E-Rechnung

Lange wurde der Einführungstermin verschoben. Im Januar 2025 soll dann der nächste Schritt vollzogen sein: Jeder Unternehmer muss im B2B-Umfeld E-Rechnungen empfangen können und auf Nachfrage auch versenden.

Dabei fing alles viel früher an: Bereits ist seit dem 27. November 2018 müssen die obersten Bundesbehörden E-Rechnungen annehmen. Die Verfassungsorgane des Bundes kamen am 27. November 2019 dazu.

Das Format selbst ist sogar noch älter: Im Lieferketten-Umfeld der Industrie ist es schon längst Standard, Daten untereinander elektronisch auszutauschen. Durch die neue gesetzliche Pflicht sollen nun weitere Vereinfachungen im Dokumentenaustausch möglich werden.

Traditionelle Buchhaltung: Viel Handarbeit

Besonders Steuerberater und Buchhaltungsbüros halten sich aktuell neben den Haupt-Beratern einen Stab an einfachen Buchhaltungsmitarbeitern. Diese haben die Aufgabe, tagtäglich Belege zu sichten, Beträge abzutippen. Die ganz fleißigen Büros schreiben auch noch den Betreff ab, um die Buchhaltungsdaten später besser nachvollziehen zu können.

Noch härter erwischt es die bilanzierenden Unternehmen mit Lagerbeständen: Diese müssen sowieso jede Eingangsrechnung und jeden Lieferschein abtippen, um den Warenverbrauch korrekt nachzuvollziehen.

Dass das alles mit der E-Rechnung einfacher wird, beweist dieses Video:

Kampf der Formate

Doch X-Rechnung ist nicht gleich X-Rechnung. Insgesamt gibt es 4 verschiedene Formate:

• X-Rechnung (XML) nach dem rsm-Schema (CrossIndustryInvoice)
• X-Rechnung (XML) nach dem cbc-Schema (Invoice der Oasis-Group)
• Zugferd-PDF: PDF mit eingebettetem XML (wahlweise rsm oder cbc)

Standardisiert ist allerdings das Datenmodell dahinter: Jede Rechnung besteht aus einem Sender samt Adresse, einem Empfänger samt Adresse, mehreren Rechnungspositionen, die jeweils Menge, Preise, Rabatte und Steuern enthalten, einer Rechnungssumme, sowie der Zahlart mit Bankverbindung und Zahlungsfrist.

Ein Software-Hersteller der das Ausgeben von X-Rechnungen implementieren will, kann sich für eines der beiden XML-Formate entscheiden. Der Hersteller einer Buchhaltungssoftware, die X-Rechnungen einlesen will, muss hingegen alle Formate beherrschen.

Hinzu kommt, dass die Formate im Wandel sind und die Standards immer wieder geändert werden. Ein Hersteller muss also auch mehrere Versionen desselben Formats beherrschen, um auch ältere Rechnungen einlesen zu können.

Hier ein Beispiel, wie unterschiedlich die beiden Formate aussehen:

Bequeme PDF mit Metadaten: Zugferd

Ein XML ist ein sehr kryptisches Datenformat, das sich nicht gut von Menschen lesen lässt. Unternehmen sind es eigentlich gewohnt, ihr Logo auf ein schön formatiertes PDF zu drucken. Diese Fähigkeit geht auch mit der X-Rechnung nicht verloren, wenn man auf das Zugferd-Format setzt.

Dabei wird unsichtbar für den Betrachter an das PDF eine .xml-Datei angehangen, sodass die Datei sowohl von einem Menschen, als auch einer Maschine gelesen werden kann.

Die Bequemlichkeit kommt natürlich nicht ohne Pflichten daher: Da das Zugferd-Format Metadaten gemäß der GoBD (Grundlagen ordnungsgemäßer Buchhaltung) enthält, darf sie nicht mehr so einfach ausgedruckt werden – oder anders gesagt – das digitale Original darf nicht mehr gelöscht werden. Um das zu bewerkstelligen, empfiehlt sich ein revisionssicheres Dokumentenmanagementsystem. Dieses archiviert die Datei vor Änderungen geschützt in einem speziellen System und macht die Belege auch durchsuchbar. Ein Entfernen der Metadaten – zum Beispiel durch Ausdrucken – ist nicht mehr zulässig.

E-Rechnung als Hilfsmittel zur Datenpflege

Dadurch, dass E-Rechnungen auch die vollständigen Stammdaten des Lieferanten enthalten, vereinfachen sich auch einige Abläufe im Unternehmen. So müssen Kontonummer und Adresse des Lieferanten nicht mehr händisch in die Datenbank eingepflegt werden, sondern sind mit einem Klick in den Lieferantenstamm übernommen.

Auch die Genauigkeit der Datenpflege wird durch die E-Rechnung massiv erhöht. Anstatt nur der Summe eines Belegs sind in der E-Rechnung nun alle Positionen mitsamt Artikelbezeichnung und Mengenangaben bereits erfasst.

Bevor es die E-Rechnung gab, mussten die PDFs entweder händisch Position für Position abgetippt werden oder entsprechend fehleranfällige KIs oder Extraktionsalgorithmen verwendet werden.

E-Rechnung ausprobieren

Mit unserem Online-Validator können Sie Ihr PDF oder XML-File einfach und bequem hochladen und sich anzeigen lassen, welche Daten darin enthalten sind.

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