Software ist eine der kritischen Bereiche in jedem Unternehmen. Mit der Wahl der Software entscheiden sich über Jahre hinweg die Arbeitsweise und damit auch die Effizienz Ihrer Firma.
Anlagewert vs. Nutzwert
Geht man rein von der buchhalterischen Seite aus, ist der Wert einer Kaufsoftware der Kaufpreis minus Abschreibungen, bei Auftragsentwicklung dasselbe. Bei ERP-Software laut AfA verliert pro Monat 1/60tel ihres Wertes bis sie nach 5 Jahren keinen Buchwert mehr hat.
Entwickelt man die Software In-House, gibt es keine Abschreibung, da Personalkosten sofort aktiviert werden. Meist interessiert einen in diesem Fall aber nicht der Anlagewert, sondern der Nutzwert.
Der Anlagewert kann auch interessant sein, wenn es beispielsweise einen Schadensfall gibt, bei der zum Beispiel ein Administrator eine Software vom Server gelöscht hat, die sich nicht wiederherstellen ließ. In dem Fall müsste man die Kosten schätzen, die Software wiederherzustellen, was bei Individualsoftware zum Beispiel die Neuprogrammierung ist.
Kann man den Nutzwert überhaupt kalkulieren?
Software ist ein sehr komplexes Thema. Es können sehr viele Dinge passieren, die alle Pläne verwürfeln: Datenverlust; Inkompatibilitäten; Projekt-Verzögerungen ….
Und trotzdem lohnt sich genaueres Planen. Denn mit der Wahl der richtigen Software lassen sich in einigen Abläufen bis 100-fache Effizienz erreichen. Ein Beispiel ist das Auffinden alter Messprotokolle bei einer Reklamation. Um Ihnen zu zeigen, dass das nicht unrealistisch ist, hier ein Beispiel:
| Händisch | Software |
|---|---|
|
|
| Gesamt: 185s | Gesamt: 55s |
1. Schritt: Feststellen der Alternativlösung
Es gibt für jeden Prozess mehrere Möglichkeiten, ihn durchzuführen. Eine Lösung ist der Weg, wie Sie es gerade tun. Gerade beim Aufbau eines Geschäfts ist es nicht wichtig, wie effizient Prozesse ablaufen. Wichtiger ist da die generelle Machbarkeit, sowie die Marktfähigkeit einer Idee, weshalb viel Handarbeit verwendet wird. Im Verlaufe der Professionalisierung muss nach Alternativen zum anfänglichen Vorgehen gesucht werden.
Um die Effektivität einer Prozess-Optimierung bestimmen, muss man auch die alten Prozesse betrachten, um einen Vergleich zu haben. Denn die Anschaffungs-Kosten der Software dürfen maximal den Effizienz-Unterschied der damit neu eingeführten Prozesse betragen. Die Alternative zur Software ist immer die Art und Weise, wie Sie es bisher gehandhabt haben.
In Schritt 1 listen Sie alle Kosten für den Prozess auf, wie Sie ihn momentan betreiben.
2. Schritt: Umreißen der Software bzw. der neuen Prozesse
Wie würden die Prozesse mit Softwareeinsatz aussehen? Welche Arbeits-Schritte werden durch andere ersetzt, welche bleiben und welche fallen weg? Kommen vielleicht noch Arbeitsschritte hinzu wie z.B. die Datenpflege?
Je nach eingesetzter Software-Art können die Änderungen an den Prozessen unterschiedlich ausfallen. So wird der Einsatz einer Standard-Software mehr Handarbeit erfordern, da eine Standard-Software nicht alle Bereiche Ihres Prozesses abdeckt. Mit einer Individual-Software können Sie mehr Fliegen mit einer Klappe schlagen, haben aber auch höhere Anschaffungskosten.
In Schritt 2 listen Sie alle Kosten für den potenziell neuen Prozessablauf auf.
3. Schritt: Kalkulation
Mit folgender Formel errechnen Sie, wieviel Sie maximal für die Software ausgeben dürfen:
Max_Kosten_Software = Kosten_Prozess_alt - Kosten_Prozess_neu - Schulungsaufwand
Zusammenfassend also: Sind Ihre alten Prozesse teurer, als potenzielle neue Prozesse plus Schulungsaufwand, sollten Sie über eine Softwareanschaffung nachdenken.
Andersherum lässt sich auch mit Ammortisationszeitäumen rechnen:
Ammortisationszeitraum = Kosten_Software / (Kosten_Prozess/Monat_alt - Kosten_Prozess/Monat_neu - Schulungsaufwand)
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