Kunden schneller auswählen, Dokumente direkt ansehen und monatliche Auswertungen automatisch verschicken: FOP 1.9 nimmt weitere Handgriffe aus dem Arbeitsalltag. Dazu kommen Verbesserungen bei E-Rechnungen, Bankaufträgen und der Personalverwaltung. Viele Änderungen helfen genau dort, wo sonst ein zusätzlicher Klick, ein Programmwechsel oder manuelle Nacharbeit nötig wäre. Welche Funktionen zur Verfügung stehen, hängt wie gewohnt von den eingerichteten Modulen ab.
Kunden, Artikel und Mitarbeiter schneller auswählen
Die Auswahllisten für verknüpfte Datensätze wurden überarbeitet. Auch bei umfangreichen Kunden-, Artikel- oder Mitarbeiterbeständen lassen sich Einträge gezielt suchen und mit Tastatur oder Touch auswählen. Lange Listen werden bedarfsgerecht nachgeladen, statt alle Einträge auf einmal darzustellen.
Praktisch beim Erfassen eines Vorgangs: Der ausgewählte Datensatz lässt sich direkt aus dem Auswahlfeld öffnen. Wer beispielsweise die Angaben eines Kunden nachsehen möchte, muss ihn dafür nicht erst noch einmal im Kundenmenü suchen. Auch das Bearbeiten solcher Felder in Tabellen und eingebetteten Ansichten wurde verbessert, damit die Auswahl nicht am Rand abgeschnitten wird.
Tabellensuche und Summenbildung doppelt so schnell
Wir haben die Summenbildung von der Auflistung entkoppelt. Dadurch ist das Suchen&Filtern real doppelt so schnell wie vorher.
Word- und Excel-Dateien direkt im DMS ansehen
Mit dem optionalen Modul für Word- und Excel-Vorschauen lassen sich Office-Dokumente direkt in FOP prüfen. Unterstützt werden DOC, DOCX und DOCM sowie XLS, XLSX und XLSM. Für einen ersten Blick auf ein Angebot oder eine Kalkulation entfällt damit das Herunterladen und Öffnen in einem anderen Programm.
Die Vorschau zeigt Texte, Tabellen und eingebettete Bilder. Bei Excel-Dateien können auch mehrere Arbeitsblätter angezeigt werden; Formelergebnisse werden aus den gespeicherten Werten übernommen. Vorschaubilder erleichtern das Wiedererkennen der Dateien bereits in der Übersicht. Bei großen Excel-Dateien bleibt die Erstellung dieser kleinen Vorschaubilder auf einen begrenzten Ausschnitt beschränkt, damit sie nicht die gesamte Arbeitsmappe verarbeiten muss.
Verdrehte PDF-Seiten beim Aufteilen korrigieren
Eine eingescannte Seite liegt quer, die nächste steht auf dem Kopf: Solche Korrekturen lassen sich jetzt direkt im PDF-Aufteilen-Werkzeug erledigen. Jede Seite kann in 90-Grad-Schritten nach links oder rechts gedreht werden. Die Vorschau zeigt die gewählte Ausrichtung sofort.
Beim Erzeugen der aufgeteilten Dokumente wird die Drehung übernommen. Wer einen Stapelscan ohnehin in einzelne Belege zerlegt, kann die Ausrichtung damit im selben Arbeitsgang korrigieren und spart sich den Umweg über einen externen PDF-Editor.
Berichte automatisch mit dem richtigen Zeitraum verschicken
Geplante E-Mails können jetzt Dateien und Tabellenexporte als Anhänge versenden. Damit lässt sich beispielsweise eine regelmäßig benötigte Auswertung einmal einrichten, statt sie jeden Monat neu zu filtern, zu exportieren und an eine Nachricht anzuhängen.
Datumsfilter geplanter Exporte können mit dem Ausführungsmonat mitwandern. Für monatliche Aufgaben steht außerdem der letzte Arbeitstag des Monats als Termin zur Verfügung; ein eingebundener Feiertagskalender kann dabei berücksichtigt werden. So passen Versandtermin und Berichtszeitraum besser zum tatsächlichen Arbeitsablauf.
Personal: Monatsübersichten und Krankmeldungen besser aufbereiten
Arbeitszeitberichte weisen Urlaubs- und Krankheitstage für den ausgewählten Zeitraum getrennt aus. Das erleichtert die Prüfung eines Monats, ohne die einzelnen Fehlzeiten erst selbst zusammenzählen zu müssen. Wo Personalnummern eingerichtet sind, helfen sie bei der Zuordnung der Fehlzeitenübersichten.
Mit der entsprechenden Erweiterung können Beschäftigte ihren monatlichen Arbeitszeitbericht als PDF per E-Mail erhalten. Zusätzlich lässt sich eine gemeinsame Auswertung an einen hinterlegten Empfänger für die Abrechnung senden. Eine monatliche Fehlzeitenübersicht ergänzt diese Möglichkeiten.
Auch die tägliche Pflege wird übersichtlicher: Eigene Anträge sind von der Gesamtübersicht getrennt. Bei Krankmeldungen lässt sich festhalten, ob eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt und ob es sich um einen Arbeitsunfall handelt. Der Bescheinigungsstatus kann direkt in der Liste bearbeitet werden. Korrekturen an Betriebsurlaub und der Aktualisierung des Stundenkontos nach automatischen Pausenabzügen ergänzen das Paket.
E-Rechnungen: Bestellbezug und Adressangaben vollständiger übernehmen
Die Bestellnummer des Kunden wird in der PDF-Rechnung und in den elektronischen Rechnungsdaten ausgegeben. Das erleichtert dem Empfänger die Zuordnung zu seiner Bestellung und kann Rückfragen vor der Bearbeitung vermeiden.
Weitere Firmennamen- und Adresszusätze werden vollständiger übernommen. Für Stückzahlen wird der passende Einheitencode verwendet; Netto-, Steuer- und Bruttosummen werden hinsichtlich ihrer Rundung aufeinander abgestimmt. Das verringert vermeidbare Nacharbeit beim Austausch elektronischer Rechnungen.
Rechnungen lassen sich außerdem auch dann stornieren, wenn das Buchhaltungsmodul nicht aktiviert ist. Damit bleibt dieser Arbeitsschritt auch in Anwendungen verfügbar, die nur die Rechnungserstellung nutzen.
Bankaufträge: Namensprüfung und Rückmeldungen nachvollziehbarer
Bei der SEPA-Übermittlung über FinTS wird die Empfängernamensprüfung der Bank in den Ablauf einbezogen. FOP kann auf ausstehende Prüfergebnisse warten und eine erforderliche Bestätigung anzeigen. Auch die Gerätefreigabe über die Banking-App wird vom anschließenden Zahlungsauftrag unterschieden, damit der Vorgang danach fortgesetzt werden kann.
Empfängernamen lassen sich in einer SEPA-Datei gezielt korrigieren. Ersetzte Dateien erhalten einen entsprechenden Status, und Rückmeldungen der Bank werden deutlicher am Vorgang festgehalten. Das hilft bei der Klärung einer abgelehnten Einreichung, ohne die Ursache aus einer allgemeinen Fehlermeldung erraten zu müssen. Die verfügbaren Prüfschritte hängen vom jeweiligen Bankverfahren ab.
Kampagnen und Tickets mit weniger Unterbrechungen bearbeiten
Bei Kampagnen werden Wartezeiten für Folgeaktionen korrekt als Tage berücksichtigt. Ein Abstand von 30 Tagen wird damit auch als solcher ausgeführt. Zugehörige Abläufe lassen sich zudem besser bearbeiten, während der übergeordnete Datensatz noch nicht gespeichert ist. Das erspart Zwischenschritte beim Einrichten zusammengehöriger Einstellungen.
In Tickets können Kommentare mehrere Anhänge gemeinsam aufnehmen. Fotos, Belege und eine Beschreibung bleiben dadurch bei derselben Rückmeldung. Für entsprechend konfigurierte Ticketabläufe lässt sich außerdem einschränken, wer ein Ticket bereits mit einem besonderen Status anlegen darf.
Chat: Neue Nachrichten mitbekommen und ausführlicher antworten
Browser-Benachrichtigungen lassen sich direkt im Chat aktivieren. Nach der Freigabe durch den Browser machen sie auf neue Nachrichten aufmerksam und führen zur Unterhaltung. Das hilft, wenn gerade in einer anderen Ansicht gearbeitet wird.
Nachrichten können jetzt bis zu 4.000 Zeichen enthalten. Damit passen auch eine ausführlichere Rückfrage, eine Arbeitsanweisung oder eine Fehlerbeschreibung in eine zusammenhängende Nachricht.
Kleinere Verbesserungen, die täglich helfen
Auch abseits der größeren Neuerungen wurde an vielen Stellen nachgebessert:
- Hintergrundaufgaben: Nachgelagerte Verarbeitung wird gezielter an Hintergrundprozesse übergeben. Beim Speichern müssen dadurch weniger Arbeiten unmittelbar im selben Aufruf abgearbeitet werden.
- Zugriffsschutz: Wird ein Benutzer archiviert, werden auch bestehende Anmeldesitzungen ungültig.
- Angebote: Beim Übernehmen von Positionen werden veraltete Artikeldaten zuverlässiger vermieden.
- Kalender und Datumsfelder: Verbesserungen an Kontrasten und der Verarbeitung lokalisierter Datumsangaben erleichtern die tägliche Bedienung.
- Handbücher: Neue und überarbeitete Anleitungen erläutern unter anderem die globale Suche, Kennzahlen und Kampagnenfolgeaktionen.
Fazit
FOP 1.9 verkürzt vor allem die Wege zwischen den Arbeitsschritten: Datensätze direkt aus einem Auswahlfeld öffnen, Office-Dateien im DMS prüfen, PDF-Seiten beim Aufteilen korrigieren und Monatsberichte automatisch bereitstellen. Zusammen mit den Verbesserungen bei Rechnungen, Bankaufträgen und Personalübersichten bleibt mehr Zeit für die eigentliche Bearbeitung und weniger für das Übertragen, Nachsehen und Nachbessern.
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