Viele kleinere Unternehmen haben Ihre Lohnbuchhaltung an externe Dienstleister ausgelagert. Damit können Mitarbeiter effektiver für das eigene Unternehmen eingesetzt werden. Zudem sind für die Tätigkeit in der Lohnbuchhaltung spezielle Qualifikationen nötig.
Trotzdem entsteht immer noch ein gewisser Aufwand. Urlaubsscheine, Krankmeldungen, Arbeitszeitnachweise, all diese Unterlagen müssen zeitnah und fristgerecht an das Lohnbüro übermittelt werden.
Gerade Krankmeldungen sollten pünktlich zum Lohnbüro. Dies kann in einem KMU öfters anfallen, denn Krankenscheine werden ja nicht gesammelt übergeben. Also, jeden Krankenschein einzeln in einen Briefumschlag und zur Post, denn nicht immer ist das zuständige Lohnbüro auch vor Ort. Das alles kostet nicht nur Porto sondern auch Zeit – oft mehrfach im Monat.
Vom Lohnbüro übermittelte Unterlagen (sei es per Post oder E-Mail) müssen dann wieder archiviert, eventuell vorher gescannt und weitergeleitet werden.
Da hat das Sekretariat viele zusätzliche Aufgaben und muss stets den Überblick behalten.
Aber auch im Lohnbüro selbst müssen viele Aufgaben gemanagt werden. Postalisch eingehende Belege werden gescannt und dem jeweiligen Mandanten zugeordnet. Gehen Belege per E-Mail ein, erfordert dies ebenfalls eine entsprechende Weiterbearbeitung. Fragt ein Mandant per E-Mail irgendetwas an, muss man dies erst dem zuständigen Mitarbeiter zuordnen, ehe eine Bearbeitung erfolgen kann.
Die monatlich erstellen Lohn- und Gehaltsscheine werden entweder ausgedruckt und postalisch versendet oder als PDF per E-Mail an den Mandanten zugestellt.
Viele dieser Aufgaben sind zeitaufwändig und eine Quelle für Fehler. Vom Datenschutz wollen wir dabei noch gar nicht reden.
Würde das Lohnbüro ein passendes Portal mit Ticketsystem nutzen, hätte dies Vorteile für beide Seiten.
- Informationen an das Lohnbüro erreichen sofort den zuständigen Mitarbeiter, jeder Mandant ist einem Mitarbeiter zugeordnet
- Urlaubsscheine, Krankmeldungen und Arbeitszeitnachweise können direkt als Datei an das Lohnbüro gesendet werden
- das Lohnbüro stellt die monatlichen Abrechnungsunterlagen in einem geschützten Bereich zum Download bereit
- das Lohnbüro bietet eine SEPA-Datei für die monatliche Lohn- und Gehaltszahlung an
Möchten Sie mehr über Ticketsysteme und ihre Nutzungsmöglichkeiten erfahren, so nehmen Sie mit uns Kontakt auf.
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