Controlling ist ein weit gefächerter Begriff. Dieser Artikel wird insbesondere auf effiziente Kennzahlengewinnung eingehen.

Wo lohnt sich Controlling?

Controlling und die ständige Messung und Optimierung der Geschäftsabläufe ist prinzipiell nichts schlechtes. Jedoch muss bedacht werden, dass der Controller mit der Zeit, die er in die Optimierung der Geschäftsabläufe steckt, ebenfalls Kosten verursacht.

Gutes Controlling ist also überall dort vorhanden, wo man mehr Geld aus der Optimierung herausholt, als das Nachdenken über eine Optimierung kostet.

Gutes Controlling bedeutet, mehr Geld aus der Optimierung herauszuholen, als das Nachdenken über eine Optimierung kostet.

Welche Instrumente setzt man zum Controlling ein?

Controlling hat viel mit Wissen zu tun. Wissen über den Betrieb zu sammeln.

Dazu zählen zum einen Mitarbeiterbefragungen, die eine punktuelle und subjektive Wahrnehmung der Beteiligten einfängt.

Eine Einsicht in die vorhandene Datenlage ist ein weiteres Instrument: Das Errechnen von Statistiken über den Buchhaltungsdaten gehört dazu.

Eine Erweiterung der Datenlage ist ein dritter Schritt, der sehr gute Ergebnisse verspricht: Mit der Digitalisierung einiger Geschäftsprozesse schlägt man gleich zwei Fliegen mit einer Klappe:

• Durch die digitalen Abläufe können diese schneller ablaufen (optimiert)
• Durch die Digitalisierung fallen neue Daten an, die beim weiteren Controlling helfen

Wie geht das konkret?

Dem Controller liegen Rohdaten zur Wissensgewinnung vor. Diese können zum Beispiel in folgenden Formaten vorliegen:

• Excel-Sheets
• CSV-Exporte aus Software (z.B. Buchhaltung)
• SQL-Datenbanken (zum Arbeiten mit Datenbanken siehe auch https://launix.de/fop)
• XML-Daten aus ERPs

Diese Daten müssen anschließend zusammengeführt werden, zum Beispiel in einer SQL-Datenbank, die ja für ihre statistischen Berechnungsmöglichkeiten bekannt ist. ETL-Prozesse bieten sich ebenfalls an.

Sind die Daten alle an einem Fleck heißt es, die richtigen Daten zusammenzuschalten. Der Fachbegriff dafür heißt „Gruppierung“. Gruppiert wird immer ein Wert nach einem Kriterium. Beispiel: Gruppiere Umsatz nach Kalenderjahr.

Die zu berechnenden Kennzahlen werden anschließend in Code festgehalten, sodass sie immer wieder abgefragt werden können. Eine Kontrolle des Erfolgs von Veränderungen lässt sich dann an der Änderung der Kennzahlen messen.