In vielen Unternehmen gibt es ein System für Rechnungen.
Und ein weiteres System für Dokumente.
Beide existieren nebeneinander, oft seit Jahren.
Und beide erfüllen scheinbar ihren Zweck.
Doch genau diese Trennung wird zunehmend zum Risiko – organisatorisch, wirtschaftlich und rechtlich.
Die verbreitete Praxis: Rechnung hier, Dokument dort
Typischer Ablauf in vielen Unternehmen:
- Rechnungen werden im ERP oder in einer Rechnungssoftware erstellt
- Das PDF wird erzeugt und per E-Mail versendet
- Anschließend wird das Dokument manuell oder automatisch in ein DMS abgelegt
- Der Bezug zur Rechnung entsteht über Dateinamen, Ordner oder Schlagworte
Auf den ersten Blick wirkt das sauber.
In der Praxis entstehen jedoch genau hier die Probleme.
Das Kernproblem: Kontext geht verloren
Eine Rechnung ist mehr als ein PDF.
Sie gehört zu:
- einem Kunden
- einem Auftrag oder Angebot
- einer Leistung
- einem Zeitraum
- einer Zahlung
- eventuell einem Vertrag
Wird die Rechnung vom zugrunde liegenden Prozess getrennt, bleibt nur das Dokument übrig – nicht der Zusammenhang.
Das führt dazu, dass man zwar die Rechnung findet, aber nicht mehr sicher beantworten kann:
- warum sie entstanden ist
- was genau abgerechnet wurde
- ob sie korrekt ist
- welche Dokumente dazugehören
Warum das im Alltag teuer wird
Getrennte Systeme verursachen Kosten, die selten sichtbar sind:
- Zeitaufwand beim Suchen
- Rückfragen aus Buchhaltung oder Steuerbüro
- Unsicherheit bei Prüfungen
- Fehler bei Nachberechnungen
- Diskussionen mit Kunden
Oft merkt man das erst dann, wenn:
- eine Steuerprüfung ansteht
- ein Kunde reklamieren möchte
- ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt
- alte Vorgänge rekonstruiert werden müssen
GoBD: Pflicht erfüllt – aber reicht das?
Viele Unternehmen argumentieren:
„Unser DMS ist GoBD-konform, damit sind wir auf der sicheren Seite.“
Das stimmt – formal.
Aber GoBD fordert:
- Nachvollziehbarkeit
- Vollständigkeit
- Unveränderbarkeit
GoBD fordert keinen sinnvollen Arbeitsablauf.
Ein getrenntes DMS kann GoBD-konform sein und trotzdem:
- ineffizient
- fehleranfällig
- unübersichtlich
Rechtssicherheit ersetzt keine Struktur.
Der SOLL-Zustand: Rechnungen als Teil des Prozesses
Ein zukunftsfähiger Ansatz sieht anders aus:
- Die Rechnung entsteht aus dem Auftrag oder Angebot
- Das PDF wird automatisch erzeugt
- Das Dokument wird revisionssicher gespeichert
- Und bleibt direkt mit dem Rechnungsdatensatz verknüpft
Nicht als Datei in einem Ordner.
Sondern als Bestandteil des Vorgangs.
So ist jederzeit klar:
- welche Rechnung zu welchem Kunden gehört
- welche Leistungen zugrunde liegen
- welche Version gültig ist
- welche Zahlungen erfolgt sind
Warum ein integriertes DMS hier überlegen ist
Ein integriertes DMS arbeitet nicht neben der Rechnungssoftware, sondern mit ihr.
Das bedeutet:
- kein manuelles Ablegen
- keine doppelte Pflege
- keine Namenskonventionen
- keine Synchronisationsfehler
Dokumente entstehen automatisch dort, wo gearbeitet wird.
Rechnungen automatisch archivieren – ohne Zusatzaufwand
In einem integrierten System wird jede Rechnung:
- automatisch revisionssicher archiviert
- versioniert, wenn sie neu erzeugt wird
- mit Kunde, Auftrag und Zahlung verknüpft
Der Nutzer muss nichts „ins DMS legen“.
Das System weiß bereits, wo das Dokument hingehört.
Transparenz für Buchhaltung, Steuerberater und Unternehmen
Ein durchgängiger Zusammenhang zwischen Rechnung und Dokument bringt Klarheit:
Für die Buchhaltung:
- schnelle Auffindbarkeit
- eindeutige Zuordnung
- weniger Rückfragen
Für Steuerberater:
- konsistente Datenbasis
- saubere Belegketten
- geringerer Abstimmungsaufwand
Für Unternehmen:
- Sicherheit
- Überblick
- Vertrauen in die eigenen Zahlen
Warum Schnittstellen das Grundproblem nicht lösen
Oft wird argumentiert:
„Unser DMS ist angebunden.“
Technisch mag das stimmen.
Strukturell bleibt das Problem bestehen.
Denn:
- zwei Systeme bleiben zwei Wahrheiten
- Schnittstellen synchronisieren Daten, aber keinen Kontext
- Fehler werden nur verschoben, nicht vermieden
Integration ist mehr als Datenaustausch.
Launix: Rechnungen und Dokumente im selben System
In Launix entstehen Rechnungen, Dokumente und Archivierung im selben System.
Das bedeutet:
- jede Rechnung ist ein Datensatz
- jedes Rechnungs-PDF ist automatisch verknüpft
- jede Version bleibt nachvollziehbar
- alle Dokumente sind revisionssicher gespeichert
Das DMS ist kein Zusatzmodul, das bedient werden muss.
Es ist die stille Infrastruktur, die Ordnung schafft.
Fazit: Getrennte Systeme sind ein unnötiges Risiko
Ein DMS, das losgelöst von Rechnungen arbeitet, ist heute nicht mehr zeitgemäß.
Es erfüllt vielleicht formale Anforderungen –
verursacht aber unnötige Komplexität.
Ein integriertes System hingegen:
- reduziert Aufwand
- erhöht Sicherheit
- schafft Transparenz
- und macht Unternehmen langfristig robuster
Wer Rechnungen ernst nimmt, sollte auch ihre Dokumente ernst nehmen –
und beides nicht voneinander trennen.
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