Selbst für Großunternehmen lohnt es sich kaum, die Lohnbuchhaltung In-House zu machen. Lohnbuchhaltungsunternehmen wie Zachmann Consulting (not sponsored, aber unser Kunde) bieten eine Lohnabrechnung für wenige Euro an. Rechnet man dagegen die Personalressourcen (inklusive Urlaubsvertretung, Weiterbildung), sowie die teure Lohnsoftware und die Einarbeitung darin dagegen, kann man erst mit einem Team von ca. 5 Lohnbuchhaltern günstiger kommen – die rechnen dann auch schon mehrere tausend Löhne.

Doch wie bereitet man die Schnittstelle für externe Lohnabrechnung auf? Das soll dieser Artikel klären.

Die Stammdaten beisammen haben

Für die interne Organisation sollte man die Mitarbeiterstammdaten beisammen haben, das bedeutet:

• Stammdaten wie Name, Vorname, Geburtsdatum
• Abrechnungsdaten wie SV-Nummer und Familienstand
• Eintritts- und Austrittsdatum
• Gehalt und Arbeitszeiten
• Verträge (Arbeitsvertrag, Änderungsvertrag, siehe DMS / Dokumentenmanagement)

Dabei hilft eine einfache Datenbank, in der man entsprechende Daten ablegt. Die starre Form als Formular z.B. eines Personalfragebogens hilft, keine Daten zu übersehen.

Spannend für die Datenbank sind vor allem die Werte, die sich zeitlich ändern können: Durch Anpassungsverträge können Gehalt und Arbeitszeiten, sowie Anstellungsform und Urlaubsanspruch sich zu jeweils einem Stichtag ändern. Wer hier ein naives Datenbankschema benutzt, verliert relevante Daten bei Änderungen. Vom Datenbankdesign muss man hier für jeden Zeitabschnitt einen Extra-Datensatz mit den sich zeitlich ändernden Feldern anlegen.

Dokumentenmanagement

Dokumente wie Arbeitsverträge, Änderungsverträge, Kündigungen, aber auch laufende Dokumente wie Lohnabrechnungen und Krankenscheine müssen aufbewahrt und dem Mitarbeiter zugeordnet werden können. Dabei hilft ein Dokumentenmanagementsystem, das die Dokumente entsprechend in Kategorien einteilt, sowie dem Mitarbeiter zuordnet.

Ein DMS bietet auch angenehme Suchfunktionen, mit denen Sie ein gewünschtes Dokument wie z.B. einen Arbeitsvertrag schnell wiederfinden.

Krankenscheine und unterschriebene Verträge kommen meist in Papierform an. Damit sie schneller digitalisiert und einsortiert sind, bieten viele DMS die Möglichkeit der Scanner-Kopplung an, das heißt: Sie Scannen das Dokument ein und es wird direkt im DMS als Posteingang hinterlegt. Im Posteingang müssen Sie das Dokument dann noch zuordnen und mit Metadaten anreichern, beispielsweise: Dokumenttyp „Arbeitsvertrag“, Mitarbeiter „Meier“.

Vertragsverwaltung

Verträge, gerade im Personalbereich, werden oft mehrmals wiederverwendet. Ein Vertragsmanagementsystem hilft dabei, den Überblick über Vertragsversionen und Textänderungen an den Vorlagen zu behalten.

Sind die Vorlagen einmal sauber gepflegt, ist das Erstellen eines personalisierten Arbeitsvertrag durch das Ausfüllen von 5 Platzhaltern (Bruttogehalt, Bruttogehalt Probezeit, Arbeitsbeginn, Arbeitsdauer, Urlaubsanspruch) erledigt.

Vertragsmanagement-Software kann natürlich auch noch für weitere Verträge wie z.B. Wartungsverträge, Mietverträge uvm. benutzt werden. Vertragssoftware ist meist mit einem eigenen DMS gekoppelt, das Ihnen auch erlaubt, die unterschriebenen eingescannten Verträge aufzubewahren. Nutzen Sie Vertragsmanagement auch für die Abrechnung von Leistungen, erstellt eine solche Software auch gleichzeitig die Rechnungen und gibt einen Überblick über alle abgeschlossenen Verträge.

Fehltageverwaltung (Urlaub, Krankheit)

Bei der Fehltageverwaltung kann man die Mitarbeiter integrieren. Diese sind dankbar, wenn sie die Formulare für den Urlaubsantrag bequem von zu Hause aus finden. Gleichzeitig kann die Fehltageverwaltung gleich mit der Auftrags- und Produktionsplanung verknüpft werden.

Das Lohnrechnungsunternehmen interessiert sich dann insbesondere für die Krankenscheine. Seit Oktober 2021 werden diese zwar parallel auch direkt von der Krankenkasse verarbeitet, solange sich diese gesetzliche Neuerung in der Übergangsphase befindet, werden aber beide Systeme parallel gefahren.

Die Daten aus der Fehltageverwaltung finden vielerlei Wiederverwendung: So wird Urlaub vom Urlaubskonto abgezogen. Für Krankheit wird der Lohnrechner eine Erstattung durch die Krankenkasse veranlassen. Fehltage müssen ebenfalls in der Schichtplanung berücksichtigt werden.

Es gibt auch Fehltageverwaltungssoftware, die die Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge selbst schreiben lässt. Der Vorgesetzte muss den Urlaub danach nur noch freischalten oder ablehnen. Damit wird die Beantragung von Urlaub zu einer Sache, die man auch von zu Hause mit der Familie erledigen kann – ideal für eine entspannte Urlaubsplanung.

Spesen und Fahrtenbuch

Spesen wirken sich auf die Lohnauszahlung aus. Diese Werte müssen Sie Ihrem Lohnrechner melden. Dabei fallen sowohl Kilometergeld, als auch Übernachtungspauschalen an. Ein kleines Hilfsprogramm hilft bei der korrekten Berechnung der Spesen.

So können beispielsweise Dienstfahrten mit dem privaten PKW pauschal mit bis zu 30 Cent je Kilometer steuerfrei dem Mitarbeiter erstattet werden. Die Erfassung dieser Fahrten ermöglicht eine revisionssichere Fahrtenbuchsoftware.

Der sogenannte „Verpflegungsmehraufwand“, eine ebenfalls steuerfreie Prämie, die Mitarbeiter auf längeren Dienstreisen ausgezahlt bekommen können, sind je Land, das man bereist, unterschiedlich. Für Deutschland, also Inlandsreisen, gelten folgende Werte für 2021:

Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden	14 Euro
mehr als 24 Stunden	28 Euro
außerdem je Übernachtung	20 Euro + Übernahme der Hotelrechnung

Wenn Sie diese Werte Ihrem Lohnrechner vorbereiten und bereits mit einer passenden Software erfassen und monatsgenau aufstellen können, haben Sie Ihre Pflichten bei der vorbereitenden Lohnbuchhaltung erfüllt.

Leistungslohnrechnung

Für Mitarbeiter, die für ihre Arbeitsleistung entlohnt muss man deren Leistungsdaten sammeln. Das geschieht über Papierzettel, Excel-Listen oder auch speziell entwickelte Software. Die Meldung für den Leistungslohn kann dann monatlich aus diesen Datenquellen extrahiert werden.

Das Thema Leistungslohn ist generell umstritten, denn dessen Interessen kollidieren stark mit dem Mindestlohngesetz. Unterschreitet ein Mitarbeiter mit dem Leistungslohn den Mindestlohn, muss ihm trotzdem der Mindestlohn für seine Anwesenheitszeit ausgezahlt werden. Was allerdings erlaubt ist, ist, die Unterschreitung des Mindestlohns zwar vorerst auszuzahlen, von späteren Gehaltsprämien oberhalb des Mindestlohnes wieder abzuziehen.

Den reinen Leistungslohn sieht man heute nur noch selten, meist in Produktionsbetrieben, die feste Tätigkeiten anbieten. Hier dient der Leistungslohn als Motivationsfaktor, das heißt: Dem Mitarbeiter wird ermöglicht, auch den 2-3-fachen Lohn zu erwirtschaften, wenn er die entsprechende Leistung bringt. Anlass hierzu können zum Beispiel Fingerfertigkeit, Planungsgeschick oder die Bedienung mehrerer Maschinen gleichzeitig sein.

Im Vertrieb hat sich meist ein hybrides Modell durchgesetzt, bei dem es ein Grundgehalt oberhalb des Mindestlohns für die Anwesenheitszeit, sowie Prämien für erbrachte Leistungen gibt.

Haben Sie vor, Prämien für Erfolge auszuzahlen, machen Sie nicht den Fehler, diese nach oben zu begrenzen. Damit begrenzen Sie gleichzeitig das Potenzial Ihrer Mitarbeiter.

Welche Software eignet sich für vorbereitende Lohnbuchhaltung?

Viele ERP-Systeme lassen das Personalthema entweder komplett außen vor oder bieten gleich die volle Bandbreite inklusive SV-Meldung. Letzteres ist eher eine Profi-Anwendung, für die man auch geschultes Personal benötigt und für die man ein erhöhtes Haftungsrisiko trägt, was aber noch lange kein Garant dafür ist, dass auch alle hier vorgestellten Funktionen wie Urlaubs-Beantragungsverfahren, abgebildet sind.

Eine Software für die vorbereitende Lohnbuchhaltung ist hingegen die ideale Balance zwischen Selbstverwaltung und der Abgabe von Kompetenzen an Profis.

Insbesondere Branchensoftware, die zum Beispiel bereits einen Personalplanungskalender enthält, erledigt schon große Teile der vorbereitenden Buchhaltung, da die Daten für Fehltage beispielsweise ebenfalls in der Schichtplanung benötigt werden.

Spezielle Personalsoftware ermöglicht Ihnen, losgekoppelt vom ERP Ihr Personal zu verwalten. Das erzeugt allerdings den Aufwand, gewisse Daten wie Fehltage doppelt eintragen zu müssen: Ins Personalprogramm und zum Beispiel ins Produktionsplanungsprogramm.

Launix hat ein breites Spektrum sowohl an branchenspezifischen Modulen, als auch Modulen, die in jedem Unternehmen benötigt werden. Gerade die Datenverknüpfung zwischen der vorbereitenden Lohnbuchhaltung, dem Schichtkalender, der Telefonanlage und dem E-Mail-Postfach erleichtert eine Menge Doppelpflege der Daten. Das so entstehende All-In-One-System bietet Ihnen trotz der möglichen Vielseitigkeit die feine Abstimmung der Features auf Ihre eigenen Bedürfnisse.

Haben Sie weitere Fragen zur vorbereitenden Lohnbuchhaltung, so scheuen Sie sich nicht, uns zu kontaktieren.