Effizientes Online-Banking für Firmen: Kreditoren-Management

Sie haben immer wiederkehrende Zahlungen zu leisten, zum Beispiel Gehälter, monatliche Rechnungen? Oder relativ viele Überweisungs-Posten?

Online-Banking ist bei vielen Posten nervig

Beim Online-Banking läuft eine Überweisung in etwa so ab:

• Sie tippen alle Daten von Hand ein
• Sie klicken auf „weiter“
• Sie bekommen alle Daten noch einmal gezeigt
• Sie klicken auf „bestätigen“
• Jetzt müssen Sie im Chip-TAN-Gerät die Kontonummer des Empfängers, sowie den Geldbetrag eintippen
• Die erzeugte TAN geben Sie im Online-Banking Formular ein
• Klick auf „bestätigen“ und die Überweisung ist fertig.
• Jetzt können Sie auf „neue Überweisung“ klicken.

Das sind eine Menge Arbeitsschritte und jede Überweisung hat somit Nebenkosten von ein bis drei Minuten. Diese gilt es nun zu reduzieren.

SEPA-Dateien erlauben Massen-Überweisungen

Es gibt ein spezifiziertes Datei-Format, das sich „SEPA-Datei“ nennt. Das Format basiert auf XML und ermöglicht es, beliebig viele Überweisungen in einer Datei zusammenzufassen. Sie laden diese Datei in Ihr Online-Banking hoch. Anschließend generieren Sie nur noch eine TAN für alle Überweisungen zusammen. In einem anderen Artikel betrachten wir diese Bequemlichkeit unter dem Sicherheitsaspekt. Lassen Sie sich aber nicht davon abbringen – solange Ihr Computer virenfrei ist, ist das Online Banking trotzdem noch sicher.

SEPA-Dateien von Hand zu erstellen ist recht mühsam. XML ist nicht dafür bekannt, leicht durch Menschen erstellbar zu sein. Ohne Software-Unterstützung hat man also noch keinen Nutzen von SEPA-Dateien.

Kreditoren-Management hilft weiter

Ein Kreditor ist das Gegenteil von einem Debitor: Der Kreditor bekommt von Ihnen noch Geld. Ein Kreditoren-Management ist eine Software oder ein Software-Modul in z.B. einem ERP oder einer Buchhaltungs-Software, das dafür sorgt, dass man den Überblick über seine Zahlungen behält. Es werden also alle zu tätigenden Überweisungen erfasst und dann in sogenannten Zahlungsläufen abgearbeitet.

Ein Zahlungslauf kann dann zum Beispiel 25 Überweisungen enthalten, wobei 18 Überweisungen auf Gehälter und 5 Überweisungen auf regelmäßige Kosten und zwei Überweisungen auf einmalige Rechnungen (z.B. Einkauf oder Zulieferer) entfallen. Für diesen Zahlungslauf wird eine SEPA-Datei erzeugt, die im ChipTAN-Verfahren von der Bank verarbeitet wird.

All diese beschriebenen Funktionalitäten bieten wir mit unserem FOP-Software-Portfolio an. FOP ist eine Software-Produktserie, die exakt auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden. Dabei beraten wir Sie in einem Beratungsgespräch über die perfekte Konfiguration Ihrer Software. Am besten nehmen Sie direkt Kontakt mit uns auf. Mehr Infos darüber, wie FOP funktioniert unter: So bekomme ich meine perfekte Software.