Dokumentenmanagement-System mit Texterkennung

Dokumentenmanagement ist momentan in aller Munde. Die Pflicht für die revisionssichere Aufbewahrung von digitalen und digitalisierten Dokumenten (inklusive dem damit erkämpften Recht zum sog. „vernichtenden Scannen“) wurde zwar schon 2015 eingeführt, ist aber gerade 2020 von vielen Wirtschaftsprüfern wieder forciert worden. Gerade 5 Jahre nach der Einführung scheinen die Kontrollen also langsam zu greifen.

Zusätzlich gibt es inzwischen viele Anbieter von Texterkennung, die eine professionelle Texterkennung anbieten.

Was genau leistet die Texterkennung?

Die Texterkennung erkennt die wichtigsten Merkmale aus einem Beleg, das sind:

• Rechnungsbetrag
• Rechnungsdatum
• Zahlungsfrist
• Adressdaten und Kontoverbindung des Lieferanten
• Enthaltene Umsatzsteuer

Dabei ordnen intelligente Algorithmen das Dokument in mehrere Bereiche ein und versuchen, deren „Bedeutung“ zu erraten. Liegt die Software einmal falsch, ist das auch kein Problem. Das fehlerhafte Dokument wird gemeldet und anschließend in die Trainingsdaten der KI mit aufgenommen.

Welche Vorteile habe ich durch die Texterkennung?

Die Texterkennung ist in erster Linie eine Zeitersparnis gegenüber dem manuellen Erfassen der Buchung. Das bedeutet:

• Buchungsdaten wie Frist und Betrag werden bereits automatisch erfasst
• Die Stammdaten des Lieferanten können vollauomatisiert in die Kreditoren-Liste aufgenommen werden
• Anhand der Stammdaten des Lieferanten können Kreditor, sowie das am häufigsten verwendete Sachkonto dieses Kreditors vorausgefüllt werden
• Ihnen als Mensch bleibt nur die Nachkontrolle und Überwachung der Buchungsvorschläge

Wie rechnet sich die automatisierte Buchhaltung?

Die automatisierte Buchhaltung startet bei ca. 0,15 Euro pro Beleg. In einem kleinen Unternehmen mit 100 Lieferanten-Belegen pro Monat belaufen sich die Kosten also auf ~15 Euro pro Monat. Eine Buchhaltungsangestellte benötigt für die Erfassung und Einbuchung der 100 Belege in etwa 1-2h. Dank des neuen Automatismus sind die Buchungen in <30min kontrolliert.

Gegenüber manueller Buchung ergibt sich somit ein Einsparungsfaktor von 2, der um so größer wird, je mehr Belege man in das System einfüttert.

Was, wenn die Texterkennung mal einen Fehler macht?

Einen Algorithmus zu entwerfen, der jede erdenkliche Art von Rechnung fehlerfrei erkennt, ist nicht leicht. Fehler sind an der Tagesordnung, können aber durch einige einfache Mechanismen leicht abgefangen werden:

Zum einen gibt es immer noch die händische Nachkontrolle: Sie betrachten das Dokument und erkennen auf den ersten Blick, ob Summe und Sachkonto stimmen. Der häufigste Fehler ist, dass einem Bereich auf dem PDF die falsche „Bedeutung“ zugewiesen wurde. Dieses Fehlermuster erkennt man leicht, wenn zum Beispiel die Summe nicht stimmt.

Zum zweiten gibt es die Möglichkeit, fehlerhaft erkannte Dokumente zu melden. Der Anbieter der Texterkennung wird sich anschließend des Belegs annehmen und diesen in die Trainingsdaten für die selbstlernende KI aufnehmen. Damit sollten Belege desselben Lieferanten in Zukunft auch korrekt erkannt werden.

Das ZugFERD-Format ist noch besser als Texterkennung, aber noch in der Zukunft angesiedelt

Noch mehr Einsparungen erhalten Sie, wenn Ihre Lieferanten Ihnen ZugFERD-Rechnungen zuschicken. Dies sind speziell präparierte PDF-Dateien, die bereits alle Daten maschinenlesbar vorhalten. Damit bezahlen Sie keine 0,15 Euro mehr für den Texterkennungsdienst, sondern der Lieferant liefert Ihnen diese Werte bereits fehlerfrei mit.

Das ZugFERD-Format wird ab November 2020 verpflichtend für alle Abrechnungen gegenüber öffentlichen Stellen. Damit haben Sie auch eine größere Chance, bereits vorgefertigte Daten auch ohne die fehlerbehaftete Texterkennung zu erhalten.

Konzern-intern lohnt sich die Einführung des neuen PDF-Formats auch: So können Kostenstellen-Nummern zwischen Lieferant und Abnehmer bereits über die Rechnung eingetragen werden und müssen nicht mehr aufwendig manuell nachgetragen werden.

Wie kann mir Launix dabei helfen, meine Buchhaltung zu verbessern?

Launix entwickelt passgenaue Software-Systeme für Ihr Unternehmen. Ihre Anforderungen an ein Dokumentenmanagement sprechen wir detailliert durch und werden gemeinsam mit unseren Entwicklern einen Lösungsvorschlag erarbeiten.

Dank unseres ausgeklügelten FOP-Systems können wir Software genau so umsetzen, wie Sie es benötigen. Dabei gehen wir sowohl auf die genauen buchhalterischen Abläufe in Ihrem Unternehmen ein, als auch auf Anbindungen und Sonderprogrammierungen.