4 Möglichkeiten zur E-Mail-Integration ins Launix-System

Die Integration von E-Mails in DMS-, Projektmanagement- und Ticketabläufe kann eine enorme Effizienzsteigerung mit sich bringen. Je nach Bedarf und Arbeitsumfeld gibt es verschiedene Ansätze, um den E-Mail-Verkehr optimal in den Workflow zu integrieren. Im Folgenden stellen wir vier gängige Varianten aus dem Launix-System vor, die unterschiedliche Automatisierungsgrade und Flexibilitäten bieten.

Variante A: Funktionspostfach mit Dokumenten-Management-System (DMS)

Bei dieser Variante wird ein Funktionspostfach (z.B. rechnungseingang@firma.de) genutzt. Jede eingehende E-Mail mit Anhang wird automatisch ins DMS übertragen. Der Anhang wird als Dokument gespeichert, während der E-Mail-Text als Kommentar am Dokument hinterlegt wird. Diese Methode eignet sich besonders für dokumentenlastige Workflows, wie etwa in der Buchhaltung.

Ein Vorteil dieser Variante ist die Möglichkeit, mehrere Funktionspostfächer zu verwenden, um E-Mails im Vorhinein zu kategorisieren. Beispielsweise könnte es ein eigenes Postfach für Rechnungen und ein weiteres für Lieferscheine geben.

Die Mitarbeiter holen sich anschließend die Dokumente aus einem Erinnerungsbereich für unklassifizierte Dokumente und ordnen sie den richtigen Kategorien zu oder arbeiten sie ab. Diese Methode bietet einen klaren und strukturierten Prozess, der besonders dann nützlich ist, wenn die Verwaltung großer Dokumentenmengen im Vordergrund steht.

Variante B: Funktionspostfach für Ticketing

Bei dieser Variante wird aus jeder eingehenden E-Mail automatisch ein Ticket erstellt. Dies ist besonders vorteilhaft in serviceorientierten Unternehmen, bei denen der Kundenkontakt im Mittelpunkt steht. Ein Funktionspostfach, beispielsweise tickets@firma.de, dient dabei als zentrale Anlaufstelle für alle Serviceanfragen.

Die E-Mail inklusive Anhängen wird in ein Ticket umgewandelt, das dann den Mitarbeitern im System zur Verfügung steht. Jeden Tag holen sich die Mitarbeiter die nicht zugewiesenen Tickets und bearbeiten sie systematisch ab. Durch diesen automatisierten Ablauf bleibt der Überblick über alle Anfragen gewahrt, und kein Ticket geht verloren.

Variante C: Launix E-Mail-Client mit Modul-Interaktion

In dieser Variante hat jeder Mitarbeiter seinen eigenen E-Mail-Account ins Launix-System synchronisiert. Beim Lesen einer E-Mail werden ihm dann Aktionen angeboten, die er direkt aus der E-Mail heraus durchführen kann. Dies ist besonders bei komplexeren Szenarien nützlich, in denen der Nutzer entscheiden muss, was mit einer E-Mail passieren soll.

Hier stehen dem Mitarbeiter mehrere Optionen zur Verfügung:

• Anhänge ins DMS übernehmen (Weiterverarbeitung wie in Variante A)
• Ein Ticket aus der E-Mail erstellen (Weiterverarbeitung wie in Variante B)
• Die E-Mail in der Projekthistorie ablegen
• Eine Visitenkarte des Absenders einlesen und einen neuen Kunden anlegen
• Den Status eines Datensatzes ändern, z.B. ein Ticket als erledigt markieren

Die Hinterlegung der Mail in der Kommunikationshistorie des Kunden geschieht automatisch und benötigt keinen separaten Knopf. Beim Öffnen des Eintrags in der Kommunikationshistorie kann man auch nachträglich noch die gewünschte Aktion auslösen.

Diese Methode bietet unbegrenzte Möglichkeiten, erfordert jedoch aktive Nutzer-Interaktionen. Sie ist ideal für Situationen, in denen Flexibilität gefragt ist, da der Mitarbeiter selbst entscheiden kann, wie er mit einer E-Mail verfährt.

Variante D: Full-Customizing

Wer maximale Flexibilität und Automatisierung sucht, kann sich für eine vollständig angepasste Lösung entscheiden. Hierbei können sowohl Funktionspostfächer als auch persönliche Postfächer verwendet werden, wobei die Behandlung der E-Mails durch automatische Erkennungsmechanismen gesteuert wird.

Beispielsweise kann anhand von Ticketnummern oder bestimmten Stichworten festgelegt werden, ob eine E-Mail zu einem Ticket wird, welche Kategorie das Ticket hat oder welche Deadlines automatisch gesetzt werden. Die Automatisierungsmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt, aber auch die Implementierung dieser Variante ist komplexer und bedarf detaillierter Anforderungen des Kunden.

Diese Anforderungen setzt unser Entwickler-Team dann gezielt für Sie um.

Fazit

Die Wahl der richtigen E-Mail-Integration hängt stark von den Anforderungen des Unternehmens ab. Während Variante A eine klare Struktur für dokumentenlastige Workflows bietet, eignet sich Variante B besonders für serviceorientierte Unternehmen. Variante C bietet Flexibilität bei komplexen Abläufen, während Variante D maximale Automatisierung ermöglicht. Entscheidend ist, dass der gewählte Ansatz den Arbeitsalltag erleichtert und für einen reibungslosen Informationsfluss sorgt.