Eingangsrechnungen kommen nur noch selten per Papier an. Bei vielen Eingangsrechnungen, gerade bei Online-Händlern, Beratungsfirmen usw. sind E-Mail-Rechnungen Standard.

Digitale Eingangsrechnung per DMS-gekoppeltem E-Mail-Postfach

Eine sehr elegante Behandlungsmethode von E-Mail-Rechnungen ist das Verknüpfen einer Rechnungsadresse (z.B. „rechnung@meine-gmbh.de“) mit dem Dokumentenmanagement-System. Jede E-Mail mit Anhang wird automatisch ins DMS übernommen und landet in einer Art Warteschlange zur Klassifizierung und Einbuchung.

Ideale Workflows zwischen Fachabteilung und Buchhaltung

Meist ist die Buchhaltung nicht der einzige Beteiligte bei der Bearbeitung einer Eingangsrechnung. Die Erfassung der Rechnungen kann z.B. an mehreren Stellen geschehen: Bei jedem Abteilungsleiter, an Scan-Arbeitsplätzen oder im besagten E-Mail-Postfach.

Anschließend muss die Rechnung oft noch von einer fachlichen Person „richtig“ gezeichnet werden, sprich: Überprüfen, ob der Subunternehmer die Leistung mängelfrei erbracht hat. Anschließend geht es in die Buchhaltung, bei der noch entschieden werden muss, ob es sich bei der Rechnung um eine Pro-Forma-Rechnung oder eine Zahlungsaufforderung handelt.

All diese Workflows können Sie mit einer Software von Launix ideal abbilden, um Reibungsverluste bei der Abwicklung von Rechnungen zu vermeiden.