2023 erweitert sich die Pflicht zum Führen des Arbeitszeitnachweis von Mini- und Midijobbern nun auch auf Vollzeitangestellte. Damit ist de-Facto das Ende der Vertrauensarbeitszeit besiegelt.

Pflicht besteht schon immer, Gerichtsurteil des BAG im September 2022

Bereits am 13. September 2022 urteilte das Bundesarbeitsgericht (BAG) (1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Arbeitszeiterfassung einführen müssen. Am 3. Dezember 2022 wurden dann die Entscheidungsgründe des BAG veröffentlicht.

ArbSchG
§ 3 Grundpflichten des Arbeitgebers
(1) Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Maßnahmen des Arbeitsschutzes unter Berücksichtigung der Umstände zu treffen, die Sicherheit und Gesundheit der Beschäftigten bei der Arbeit beeinflussen. Er hat die Maßnahmen auf ihre Wirksamkeit zu überprüfen und erforderlichenfalls sich ändernden Gegebenheiten anzupassen. Dabei hat er eine Verbesserung von Sicherheit und Gesundheitsschutz der Beschäftigten anzustreben.

(2) Zur Planung und Durchführung der Maßnahmen nach Absatz 1 hat der Arbeitgeber unter Berücksichtigung der Art der Tätigkeiten und der Zahl der Beschäftigten
1. für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen sowie
2. Vorkehrungen zu treffen, daß die Maßnahmen erforderlichenfalls bei allen Tätigkeiten und eingebunden in die betrieblichen Führungsstrukturen beachtet werden und die Beschäftigten ihren Mitwirkungspflichten nachkommen können.

(3) Kosten für Maßnahmen nach diesem Gesetz darf der Arbeitgeber nicht den Beschäftigten auferlegen.

In dem Fall legt das Gericht aus, dass die Erfassung der Arbeitszeiten grundlegender Bestandteil des Arbeitsschutzes ist, da nur so die Verhinderung von unzulässigen Überstunden oder zu kurzen Ruhephasen gewährleistet werden kann.

Betriebs-Standardsoftware enthält oft keine HR-Module

Die meisten Betriebe setzen Software ein, die sich zwar um deren Büro kümmert – Rechnungen, Angebote, Lieferscheine – aber keine Personal-Funktionen beinhalten.

Damit entsteht eine Lücke, die meist mit Extra-Software gefüllt wird. Zeiterfassungssysteme gibt es in allen Farben und Formen: Als Excel-Tool, als App fürs Handy, als Stechuhr usw.

Wir von Launix bieten unser Personal-System modular an, das heißt: Sie nutzen es entweder als Extra-Software oder im Paket mit unserem Angebot/Rechnung/Lieferschein-System ein. Sie können außerdem sowohl PC-Arbeitsplätze, als auch Handy-App, sowie Chip-Stechuhr parallel benutzen – je nachdem, wie Ihre Mitarbeiter jeweils arbeiten.

Kontrolldichte bisher ungewiss

Momentan ist nicht klar, in welcher Kontrolldichte die Stichproben zukünftig durchgeführt werden. Es ist nicht davon auszugehen, dass jetzt massenhaft Unternehmen „auffliegen“ werden, die keine Arbeitszeit führen. Trotzdem sollte man vorbereitet sein und die Arbeitszeiten bereits aktiv dokumentieren, denn die Kontrollen beziehen sich nicht darauf, ob ein System existiert, sondern ob die Arbeitszeiten auch tatsächlich dokumentiert wurden.

Prosopiko – Mehr als nur Zeiterfassung; Digitale Personalakte und Dokumentenmanagement

Prosopiko ist unser Standalone-Personalsystem. Es entstand aus der Situation, dass wir in unserem ERP-Produkt zwar sehr gute Personal-Module anbieten, aber die meisten Unternehmen bereits ein ERP-System eingeführt haben und nicht so schnell wechseln können.

Aus diesem Grund entwickelten wir „prosopiko“ – die Standalone-Personal-Software. Sie enthält folgende Wahlmodule:

• Digitale Personalakte (Personalfragebogen usw.)
• Dokumentenmanagement
• Zeiterfassung
• Schichtplanung
• Fuhrpark
• Vertragsmanagement

Damit lassen sich folgende Dinge erledigen:

Digitale Personalakte und Dokumentenmanagement

Überall fallen Dokumente an – sei es durch Scan, durch E-Mails oder dass man sie erstellt. Das Dokumentenmanagement verwaltet die Dokumente und sortiert sie in Kategorien oder zu Mitarbeitern ein.

In der digitalen Personalakte haben Sie also Zugriff auf sämtliche Dokumente, die mit dem Mitarbeiter zu tun haben. Zusätzlich haben wir eine sehr umfangreiche Stammdaten-Maske.

Damit haben Sie den vollen Überblick über die Stammdaten, sowie die einzelnen Beschäftigungsabschnitte.

Mit unserem Verlauf-System können Sie auch Änderungen an Daten dokumentieren und korrekt verarbeiten. Hier ein paar Beispiele für Werte, die sich zeitlich ändern können:

• Name
• Vorname
• Geschlecht
• Wöchentliche Arbeitszeit
• Urlaubsanspruch
• Gehalt

Fuhrpark

Im Fuhrparkmodul können Sie Ihre Fahrzeuge verwalten, sowie an TÜV-Termine erinnert werden, Dokumente zu den Fahrzeugen hochladen und Fahrtenbücher schreiben.

Die Fahrzeuge können einzelnen Mitarbeitern oder Mitarbeiter-Teams zugewiesen werden. Mitarbeiter, die keine Fuhrpark-Manager sind, können dann nur auf den ihnen zugewiesenen Autos Fahrtenbücher schreiben.

Vertragsmanagement

Im Vertragsmanagement kann man sich Vorlagen für Arbeitsverträge, Arbeitsvertrag-Änderungsverträge und vieles mehr anlegen. Somit ist die Einstellung eines neuen Mitarbeiters nur noch wenige Klicks entfernt.

Das Vorlagen-System arbeitet dabei mit sogenannten „Parametern“, das heißt, es gibt einen „Grundvertrag“ und dieser hat noch gewisse Platzhalten, wie zum Beispiel das Brutto-Gehalt oder die Anzahl Wochenstunden. Beim Anlegen eines Vertrags müssen dann nur noch diese Parameter mit Werten befüllt werden – fertig ist das gelayoutete PDF.

Kommen Sie mit uns in Kontakt

Zum einen finden Sie weitere Infos zum Thema Prosopiko Personalsoftware auf der entsprechenden Website.

Suchen Sie gute Software, die man modular zusammensetzen kann und auch auf Ihre Bedürfnisse kostengünstig anpassen kann? Dann melden Sie sich bei uns. Hier können Sie erst mal etwas Lesestoff herunterladen: