahlen
• Diese kann man als Mengenrabatte im Artikel hinterlegen

Tipp 10: Konfigurator mit einfach zu bedienender Oberfläche

Wenn Sie das Druidenwissen Ihrer Ingenieure nicht an der Vertriebsfront verbrennen wollen, entwickeln Sie einen Konfigurator, der genau weiß, wie die einzelnen Produkte und Module miteinander kombinierbar sind. Den Konfigurator können Sie entweder dem Kunden, oder dem Vertriebsteam bereitstellen.

Dem Vertriebsteam geben Sie den Konfigurator, wenn Ihr Produkt so komplex ist, dass eine Beratung notwendig ist und selbst Ihre internen Mitarbeiter immer wieder Stütze benötigen.

Der Kunde bekommt den Konfigurator, wenn Sie vorhaben, den Umsatz hauptsächlich online zu generieren. Dazu bietet sich dann auch ein Kundenportal an, mit dem der Kunde auch Nachbestellungen selbstständig tätigen kann.

Launix bietet Ihnen ERP-Systeme an, die auch um individuelle Kalkulation erweiterbar ist.