Baugruppen kalkulieren

Die meisten Kalkulationen werden mit Excel erledigt. In eine Kalkulationstabelle werden Zahlen eingetragen, die anschließend den Preis für das Angebot an den Kunden ausrechnet.

Die Grenzen von Excel

Spätestens bei der Kalkulation von Baugruppen stößt Excel an seine Grenzen. Eine Baugruppe besteht aus mehreren Komponenten, die einzeln kalkuliert werden. Anschließend werden die Kosten aufaddiert.

In Excel müsste man nun für eine Baugruppe aus 5 Komponenten 6 Kalkulations-Blätter anlegen: 5 Einzelkomponenten, sowie die Baugruppe, die die Kosten der Komponenten aufaddiert. Will man nun dem Kunden mehrere Stückzahlen vorkalkulieren, muss man jeweils in allen 5 Einzelkomponenten die Menge anpassen, den Preis in die 6. Kalkulation übernehmen und dort die Summe ausrechnen lassen.

Als Vorlage lässt sich das schwer realisieren – denn wer weiß schon, wie viel Elemente eine Baugruppe maximal haben kann? Und auch ist bei mehreren Kalkulationsblättern die Gefahr groß, dass man beim Anpassen der Menge ein einzelnes Blatt übersieht. Verkalkuliert man sich bei größeren Projekten, wird das teuer.

Ausweg: Die individuell programmierte Web-Anwendung

Mit einer Web-Anwendung könnten Sie sich Ihre Kalkulation in Programm-Code gießen lassen. Komplexe Kalkulationen wie Baugruppen könnten Sie einfach in Software abbilden. Das reduziert die IT-Handarbeit enorm und reduziert Fehler. Mit einer Web-Anwendung könnten Sie zudem Praktikanten oder normale Mitarbeiter kalkulieren lassen, ohne dass diese etwas kaputt machen können. Das Firmenwissen ist nicht mehr an Mitarbeiter gebunden, sondern in Ihrer Firmen-Software verankert.

Topping: Datenbank-Anbindung für erfolgreiche Daten-Verknüpfung

Nun steht Ihr Kalkulator – doch kann nur Daten berechnen und noch nicht speichern. Mit einer Firmen-Datenbank wären Sie in der Lage, die Kalkulations-Daten so abzulegen, dass sie mit dem Kunden, dem Auftrag oder dem Lieferschein verknüpft sind.

Interessant ist das Aufbewahren der Kalkulations-Daten auch für die Nachkalkulation: Überprüfen Sie Ihre Preise stetig, um Verluste bei falsch kalkulierten Aufträgen zu vermeiden.

Ein erfolgreicher Arbeitstag bei Launix

Diesen Freitag waren wir im Haus Gertrud, um den Bildschirm aufzubauen. Der Kunde war zufrieden, hatte noch einige Verbesserungswünsche, die wir in Launix-Manier aufgenommen haben und demnächst umsetzen werden. Doch im Büro wartete dann ein Folgeauftrag: Es sollten zwei E-Mail-Listen mit tausenden Einträgen verglichen werden.

Regelmäßig zig Stunden Arbeit durch IT-Handarbeit

Regelmäßig zig Stunden Arbeit durch IT-Handarbeit waren vorher notwendig: Es gab zwei Verteiler-Email-Listen. Aus der einen trugen sich die Leser ein- und aus; die andere Liste musste damit synchronisiert werden. Zusätzlich war die Datenbasis relativ unrein: Doppelte Datensätze und verschiedene Schreibweisen der E-Mail (nur E-Mail, Name und E-Mail in Klammern). Diese Listen von Hand zu synchronisieren hieß, diese in eine Excel-Tabelle einzulesen und über die Such-Funktion die Adressen einzeln herauszufischen.

Schnell war ein Auftrag über 1 Stunde Programmierung vor Ort ausgehandelt, um den Prozess zu automatisieren. Es wurde ein Programm angefertigt, in das man die beiden E-Mail-Listen eingibt. Anschließend werden die Daten bereinigt, Dupletten entfernt und die beiden Listen verglichen. Dabei kommt der sogenannte Merge-Sort-Algorithmus zum Einsatz: Die beiden E-Mail-Listen werden sortiert und anschließend alphabetisch verglichen. Der Algorithmus fängt an, beide Listen synchron zu durchlaufen. Dabei wird mit den alphabetisch niedrigsten Einträgen begonnen: Ist der Eintrag in der linken Liste alphabetisch „kleiner“ als der der Rechten Seite, so ist der Eintrag der linken Liste eine „aus der Liste entfernte“ E-Mail-Adresse. Der Zeiger auf der linken Seite rutscht einen Eintrag weiter. Ist dagegen der Eintrag auf der rechten Seite alphabetisch „kleiner“, handelt es sich bei dem Eintrag aus der rechten Seite um eine „in die Liste hinzugekommenen“ E-Mail-Adresse. In diesem Fall rutscht man anschließend den Zeiger auf der rechten Seite einen Eintrag weiter. Entsprechen hingegen in der linken und rechten Liste beide Einträge derselben E-Mail-Adresse, handelt es sich um eine Adresse, die in der Liste bleibt. Hier rutscht man auf beiden Seiten einen Eintrag weiter. Das ganze wiederholt man so oft, bis die beiden Listen synchron abgearbeitet sind. Als Ergebnis bekommt man zwei neue Listen: Die Liste der entfernten E-Mails und die Liste der hinzugekommenen E-Mails.

Viele Aufträge schlummern in den Firmen

Beispiele wie dieses gibt es überall: IT-Handarbeit, die optimiert werden kann. Doch niemand spricht diese Probleme an, wenn sich keine Gelegenheit bietet.

Deshalb: Fassen Sie sich ein Herz, klicken Sie auf Kontakt und machen Sie der nervigen Datenarbeit ein Ende.

Warum korrekte Kalkulation so wichtig ist

Wie händeln Sie Ihre Kalkulation im Unternehmen? Eher lax? Oder rechnen Sie jedes Strich und Komma ab?

Firmen, die nicht kalkulieren wollen, verlieren Aufträge

Einmal wollte ich eine Ware kaufen, aber zusätzlich eine Individualisierungs-Dienstleistung in Anspruch nehmen. Mein Kaufwunsch wurde abgelehnt mit der Begründung „das würde für Sie zu viel kosten“.

Warum kümmerte die Verkäuferin das? Warum hat sie mir nicht einfach verkauft? Ich wollte doch kaufen! Warum hat sie nicht einfach im Kopf gerechnet, wieviel Aufwand das für sie bedeuten würde und schlägt mir diesen Preis vor? Meist bin ich dann so dreist und frage nach: „kennen Sie denn einen Dienstleister, der das anbieten würde, was Sie nicht können?“.

Kalkulation – einfach oder detailliert?

Vereinfachungen sind gut und nützlich. Sie helfen, Dinge beherrschbar zu halten. Doch in einer Kalkulation muss man bei Vereinfachungen vorsichtig sein. Es gibt Firmen, die sehr einfach kalkulieren können: Dienstleister. Sie rechnen einfach die aufgewendeten Stunden zu einem einmal festgelegten Stundensatz ab.

Eine Stufe schwerer ist der Einsatz von Material. Hier muss man neben den reinen Materialkosten und Mengenrabatten auch den Aufwand für die Beschaffung des Materials einbeziehen. Denn selbst das Absetzen einer Bestellung benötigt Zeit, die Sie so nicht wahrnehmen.

Noch komplizierter wird die Geschichte, wenn Sie Maschinen einsetzen. Denn Abschreibungskosten zu kalkulieren kann sehr fehlerbehaftet sein, denn meist weichen die angenommene Abschreibungsdauer und die Maschinenlaufzeit und eventuelle zusätzliche Wartungskosten voneinander ab.

Firmen, die falsch kalkulieren, verlieren Geld

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Zwei Maschinenbau-Firmen sind auf dem Markt. Eine kalkuliert Verpackung und Versand im Preis mit und ist 2% teurer in der Produktion. Die andere hat einen eigenen Kalkulationsposten für Verpackung und Versand.

Nun kommt ein Kunde und lässt sich von beiden ein Angebot machen über ein Produkt, das er nicht verpackt und versandt haben will, da es ein Prototyp ist und er es selbst abholt. Die erste Firma würde den Auftrag verlieren, da sie zu viel kalkuliert.

Noch härter wird es, wenn ein zweiter Kunde kommt, der eine sehr komplexe Form fertigen lässt, dessen Verpackung unverhältnismäßig aufwendig ist, sowie der Versand durch die Sperrigkeit auch teurer wird. Die erste Firma würde den Zuschlag bekommen, da sie Verpackung und Versand pauschal berechnet, wird aber anhand dieses Faktes Verlust machen.

Individuelle Kalkulations-Software vermeidet übergroße Excel-Tabellen

Machen Sie Ihre Kalkulation in Excel, werden Sie ab einem gewissen Detailgrad bemerken, dass die Tabelle immer größer wird und immer mehr Null-Felder und Null-Spalten hat. Sich auf alle Eventualitäten vorzubereiten, macht Tabellen schnell unübersichtlich.

Abhilfe schafft hier eine eigens für Sie entwickelte Software von Launix. In übersichtlichem Layout können Sie bei uns Kalkulationsposten in einer Art Liste verwalten. Mit einer Klon-Funktion haben Sie in Sekundenschnelle ähnliche Projekte kalkuliert und angepasst. Mit einer PDF-Funktion können Sie schick aussehende Angebote generieren.

Sahnehäubchen Nachkalkulation

Erfahrene Betriebswirte vergleichen zusätzlich regelmäßig ihre Kalkulationen mit den tatsächlich aufgetretenen Kosten eines Auftrags. So lassen sich früh Kalkulationsfehler und nicht berücksichtigte Faktoren aufspüren.

Fazit

Kalkulation ist ein wichtiger Pfeiler in einer umkämpften Marktsituation. Verschenken Sie hier keine Umsätze durch verlorene Aufträge oder Gewinne durch falsch kalkulierte Aufträge.

Welchen Weg gehen Sie bei der Datenverarbeitung?

Viele Wege führen nach Rom. Und genau so viele Wege sind auch richtig in der jeweiligen Situation. Wie sieht es da bei Ihrer Datenverarbeitung aus?

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Stufe 1: Datenverarbeitung im Kopf

Unser Gehirn ist extrem leistungsfähig. Wir können uns Dinge merken, die uns wichtig sind und vergessen, wenn sie veralten. Unser Gehirn filtert für uns die relevanten Daten heraus: Welchen Termin habe ich als nächstes? Was hat dieser Kunde für Vorlieben? Wie erreiche ich am besten den Abschluss?

Unterschätzen Sie nie das implizite Wissen, das jeder Ihrer Mitarbeiter im Kopf hat! Einige Firmen sind extrem erfolgreich geworden, weil ein führender Mitarbeiter das Unternehmen mit seinem Wissen gelenkt hat – andere Firmen hingegen sind untergegangen, weil einiges Firmenwissen die Firma mit dem klügsten Kopf verlassen hat.

Stufe 2: Das gute alte Papier

Ich persönlich nutze noch gerne den traditionellen Papier-Terminkalender. „Papier ist gedultig“, sagt man immer. Doch Papier kann mehr: Überall kann man Notizen hinzufügen und den Freiraum beliebig gestalten. Man kann in Sekundenschnelle übersichtliche Tabellen anfertigen und mit Skizzen schneller planen als mit jedem Design-Programm.

Einen Nachteil hat aber das Papier gegenüber dem Kopf: Das Suchen. Während Sie im Papier blättern müssen und notfalls die Informationen aus Ihrem Kopf zu Hilfe nehmen müssen, sind Recherchen in fremdgeschriebenen Papier-Regionen (auch Bücher genannt) aufwendig und während Gesprächen beispielsweise komplett inpraktikabel. Stellen Sie sich nur einen Ausländer vor, der mittels Wörterbuch mit Ihnen spricht.

Stufe 3: Die Office-Suite

Striche auf dem Papier werden, selbst mit Lineal, niemals komplett gerade, Computer-Schrift ist lesbarer Handschrift und auch das Durchsuchen der Dokumente geht besser als beim klassischen Ausdruck oder Notizzettel. In der Tabellenkalkulation wird Ihnen sogar das Rechnen abgenommen.

Doch im Grunde bleibt die Office-Suite ein Papier-ähnlicher Dokumentbaukasten. Ihren Daten ist weiterhin keine Struktur zugeordnet, bzw. diese Struktur ergibt sich aus der Gestaltung des Dokuments oder Ihren Erinnerungen. Für automatische Datenanalysen ist das impraktikabel.

Stufe 4: Die Datenbank

Während bei Stufe 1 bis 3 Ihr Kopf die Struktur der Daten vorgegeben hat, ist die Datenbank expliziter organisiert. Für jede Tabelle wird für jede Spalte angegeben, in welchem Format die Daten erwartet werden. Selbst nicht-eingeweihte Personen werden fehlerlos Daten in Ihre Datenbank eintragen können – ein Vorteil beim Einarbeiten neuer Mitarbeiter, denen Sie sonst Ihr Office-Dokument erklären müssten. Auch das Auswerten der Daten über die Datensätze hinweg ist problemlos möglich.

Die Kehrseite der Datenbanken ist, dass sie recht aufwenig einzurichten sind. Denn neben der Festlegung der Struktur benötigen Sie eine Software, die Ihnen den Zugriff auf die Daten ermöglicht. Ab einer gewissen Betriebsgröße überwiegen allerdings die Vorteile. Ob Sie bereits so weit sind, erfahren Sie, wenn Sie sich ein Angebot machen lassen und den Preis mit Ihrem Nutzen vergleichen.

Wie ziehen Daten um?

Sie stellen auf eine andere Software um, wollen aber die Daten aus der alten Software behalten? Dann machen Sie den Daten-Umzugs-Check!

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Exportieren der Daten

Zuallererst müssen Sie die Daten aus der alten Software herausbekommen.

  • Haben Sie vorher Ihre Daten in Excel oder Access verarbeitet, reicht ein Export als XML oder CSV.
  • Haben Sie eine Datenbank-basierte Anwendung (z.B. mit Web-Oberfläche) genutzt, sind SQL, besser aber XML, notfalls CSV das Exportformat der Wahl.
  • Nutzen Sie sonstige Windows-Programme, müssen Sie Glück haben: Bietet das Programm eine Export-Funktion? Wenn nicht, bleibt noch die Möglichkeit, die Programm-interne Datenbank auszulesen oder das intern verwendete Datenformat zu entschlüsseln. Doch auch da keine Bange – bestimmt findet sich ein Weg.

Importieren in die neue Software

Der Import in eine neue Software gestaltet sich kniffeliger. Die neue Software bietet idealerweise schon fertige Import-Funktionen an. Allerdings besteht die Gefahr, dass Ihre exportierten Daten nicht in dem Format sind, die Ihr neues Programm braucht. So ist XML nicht gleich XML. XML hat tausende Dialekte und um die exportierten Daten wirklich nutzen zu können, benötigen Sie ein Konvertierungsprogramm. Dieses lässt sich auch, falls nicht vorhanden, für den einmaligen Gebrauch programmieren.

Idealerweise bietet Ihre neue Software eine Web-API an, die die Einschleusung neuer Daten erlaubt, so beispielsweise bei Drupal-basierten Systemen. Auch Datenbank-basierte Systeme können einfach gefüllt werden, da Sie ja Zugriff auf die Datenbank haben. Hier hilft jeweils ein für den einmaligen Gebrauch entwickeltes Importprogramm.

IT-Know How von Launix

Haben Sie vor, zu migrieren oder haben Probleme mit geschäftskritischen Daten? Kontaktieren Sie uns! Sind Sie stattdessen an weiteren interessanten Artikeln interessiert, tragen Sie sich in den Beitrags-Verteiler von Launix ein!

10 Gründe, warum Ihre Mitarbeiter eine neue Software wollen

Manchmal geht der Wunsch, eine Software einzuführen, gar nicht von der Leitungsebene aus, sondern kommt von unten. Folgende 10 Gründe könnten dafür sprechen, warum Ihre Mitarbeiter eine neue Software wünschen:

01: Keine Software vorhanden

Die händischen Arbeitsprozesse können beispielsweise zu umständlich sein, es können schnell Dinge vergessen werden und Kommunikation untereinander über Prozesse ist aufwendig. Die Mitarbeiter wünschen sich IT-Unterstützung, um besser arbeiten zu können.

02: Alte Software kann nicht alle Daten abbilden

Eine Standardsoftware gibt meistens die Felder vor, die je Datensatz erlaubt sind. Das kann zu Problemen führen, wenn Daten abgebildet werden sollen, die nicht im Schema vorhergesehen sind. Dazu gehören beispielsweise komplexere Lebenspartnerschafts-Modelle in Personen-Datenbanken, oder Sonderwünsche eines Kunden bei Angebots-Datenbanken.

03: Alte Software ist aufwendig zu bedienen

Werden neue Mitarbeiter eingeführt, müssen diese sich erst einmal in die Arbeitsweise in Ihrer Firma eingliedern. Setzen Sie zusätzlich noch eine Software ein, die komplexe Menüstrukturen und undurchsichtige Abläufe vorschreibt, ist der Frust groß. Am besten macht sich das bei Excel-Sheets bemerkbar, bei denen man durch eine falsche Eingabe das Blatt zerstört.

04: Alte Software schränkt zu sehr ein

Haben sich Ihre Prozesse gewandelt? Tragen die Mitarbeiter gar nicht mehr alle Daten in die Software ein, weil es nicht geht? Oder tragen sie zu viele Daten in die Notiz-Spalte ein, die sie eigentlich maschinell auswerten wöllten?

05: Plattform unpassend

Inzwischen ist MS Windows nicht mehr die einzige Plattform. Gerade wenn Ihre Mitarbeiter mobil unterwegs sind, werden Ihre Mitarbeiter keinen Windows 10-PC mehr mit sich führen, sondern eher ein Smartphone oder Tablet mit Android oder iOS. Doch auch auf dem PC-Markt gerät Windows ins Wanken, betrachtet man die vielen Web-basierten Anwendungen. Manchmal wünschen sich jedenfalls Ihre Mitarbeiter einfach, die Datenbank auf Reisen mitnehmen zu können.

06: Verknüpfung von Daten

Ihre Mitarbeiter schlagen gerne Daten nach und würden gerne, anstatt eine neue Suche in der Datenbank zu starten, einfach eine Verknüpfung anklicken. Vielleicht sogar eine Verknüpfung über die Software-Grenzen hinaus.

07: Neue Datenquellen

Die Prozesse in Ihrer Firma haben sich geändert, irgendwo ist eine neue Maschine aufgebaut, die Daten liefert, oder es gibt hilfreiche Datenquellen beispielsweise im Internet. Diese zusätzlichen Datenquellen anzapfen zu können, würde die Arbeit Ihrer Mitarbeiter erleichtern.

08: Umstrukturierung des Betriebs

Eine Software schreibt meist implizit Arbeitsweisen vor. Wollen Ihre Mitarbeiter aber anders arbeiten, als es die Software vorschreibt, kann eine neue Software, die die neuen Prozesse besser unterstützt, helfen.

09: Mehr verdienen

Bezahlen Sie Ihre Mitarbeiter nach Leistung, ist es in deren Interesse, effektiver zu arbeiten. Sie werden eine Software wollen, die sie in ihrer täglichen Arbeit besser unterstützt.

10: Design; Look&Feel

Auch das Auge isst mit! Blicken Ihre Mitarbeiter den ganzen Tag auf mausgraue Schaltflächen uralter Programme? Auch das kann betrüben und an Ihrer Firma zweifeln lassen. Geben Sie Ihren internen Datenverarbeitungs-Anlagen einen neuen Look!

Launix Data Organizer

Bei der Arbeit mit der Vermarktung der LED-Wände bin ich auf einmal vom Anwendungsprogrammierer zum Anwender geworden. Auf einmal mussten Adresslisten mit Telefonlisten verknüpft werden, Kunden ein Auftrag, sowie eine Rechnung zugeordnet werden und das alles, ohne aus den Augen zu verlieren, welche Geschäftsprozesse wann wie und wo stattgefunden haben. Dabei ist mir aufgefallen, dass es momentan noch kein Tool gibt, die täglich anfallenden Daten zu Geschäftsvorfällen mit ständig wechselnden Schemen zu organisieren. Doch warum passen die momentan verfügbaren Tools nicht?

Excel

Excel (bzw. das von mir benutzte Libreoffice Calc) ist in der Tat das geeigneteste Tool für den Übergang. Man kann sofort loslegen, Tabellen anzulegen. Allerdings schon bei Fremdschlüsselbeziehungen stößt das Tool an seine Grenzen: Will ich pro Kunde mehrere getätigte Anrufe vermerken, muss ich entweder auf mehr Spalten ausweichen, die ich aber vielleicht noch anderweitig benutzen will. Oder aber ich nehme Datenverluste in Kauf und vermerke immer den zuletzt getätigten Anruf. Ersteres ist unsauber, letzteres ist manchmal sogar ein No-Go. Fazit: Einfach, schnell, aber unzureichend.

Bare Metal SQL

Auf der reinen MySQL-Datenbank zu arbeiten, vielleicht noch mit einem PHPmyAdmin als Unterstützung hat sich für mich als komplett unpraktikabel herausgestellt. Hier gingen zwar Fremdbeziehungen, wie z.B. dass ein Kunde mehrere Anrufe hat, super abzubilden, aber die Bedienoberfläche ist einfach grottig. Man kann sich lediglich die Einzeltabellen ansehen, nicht aber einen Verbund, den man anschließend bearbeiten könnte.

Individualsoftware

Individualsoftware, eigentlich mein Hauptberuf, ist für eine Firma der Größe absolut unpraktikabel. Es wäre zwar die passendste Lösung in der Hinsicht, aber der Aufwand dafür wäre einfach zu hoch, auch wenn ich die Stunden der Programmierer nur intern abrechnen würde.

Fazit

Momentan gibt es noch kein hinreichendes Werkzeug, Daten mit komplexen Datenschemen hinreichend zu strukturieren und zu organisieren. Alle bisherigen Lösungen haben mindestens eine Schwachstelle, die die Mitarbeiter von Firmen zu suboptimalen Lösungen zwingen, notfalls sogar Papierarbeit.

Update zum Oktober 2016

Das Thema Datenverwaltung hat uns nicht mehr losgelassen. Mit dem Produkt Launix FOP glauben wir, eine Lösung auf das oben geschilderte Problem gefunden zu haben. Launix FOP verbindet die Mächtigkeit von SQL-Datenbanken, einfachen Bedienoberflächen und geringem Preis bei voller Individualisierbarkeit.