Ein Office-Paket – sei es von Microsoft, OpenOffice, LibreOffice oder SoftMaker – bietet schnellen Zugang zu digitalen Dokumenten. Wann Textverarbeitung noch Sinn macht und wann man die nächste Stufe seiner Erfolgsrakete zündet – darum geht es in diesem Artikel am Beispiel von Angebotserstellung.

Die Office-Pakete bieten viel Funktionalität in einer einfach zu bedienenden Oberfläche. Anfänger können sehr schnell zu Ergebnissen kommen, Profis können mit Makros selbst die ausgefallensten Anforderungen umsetzen. Dabei haben Word&co stets die Bearbeitung der Dokumente im Fokus: klickt man ein Feld an, kann man sofort den Text ändern – Fluch und Segen zugleich.

Punkt 1, den Sie beim Erstellen Ihrer Angebots-Vorlagen im Excel also beachten sollten: fixieren Sie Elemente, die man nicht verändern darf. Dazu gehören alle Gestalt-Elemente, die Boxen für die Anschrift und der Footer. Schnell ist die Maus verrutscht und Sie haben das Dokument zerstört. Besser, Sie bauen das Angebot wie ein Formular mit Formular-Feldern auf. Dann muss der Angebot-Schreiber nur noch graue Felder ausfüllen.

Punkt 2: lassen Sie die Empfänger-Adresse und die Posten in der Vorlage leer. Zu schnell kopiert man Rechnungen oder Angebote hin- und her, passt nur einzelne Werte an. Eine Fehlerquelle, die Sie vor allem bei Neukunden Umsatz kostet.

Punkt 3: Für fortgeschrittene Word-Nutzer: Laden Sie Adresse des Empfängers, sowie durchlaufende Nummern aus der Datenbank. Nichts ist praktischer, als Daten nur 1x eintippen zu müssen und anschließend jede Rechnung und jedes Angebot per 1-Klick anzulegen.

Unser Tipp: Steigen Sie rechtzeitig vom Office-Zug ab und wechseln Sie zu speziell für Sie hergestellte Angebots-Software. Die Zeiteinsparung ist enorm: Kein nerviges Adressen abtippen mehr, Angebote und Berechnungsformeln per Datenbank hinterlegt und für die Produktion erneut abrufbar … lassen Sie sich von Launix beraten.