FOP 1.8: Ladebalken, bessere E-Rechnungen und neue PDF-Werkzeuge

Mit FOP 1.8 wurden viele Stellen verbessert, an denen Anwender bisher warten, prüfen oder nacharbeiten mussten. Das Release bringt sichtbare Fortschrittsanzeigen für lange Vorgänge, sauberere elektronische Rechnungen, bessere Werkzeuge im Dokumentenmanagement und angenehmere Tabellenbedienung.

Ladebalken für Uploads, Exporte und lange Vorgänge

Beim Hochladen großer Dateien sieht der Anwender jetzt einen Ladebalken. Das ist besonders bei großen PDFs, Bilddateien oder mehreren Dokumenten wichtig: Man erkennt sofort, ob der Upload noch läuft und wie weit er bereits ist.

Auch andere lange Vorgänge zeigen ihren Fortschritt deutlicher. Dazu gehören zum Beispiel:

• Datei-Uploads
• Datei-Downloads
• Importe
• Tabellenexporte
• PDF-Sammeldownloads
• Spreadsheet-Exporte
• PDF-Importe in Vorgängen
• Versand größerer Kampagnen-Mails

Die Fortschrittsanzeige bleibt auch sichtbar, wenn man in der Software an anderer Stelle weiterarbeitet. Unterstützte Vorgänge können außerdem abgebrochen werden. Wenn ein falscher Export gestartet wurde oder ein Upload nicht mehr gebraucht wird, muss man nicht warten, bis er fertig ist.

Elektronische Rechnungen mit weniger Nacharbeit

Bei XRechnung und ZUGFeRD wurden mehrere konkrete Rechnungsdetails verbessert. Das betrifft vor allem Daten, die bei der Prüfung durch Kunden, Buchhaltung oder externe Portale auffallen können.

Verbessert wurden unter anderem:

• IBAN und BIC des Zahlungsempfängers
• abweichender Kontoinhaber
• Zahlungsdaten in eingehenden und ausgehenden XRechnungen
• Steuerkategorien und EU-Befreiungsgründe
• Einheitencodes nach UNECE, zum Beispiel für Arbeitsgang und Fahrt
• PDF/A-3 für ZUGFeRD-Rechnungen
• Einbettung der XML-Datei mit korrektem Dateinamen

XRechnung und ZUGFeRD werden außerdem konsistenter aus denselben Rechnungsdaten erzeugt. Dadurch sinkt die Gefahr, dass PDF und elektronische Rechnungsdatei unterschiedliche Informationen enthalten.

PDF-Dateien direkt im DMS zusammenführen

Im Dokumentenmanagement können PDF-Dateien jetzt direkt zusammengeführt werden. Wer mehrere einzelne Dokumente zu einer gemeinsamen PDF-Datei bündeln muss, kann das ohne externes Werkzeug erledigen.

FOP bietet PDF-Aktionen außerdem nur noch dort an, wo sie sinnvoll sind. Eine PDF-Zusammenführung wird also nicht bei ungeeigneten Dateitypen angeboten. Das reduziert Fehlklicks und macht die Bedienung klarer.

Auch der Upload im DMS wurde verbessert:

• Duplikate im Multi-Upload werden markiert, statt einfach zu verschwinden.
• Beim direkten Upload werden bereits bekannte Dateien zuverlässiger behandelt.
• Nach Dateimigrationen laden Bilder und PDFs stabiler.
• Beim Upload großer Dateien sieht der Anwender den Fortschritt.

Tabellenfilter zeigen genauer, was passiert

Tabellenfilter wurden verständlicher. Wenn ein Suchfeld Platzhalter unterstützt, zeigt die Oberfläche den Hinweis auf * als Wildcard. Anwender können also gezielt nach Teilen eines Textes suchen, statt mehrere Suchversuche zu machen.

Auswahllisten in Filtern zeigen nur noch Werte aus den aktuell sichtbaren Einträgen. Wenn eine Liste bereits eingeschränkt wurde, passen sich die weiteren Filter besser daran an. Das macht die Suche in großen Tabellen nachvollziehbarer.

Auch die Bedienung großer Tabellen wurde verbessert: lange Listen scrollen stabiler, und Popups lassen sich zuverlässiger schließen.

Bessere Bedienung bei Ordnern und Galerien

Ordneransichten lassen sich per Ziehen und Ablegen sortieren. Dadurch können Anwender Reihenfolgen direkt in der Ordner-Ansicht anpassen, ohne auf die “Tabellen-Ansicht” wechseln zu müssen.

In Galerien öffnet ein Rechtsklick das Kontextmenü. Das passt besser zu der Art, wie viele Nutzer mit Bildern und Dokumenten arbeiten.

Personal: Fehlzeiten gesammelt bearbeiten

Im Personalbereich können zu genehmigende Fehlzeiten gesammelt in einer tabellarischen Ansicht bearbeitet werden. Das hilft besonders, wenn mehrere Urlaubs- oder Krankheitsanträge geprüft werden müssen.

Auch Urlaubskonten, Stundenkonten und Arbeitszeiten wurden genauer abgesichert:

• Urlaubskonten zeigen Anspruch, genommene Tage und Resturlaub nachvollziehbarer.
• Fehlzeit-Tage werden bei Krankheit und Urlaub zuverlässiger berechnet.
• Änderungen am Anfangssaldo lösen die Neuberechnung des Stundenkontos aus.
• Arbeitszeitbuchungen lesen den Saldo aus der zentralen Mitarbeiterkonto-Logik.
• Die Pausenberechnung wurde mit Blick auf typische ArbZG-Fälle geprüft.

Mehrsprachige Oberflächen werden einheitlicher

Viele Begriffe wurden in mehreren Sprachen ergänzt oder vereinheitlicht. Das betrifft unter anderem CRM, ERP, Tickets, Personal, Benachrichtigungen, Einkaufs- und Verkaufsprozesse.

Für Anwender bedeutet das: weniger gemischte Sprache in Formularen, Menüs und Anleitungen. Für internationale Teams wird die Oberfläche dadurch konsistenter.

Kleinere Verbesserungen, die täglich helfen

Neben den großen Punkten gibt es viele Detailverbesserungen:

• Datei-Downloads zeigen den Dateinamen klarer an.
• Dropdowns markieren ungültige Eingaben verständlicher.
• Create-Buttons übernehmen nicht mehr versehentlich alte Suchbegriffe in neue Formulare.
• PDF-Vorschauen lassen sich zuverlässiger schließen.
• Formularreiter lassen sich bei langen Reiterlisten besser bedienen.
• Browser-Autovervollständigung kann für einzelne Felder deaktiviert werden.

Fazit

FOP 1.8 macht mehrere tägliche Arbeiten konkreter und kontrollierbarer: Der Anwender sieht beim Upload großer Dateien einen Fortschritt, kann lange Vorgänge besser verfolgen, PDFs direkt im DMS zusammenführen und elektronische Rechnungen mit weniger Nacharbeit erzeugen.

Das Release richtet sich damit vor allem an Teams, die viele Dokumente, Rechnungen, Importe, Exporte und Personalvorgänge direkt im System bearbeiten.