Die meisten Kalkulationen werden mit Excel erledigt. In eine Kalkulationstabelle werden Zahlen eingetragen, die anschließend den Preis für das Angebot an den Kunden ausrechnet.

Die Grenzen von Excel

Spätestens bei der Kalkulation von Baugruppen stößt Excel an seine Grenzen. Eine Baugruppe besteht aus mehreren Komponenten, die einzeln kalkuliert werden. Anschließend werden die Kosten aufaddiert.

In Excel müsste man nun für eine Baugruppe aus 5 Komponenten 6 Kalkulations-Blätter anlegen: 5 Einzelkomponenten, sowie die Baugruppe, die die Kosten der Komponenten aufaddiert. Will man nun dem Kunden mehrere Stückzahlen vorkalkulieren, muss man jeweils in allen 5 Einzelkomponenten die Menge anpassen, den Preis in die 6. Kalkulation übernehmen und dort die Summe ausrechnen lassen.

Als Vorlage lässt sich das schwer realisieren – denn wer weiß schon, wie viel Elemente eine Baugruppe maximal haben kann? Und auch ist bei mehreren Kalkulationsblättern die Gefahr groß, dass man beim Anpassen der Menge ein einzelnes Blatt übersieht. Verkalkuliert man sich bei größeren Projekten, wird das teuer.

Ausweg: Die individuell programmierte Web-Anwendung

Mit einer Web-Anwendung könnten Sie sich Ihre Kalkulation in Programm-Code gießen lassen. Komplexe Kalkulationen wie Baugruppen könnten Sie einfach in Software abbilden. Das reduziert die IT-Handarbeit enorm und reduziert Fehler. Mit einer Web-Anwendung könnten Sie zudem Praktikanten oder normale Mitarbeiter kalkulieren lassen, ohne dass diese etwas kaputt machen können. Das Firmenwissen ist nicht mehr an Mitarbeiter gebunden, sondern in Ihrer Firmen-Software verankert.

Topping: Datenbank-Anbindung für erfolgreiche Daten-Verknüpfung

Nun steht Ihr Kalkulator – doch kann nur Daten berechnen und noch nicht speichern. Mit einer Firmen-Datenbank wären Sie in der Lage, die Kalkulations-Daten so abzulegen, dass sie mit dem Kunden, dem Auftrag oder dem Lieferschein verknüpft sind.

Interessant ist das Aufbewahren der Kalkulations-Daten auch für die Nachkalkulation: Überprüfen Sie Ihre Preise stetig, um Verluste bei falsch kalkulierten Aufträgen zu vermeiden.