Verträge digital verwalten und automatisch abrechnen

Warum viele Unternehmen Geld verlieren, obwohl alles „geregelt“ ist

Fast jedes Unternehmen arbeitet mit Verträgen.

Dienstleistungsverträge.
Wartungsverträge.
Mietverträge.
Arbeitsverträge.
Rahmenverträge.

Und trotzdem haben viele Unternehmen keinen sauberen Überblick darüber:

welche Verträge aktiv sind
welche Leistungen daraus entstehen
welche Beträge regelmäßig abgerechnet werden müssten
und wo Fristen oder Laufzeiten enden

Das Problem liegt selten im Vertrag selbst.
Es liegt in der Art, wie Verträge verwaltet werden.

Die IST-Situation: Verträge sind da – aber sie arbeiten nicht

Typische Realität in vielen Unternehmen:

Verträge liegen als PDF im Dateisystem
Laufzeiten werden in Kalendern erinnert
Abrechnungen werden manuell angestoßen
Dauerrechnungen werden „nicht vergessen“ – hoffentlich
Änderungen werden separat dokumentiert

Verträge existieren –
aber sie sind passiv.

Ein Vertrag ist dabei eigentlich viel mehr als ein Dokument.
Er ist eine wirtschaftliche Vereinbarung, aus der regelmäßig Leistungen und Umsätze entstehen.

Warum klassische Vertragsverwaltung nicht ausreicht

Viele Unternehmen nutzen für Verträge:

Ordnerstrukturen
DMS ohne Logik
Textverarbeitung
einfache Vertragslisten

Das hilft beim Ablageproblem, aber nicht beim Abrechnungsproblem.

Denn klassische Vertragsverwaltung beantwortet nicht:

Welche Verträge erzeugen regelmäßige Umsätze?
Welche Rechnungen müssten diesen Monat erstellt werden?
Welche Vertragsänderung wirkt sich auf welche Abrechnung aus?
Welche Kundenverträge sind wirtschaftlich sinnvoll?

Ohne diese Antworten bleiben Verträge reine Dokumente.

Der entscheidende Perspektivwechsel: Verträge als Prozess

Ein moderner Umgang mit Verträgen bedeutet:

Verträge sind strukturierte Datensätze
Vertragsinhalte steuern Prozesse
Abrechnung entsteht automatisch
Änderungen sind nachvollziehbar
Dokumente sind nur ein Teil des Ganzen

Der Vertrag wird vom statischen PDF zum aktiven Steuerungselement.

Der SOLL-Zustand: Vertrag → Leistung → Rechnung

Ein sinnvoller Zielzustand sieht so aus:

Ein Vertrag wird digital angelegt
Laufzeiten, Parameter und Abrechnungsregeln sind strukturiert hinterlegt
Der Vertrag erzeugt automatisch abrechenbare Leistungen
Rechnungen entstehen ohne manuelle Zwischenschritte
Alle Dokumente sind revisionssicher verknüpft

Alles in einem System, ohne Medienbruch.

Was ein digitales Vertragsmanagement leisten muss

Ein Vertragsmanagement-System sollte mehr können als Ablage:

Vertragsvorlagen mit Platzhaltern
Strukturierte Vertragsparameter
Laufzeiten, Fristen und Status
Verknüpfung mit Kunden
automatische oder unterstützte Abrechnung
Dokumentation aller Änderungen
Verknüpfung mit Rechnungen und DMS

Nur dann wird aus Verwaltung Wertschöpfung.

Vertragsmanagement in Launix: mehr als Dokumente

Das Vertragsmanagement in Launix ist kein isoliertes Modul.
Es ist direkt mit Kunden, Abrechnung und Dokumentenmanagement verbunden.

Ein Vertrag besteht nicht nur aus Text, sondern aus:

Vertragsart
Vertragsparteien
Laufzeiten
Abrechnungslogik
individuellen Parametern

Diese Struktur macht den Unterschied.

Vertragsvorlagen: einmal sauber, immer konsistent

In Launix werden Verträge auf Basis von Vorlagen erstellt.

Diese Vorlagen enthalten:

den Vertragstext
definierte Platzhalter
strukturierte Parameter

Beim Erstellen eines konkreten Vertrags werden diese Parameter mit Werten gefüllt –
zum Beispiel:

Laufzeit
Vergütung
Leistungsumfang
Fristen
besondere Vereinbarungen

So entsteht:

Konsistenz
Nachvollziehbarkeit
weniger Fehler

Verträge automatisch abrechnen – ohne Vergessen

Ein zentraler Vorteil:

Verträge können so definiert werden, dass sie regelmäßige Rechnungen erzeugen.

Typische Anwendungsfälle:

Wartungsverträge
Servicepauschalen
Mietverträge
Abonnements
Rahmenverträge

Die Abrechnung:

folgt den Vertragsdaten
erscheint automatisch in der Umsatzvorschau
kann geprüft und freigegeben werden
wird direkt fakturiert

Kein Kalender, keine Excel-Liste, kein Risiko.

Änderungen bleiben nachvollziehbar

Verträge ändern sich:

Preise
Laufzeiten
Leistungsumfang

In Launix bleibt jede Änderung nachvollziehbar:

Vertragsstatus
Versionen
hinterlegte Dokumente
zeitliche Gültigkeit

So ist jederzeit klar:

welcher Stand galt
welche Rechnung woraus entstanden ist

Das ist nicht nur praktisch, sondern auch rechtlich relevant.

Transparenz für Unternehmen und Kunden

Ein integriertes Vertragsmanagement schafft Klarheit:

Intern:

Welche Verträge laufen aktuell?
Welche Umsätze sind vertraglich gesichert?
Welche Verträge laufen bald aus?
Welche Leistungen werden regelmäßig erbracht?

Extern:

nachvollziehbare Rechnungen
klare Bezugnahme auf Vertragsgrundlagen
weniger Rückfragen
mehr Vertrauen

Warum getrennte Systeme langfristig riskant sind

Viele Unternehmen trennen:

Vertragsverwaltung
Abrechnung
Dokumente

Das führt zu:

doppelter Pflege
Inkonsistenzen
vergessenen Rechnungen
rechtlichen Grauzonen

Ein integriertes System reduziert:

Komplexität
Aufwand
Fehler
Abhängigkeiten

Für wen eignet sich digitales Vertragsmanagement besonders?

Dienstleistungsunternehmen
Service- und Wartungsbetriebe
Vermieter
IT- und Softwareanbieter
Agenturen
Unternehmen mit wiederkehrenden Umsätzen

Überall dort, wo Verträge regelmäßig Geld erzeugen sollten.

Fazit: Verträge sollten für Sie arbeiten – nicht umgekehrt

Verträge sind kein notwendiges Übel.
Sie sind ein wirtschaftliches Steuerungsinstrument.

Wer Verträge nur ablegt, verschenkt Potenzial.
Wer sie strukturiert verwaltet und automatisch abrechnet, gewinnt:

Sicherheit
Transparenz
Zeit
Umsatz

Genau dafür wurde das Vertragsmanagement von Launix entwickelt:
als Teil eines zentralen Unternehmenssystems, nicht als isolierte Lösung.

Wenn Sie Verträge nicht nur verwalten, sondern aktiv nutzen wollen, lohnt sich ein genauer Blick.

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