Digitalisierung in der Steuerkanzlei

Vielen Steuerberatern ist die Wichtigkeit der Digitalisierung absolut bewusst – nur fehlt der richtige Ansatz, diese auch zum Wohle der Mandanten umzusetzen.

Zuerst einmal sollte geklärt werden, welche Probleme die Digitalisierung überhaupt lösen soll. Immerhin gibt es den etablierten Papier-Prozess: Mandant schickt monatlich einen Bündel Belege an den Steuerberater, dieser bucht und schickt das Papier zurück. Übrig bleibt ein Belegstapel beim Mandanten und ein Buchungsstapel beim Steuerberater.

Und genau da sehen wir den ersten Verbesserungsansatz: Der Steuerberater gibt die Belege wieder an den Mandanten zurück und hat somit keine Möglichkeit, „mal schnell“ Buchungen für Belege nachzukorrigieren oder anders zu verbuchen, wenn er Details zum Sachverhalt erfährt.

Am anderen Ende der Poststrecke gibt es ein ähnliches Problem: Der Mandant hat seine Belege abgegeben, hat aber keinen Überblick über getätigte Buchungen. Während der Steuerberater auf den Daten beliebige Auswertungen wie z.B. BWA, Bilanz usw. fahren kann, muss der Mandant jede Auswertung separat abfragen.

Bei solch schlechter Kommunikation braucht man mit Kostenstellen/Kostenträgerrechnung gar nicht erst anfangen. Oft scheitern einfache E-Mail Anfragen schon daran, dass sie einfach vom Sachbearbeiter „vergessen“ werden, da dieser z.B. durch einen Anruf abgelenkt war.

Ein weiteres Problem ist die Rechtssicherheit. Woher soll man wissen, dass ein Mandant den Belegstapel nach dem Rücksenden auch 1:1 so archiviert? Gibt es eine verdächtige Buchung, die zwar gebucht wurde, als Beleg aber „verschwunden“ ist, wie soll der Steuerberater beweisen, dass er aufgrund eines Belegs gebucht hat und sich die Buchung nicht „ausgedacht“ hat?

Will man nun eine digitale Lösung anschaffen, muss diese, um Akzeptanz zu erreichen, in der Lage sein, diese Probleme zu lösen.

Wir von Launix haben eine Software namens „Launix DigitalBuch“ entwickelt. Sie löst viele dieser Probleme und ermöglicht Ihnen rechtssicheres Arbeiten:

• Der Mandant
  • übergibt seine Belege an ein Dokumentenmanagementsystem
  • Die Übergabe erfolgt entweder durch Upload, durch Senden an eine präparierte E-Mail-Adresse (z.B. rechnungseingang@) oder durch Scan mit einem netzwerkfähigen Scanner
  • Der Mandant gibt die Belege vor Übergabe an den Steuerberater frei
  • Die Software unterstützt den Mandanten zusätzlich bei der Erstellung von Sammelüberweisungen aus Forderungen
• Der Steuerberater
  • bekommt tagaktuell Belege
  • bucht für die Buchhaltung freigegebene Belege ins Datev-Schema ein
  • lädt den fertigen Buchungsstapel in seine Datev-Software und kann die Auswertungen fahren
  • kann bei Bedarf wieder das Dokumentenarchiv für Belege konsolidieren

Zusätzlich können Sie von uns das Ticketsystem erwerben, welches Sie nie wieder eine Aufgabe – sei es die Bearbeitung einer E-Mail, einen Abschluss oder sonstiges – vergessen lässt.