LIDL macht es vor: Warum B2B-Lieferanten bei E-Rechnungen jetzt genauer hinsehen müssen

Die elektronische Rechnung wird vom Digitalisierungsthema zur Voraussetzung für reibungslose Geschäftsprozesse. Gerade große Unternehmen prüfen eingehende Rechnungen zunehmend strukturiert – und achten dabei nicht nur auf das Dateiformat, sondern auch auf die Inhalte einzelner Datenfelder. Für B2B-Lieferanten ist es höchste Zeit, ihre Rechnungsprozesse fit zu machen.

E-Rechnungen: Die eigentliche Umstellung beginnt nach dem ersten XML-Export

Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in Deutschland grundsätzlich in der Lage sein, elektronische Rechnungen im strukturierten Format zu empfangen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregelungen. Dadurch haben sich viele Betriebe bislang vor allem eine Frage gestellt: Wie bekomme ich eine E-Rechnung aus meiner Software heraus?

Doch damit ist es nicht getan. Je mehr Unternehmen E-Rechnungen tatsächlich automatisiert verarbeiten, desto wichtiger wird eine andere Frage: Enthält die Rechnung genau die Informationen, die der Empfänger für seine Prüfung und Buchung benötigt – und stehen sie in den richtigen Feldern?

Große Rechnungsempfänger wie LIDL sind ein anschauliches Beispiel für die Richtung, in die sich die Rechnungsprüfung entwickelt: Weg von einer rein visuellen Kontrolle des Belegs, hin zur systematischen Prüfung strukturierter Daten. Für Lieferanten bedeutet das nicht unbedingt mehr Bürokratie, wohl aber höhere Anforderungen an die Qualität der Rechnungs- und Stammdaten.

Die gute Nachricht: Wer seine Prozesse jetzt sauber aufsetzt, profitiert selbst von weniger Rückfragen, schnelleren Korrekturen und einer zuverlässigeren Rechnungsabwicklung.

Nicht jede technisch gültige E-Rechnung lässt sich automatisch verarbeiten

E-Rechnungen nach der europäischen Norm EN 16931 sind mehr als digital versendete Rechnungsbilder. Sie enthalten Informationen in standardisierten Datenfeldern, sogenannten Business Terms (BT). Rechnungsnummer, Käufer, Verkäufer, Positionen, Umsatzsteuer und Leistungsdatum können dadurch von Software gelesen und geprüft werden.

Dabei gibt es drei verschiedene Ebenen:

1. Technische Gültigkeit: Ist das XML korrekt aufgebaut und erfüllt es die Regeln des verwendeten Formats, beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD?
2. Fachliche und steuerliche Richtigkeit: Sind die erforderlichen Informationen enthalten und inhaltlich plausibel, etwa die Leistungsbeschreibung und die Umsatzsteuerangaben?
3. Anforderungen des Rechnungsempfängers: Stimmen Empfängergesellschaft, Adressdaten, Referenzen und gegebenenfalls weitere kundenspezifisch erwartete Felder?

Eine Rechnung kann die technische Validierung bestehen und trotzdem Rückfragen auslösen oder im internen Rechnungseingangsprozess nicht automatisch freigegeben werden. Das ist nicht zwangsläufig ein Verstoß gegen die Norm: Der Standard definiert die gemeinsame Sprache, aber nicht jeden betrieblichen Prüfprozess.

Warum gerade große B2B-Kunden genauer prüfen

Für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen ist die E-Rechnung besonders interessant. Statt Belege manuell zu erfassen, können Systeme Daten übernehmen, Bestellungen zuordnen, Rechnungen plausibilisieren und die Freigabe vorbereiten.

Das funktioniert umso besser, je eindeutiger die Daten angeliefert werden. Eine unpräzise Leistungsbezeichnung, eine falsche Empfängeranschrift oder eine fehlende Referenz kann eine automatische Zuordnung erschweren. Daher ist zu erwarten, dass strukturierte Prüfungen im B2B-Geschäft weiter an Bedeutung gewinnen.

Für Lieferanten ist die Konsequenz klar: Nicht erst eine Rückmeldung des Kunden sollte zeigen, welche Daten im eigenen ERP-System fehlen. Sinnvoller ist es, solche Anforderungen schon vor dem Versand zu prüfen.

Diese E-Rechnungsfelder sollten Lieferanten kennen

Die folgenden Beispiele zeigen, wo technische Standards und praktische Erwartungen auseinanderfallen können.

Datenfeld	Bedeutung	Worauf es in der Praxis ankommt
BT-44	Name des Käufers	Die korrekte juristische Gesellschaft angeben, nicht nur den bekannten Markennamen.
BT-50, BT-52, BT-53	Straße, Ort und Postleitzahl des Käufers	Rechnungsanschrift und Stammdaten sorgfältig pflegen; eine Postfachanschrift ist nicht immer austauschbar.
BT-48	Umsatzsteuer-ID des Käufers	Nach EN 16931 grundsätzlich optional, aber in bestimmten steuerlichen Fällen oder auf Kundenwunsch relevant.
BT-30	Rechtliche Registrierungskennung des Verkäufers	Grundsätzlich optionales Feld der Norm; eine Handelsregisternummer kann hier strukturiert übermittelt werden.
BT-153	Bezeichnung der Rechnungsposition	Die Ware oder Dienstleistung muss verständlich und hinreichend konkret bezeichnet sein.
BT-72	Tatsächliches Liefer- bzw. Leistungsdatum	Das Datum muss zum abgerechneten Geschäftsvorfall passen.

BT-48: Optional laut Standard – im Geschäftsprozess trotzdem wichtig

Ein besonders gutes Beispiel ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers in BT-48. Im allgemeinen Datenmodell der EN 16931 ist dieses Feld mit der Kardinalität 0..1 definiert: Es darf also grundsätzlich fehlen. Bestimmte steuerliche Konstellationen können die Angabe dennoch erforderlich machen.

Darüber hinaus kann ein Rechnungsempfänger die Käufer-USt-ID für seine internen Zuordnungs- und Prüfprozesse erwarten. Gerade bei Unternehmensgruppen hilft eine eindeutige Identifikation, Rechnungen der richtigen Gesellschaft zuzuordnen.

Wichtig ist deshalb die Unterscheidung: Optional nach EN 16931 heißt nicht für jeden Empfänger und jeden Geschäftsvorfall entbehrlich. Umgekehrt wird eine Käufer-USt-ID nicht allein dadurch zur allgemeinen gesetzlichen Pflichtangabe, dass ein einzelner Kunde sie erwartet.

Für ERP-Systeme heißt das: Kundenspezifische Anforderungen müssen abbildbar sein, ohne die technischen und gesetzlichen Grundlagen durcheinanderzubringen.

BT-30: Handelsregisternummer an der richtigen Stelle

Auch BT-30, die rechtliche Registrierungskennung des Verkäufers, ist nach dem allgemeinen EN-16931-Datenmodell grundsätzlich optional. Eine GmbH hat allerdings eigenständige handelsrechtliche Informationspflichten, beispielsweise nach § 35a GmbHG.

Deshalb sind zwei Fragen zu trennen: Muss eine bestimmte Information rechtlich angegeben werden? Und: In welchem strukturierten Rechnungsfeld erwartet der Empfänger sie?

Eine Handelsregisternummer in einer PDF-Fußzeile ist nicht automatisch identisch mit einer korrekt befüllten XML-Angabe. Bei maschineller Verarbeitung kommt es auf die semantisch richtige Zuordnung an.

BT-153: „Dienstleistung“ reicht oft nicht

Der Positionsname BT-153 gehört zu den zentralen Angaben einer Rechnungsposition. Sehr allgemeine Bezeichnungen wie „Arbeiten“, „Service“ oder „Projektleistung“ helfen weder einer automatisierten Prüfung noch der Buchhaltung des Kunden zuverlässig weiter.

Besser sind konkrete Angaben, zum Beispiel „Wartung der Lüftungsanlage gemäß Wartungsvertrag“ oder „Erstellung eines geotechnischen Berichts“. Gegebenenfalls können eindeutige Verweise auf Verträge oder Leistungsnachweise ergänzen, worauf sich die Abrechnung bezieht.

Ein XML-Validator kann feststellen, ob ein Feld vorhanden ist. Ob die Beschreibung fachlich aussagekräftig genug ist, ist eine zusätzliche Qualitätsfrage.

BT-72: Lieferdatum und Leistungsdatum nicht verwechseln

BT-72 bezeichnet im Standard das tatsächliche Lieferdatum, kann im passenden Kontext aber auch den Zeitpunkt einer erbrachten Dienstleistung abbilden. Rechnungssoftware muss deshalb zwischen Warenlieferung, Dienstleistung und Abrechnungszeitraum unterscheiden können.

Entscheidend ist die sachlich richtige Information – nicht allein die technische Feldbezeichnung. Falsche Datumswerte können Rückfragen und zusätzliche Korrekturschritte verursachen.

Stammdaten werden zum Erfolgsfaktor

Die größte Fehlerquelle liegt häufig nicht in der XML-Technik, sondern in den zugrunde liegenden Daten. Wer beispielsweise eine Rechnung an einen Konzern stellt, muss wissen, welche juristische Gesellschaft tatsächlich Rechnungsempfänger ist und welche Anschrift und Referenzen verwendet werden sollen.

Wichtig ist insbesondere die Unterscheidung zwischen einer bekannten Markenbezeichnung, der bestellenden Organisation, der vertraglichen Gegenpartei und der Gesellschaft, an die die Rechnung adressiert werden soll. Diese Angaben müssen nicht identisch sein.

Sinnvoll ist deshalb ein zentral gepflegtes Kundenprofil im ERP-System mit den relevanten Rechnungsdaten, bevorzugtem Format und dokumentierten Anforderungen des Empfängers. Eine kundenbezogene Prüfung kann dann vor dem Versand warnen, statt eine Korrekturschleife nach dem Versand auszulösen.

Was eine zurückgewiesene E-Rechnung für die Buchhaltung bedeutet

Wenn eine Rechnung fachlich oder technisch beanstandet wird, ist die Korrektur oft aufwendiger als bei einem einfachen PDF-Entwurf. Bereits ausgestellte Belege dürfen nicht beliebig überschrieben werden: Rechnungsnummern, Korrekturbelege und Buchungsvorgänge müssen nachvollziehbar bleiben.

Wie eine Korrektur im Einzelfall erfolgt, hängt vom Fehler und den rechtlichen Umständen ab. Eine vollständige Stornierung und Neuausstellung ist nicht in jedem Fall gesetzlich zwingend; auch eine ordnungsgemäße Rechnungsberichtigung kann möglich sein. Kundenspezifische Abläufe können zusätzliche Schritte vorsehen.

Die Rückweisung selbst lässt zudem eine bestehende Zahlungsforderung nicht automatisch entfallen. Für die betriebliche Praxis ist dennoch klar: Jede notwendige Korrekturschleife kostet Zeit und kann die reguläre Rechnungsbearbeitung verzögern. Deshalb lohnt sich eine gute Prüfung vor dem Versand.

Die Übergangsfristen laufen – Vorbereitung ist jetzt sinnvoll

Für die E-Rechnung im deutschen B2B-Geschäft gelten gestaffelte Übergangsregelungen. Seit 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellung dürfen unter den gesetzlichen Voraussetzungen noch vorübergehend andere Rechnungsarten verwendet werden:

• Bis Ende 2026 sind für die betroffenen Umsätze grundsätzlich noch sonstige Rechnungen möglich; bei elektronischen Formaten wie PDF ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
• Bis Ende 2027 bestehen bestimmte weitere Übergangsmöglichkeiten, insbesondere für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro sowie für bestimmte EDI-Verfahren.
• Ab 2028 gilt für die erfassten inländischen B2B-Umsätze grundsätzlich die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung, soweit keine Ausnahme greift.

Auf den letzten Moment zu warten, ist dennoch riskant. Denn große Geschäftskunden entwickeln ihre digitalen Eingangsprozesse bereits weiter. Wer heute lediglich PDF-Rechnungen verschickt oder XML ohne fachliche Prüfung erzeugt, wird später unter Zeitdruck nachbessern müssen.

Checkliste: Ist Ihr Unternehmen bereit für strengere E-Rechnungsprüfungen?

Vor dem regelmäßigen Versand strukturierter Rechnungen lohnt sich ein kurzer Systemcheck:

1. Format: Kann die Software normgerechte XRechnungen oder ZUGFeRD-Rechnungen mit strukturierten Daten erstellen?
2. Validierung: Werden XML-Struktur, Berechnungen und Geschäftsregeln vor dem Versand geprüft?
3. Empfänger: Sind die korrekte juristische Gesellschaft, Anschrift und relevante Identifikationsmerkmale hinterlegt?
4. Positionen: Sind Waren und Leistungen in den Rechnungspositionen ausreichend konkret beschrieben?
5. Datumsangaben: Stimmen Lieferdatum, Leistungsdatum und gegebenenfalls Leistungszeitraum?
6. Zusatzanforderungen: Können erwartete Referenzen und kundenspezifische Felder berücksichtigt werden?
7. Korrekturen: Gibt es einen nachvollziehbaren Prozess für Rückweisungen und Rechnungsberichtigungen?
8. Verantwortlichkeiten: Ist geklärt, wer bei technischen und fachlichen Rückfragen reagiert?

Je stärker diese Prüfungen im ERP-System automatisiert sind, desto weniger Handarbeit entsteht im Tagesgeschäft.

Was LAUNIX bei der E-Rechnung für wichtig hält

Bei LAUNIX entwickeln wir individuelle Software- und ERP-Lösungen, die sich an realen Geschäftsprozessen orientieren. Für die E-Rechnung bedeutet das: Nicht nur eine XML-Datei erzeugen, sondern die gesamte Verarbeitungskette sinnvoll gestalten.

Dazu gehören gepflegte Stammdaten, eine korrekte Zuordnung zu den Feldern der EN 16931, Validierungen vor dem Versand sowie flexible Regeln für unterschiedliche Rechnungsempfänger. Auch Rückmeldungen und Korrekturen sollten im System nachvollziehbar verarbeitet werden können.

Gerade bei gewachsenen ERP-Landschaften ist die Herausforderung oft nicht das Rechnungsformat an sich. Es geht darum, vorhandene Auftrags-, Leistungs- und Buchhaltungsdaten vollständig und richtig zusammenzuführen – ohne zusätzliche manuelle Doppelpflege.

Fazit: Mit der E-Rechnung wird Datenqualität zur Pflichtdisziplin

LIDL steht beispielhaft für eine Entwicklung, die den gesamten B2B-Markt betrifft: Elektronische Eingangsrechnungen werden zunehmend strukturiert und detailliert geprüft. Nicht nur die Frage „Ist die Datei technisch gültig?“ zählt, sondern auch: „Kann der Kunde die enthaltenen Daten zuverlässig verarbeiten?“

Für Lieferanten ist das kein Grund zur Panik – aber ein guter Grund, jetzt zu handeln. Wer Stammdaten pflegt, seine Rechnungspositionen präzise beschreibt und kundenspezifische Anforderungen im ERP-System berücksichtigen kann, erspart sich unnötige Rückfragen und Korrekturen.

Die E-Rechnung wird zum Standard. Entscheidend wird, wie gut Unternehmen ihn im Alltag umsetzen.