Revisionssichere Dokumente in Software: DMS nach GoBD

Die GoBD schreibt seit dem 01.01.2015 verbindlich für alle Unternehmen strengere Archivierungspflichten, sowie Anforderungen an Software-Systeme vor.

Bis die Finanzämter GoBD-Verstöße mit Bußgeldern ahnden wird, werden noch einige Jahre vergehen. Trotzdem macht es Sinn, zu schauen, worauf man bei Neu-Systemen achten muss:

• Einmal im Computer eingelesene, buchhaltungs-relevante Daten dürfen nicht mehr gelöscht werden. Das betrifft insbesondere:
  • Datensätze aus Programmen
  • Computer-generierte Dokumente
  • daraus generierte PDF-Versionen
  • Eingescannte Dokumente
  • Ergebnisse einer eventuellen Texterkennung
• Dies gilt auch für Versionen desselben Dokuments: Alle Bearbeitungsschritte müssen nachvollziehbar bleiben
• Bei der Migration auf neue IT-Systeme muss das neue System entweder alle Daten übernehmen (mit jedem Detail) oder das Alt-System 10 Jahre aufbewahren
• Die Papierform ist nicht mehr bindend – das Papier kann vernichtet werden
• Die eingesetzte Software muss in einer sog. „Verfahrensdokumentation“ nachweisen, dass sie den Anforderungen der GoBD genügt
• Reine Papier-Unternehmen werden aus Gründen der Verhältnismäßigkeit noch geduldet. Sobald aber Daten digital vorliegen, dürfen sie nicht mehr vernichtet werden.

Für den letzten Punkt ein kleines Beispiel: Die Rechtsvorschrift lautet, dass jedes Unternehmen zu jedem Geschäftsvorfall (z.B. Verkauf einer Ware) Name und Anschrift des Geschäftspartners kennen muss. Verkauft jetzt ein Kiosk Waren gegen Bargeld, wodurch der Kunde anonym ist, ist es dem Kiosk nicht zuzumuten, Namen und Anschrift des Kunden zu notieren. Hat der Kiosk-Besitzer allerdings ein Kunden-Bindungs-Programm, durch welches er Name und Anschrift kennt, darf er die gewonnene Information zu den Einkäufen nicht mehr vernichten, sondern muss sie bei einer Steuerprüfung vorhalten.

Mit einem revisionssicheren DMS haben Sie eine GoBD-konforme Dokumenten-Ablage, die neben den rechtlichen Aspekten auch eine Arbeitserleichterung zum Wiederfinden von Dokumenten ist. Ein DMS ermöglicht neben der Ablage von Dokumenten auch deren Verknüpfung mit anderen Daten, sowie dem Hinterlegen von Hintergrund-Informationen.