Viele traditionelle ERP-Systeme sind komplett aufs Büro ausgerichtet. Fertig produzierte Aufträge müssen ans Büro gemeldet werden und werden dort dann ins ERP eingegeben und abgeschlossen. Doch wie lässt sich diese Rückmeldung optimieren?

Traditionelle ERP-Lizenzmodelle stehen oft im Weg

Undifferenzierte Lizenzmodelle mit preisen pro User+Monat sind oft ein Hindernis, die ideale Digitalisierungslösung umzusetzen. Wird eine Rückmeldung gemacht, landet diese meist telefonisch oder als unterschriebener Zettel am Ende des Tages im Büro und muss dann von den zahlenden ERP-Usern abgetippt oder eingetippt werden.

Jedem Mitarbeiter eine ERP-Lizenz zu bezahlen wird für das Unternehmen dann zu teuer. Zudem nutzen die Mitarbeiter nicht den vollen Funktionsumfang und wollen auch nicht auf die Funktionen geschult werden.

Die Lösung sind hier „eingeschränkte User“. Im Bereich Zeiterfassung hat man beispielsweise Voll-User für die Personaler, sowie das Büro, während die einfachen Mitarbeiter lediglich Zugriff auf ihre Erfassungsmaske haben.

Arbeitserleichterung im Lager oder in der Fertigung

Lagermitarbeiter, sowie Fertiger müssen oft Rückmeldungen machen, beispielsweise dass ein Auftrag fertig produziert ist und somit das Büro die nächsten Schritte (Lieferschein, Rechnung) veranlassen kann.

Der Trick hierbei ist, den Arbeitsschritt in zwei Teile aufzuteilen: Einen Teil kann der Mitarbeiter an der Maschine oder im Lager selbst durchführen: Er sieht über die Auftragsliste, was er tun soll und meldet die produzierten Mengen ins ERP. Im Büro kommt diese Meldung an und dort können die bürobezogenen Tätigkeiten (Rechnung, Lieferschein fertig machen) durchgeführt werden.

In anderen Fällen übergibt man die Verantwortung, den Lieferschein zu drucken, direkt an den Lagermitarbeiter, während sich das Büro nur um die Rechnung kümmert. Welcher Ablauf für Sie ideal ist, erörtern Sie gemeinsam mit einem Projektmanager, der mit Ihnen zusammen ein ERP einführt. Als ERP-Hersteller kommt zum Beispiel Launix in Frage. Launix hat neben den ERP-Standardmodulen auch die Möglichkeit, nahtlos individuelle Abweichungen in den Arbeitsabläufen umzusetzen, sodass sie die optimale Lösung bekommen.

Fahrtenbuch per WhatsApp

Ein weiterer Anwendungsfall für Rückmeldungen ist das Fahrtenbuch. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, dass ein Außendienstmitarbeiter einfach per WhatsApp-Sprachnachricht oder Foto seinen Kilometerstand ans Büro weitergibt und diese das digitale Fahrtenbuch direkt im ERP Buchhaltungs-gekoppelt führen.

Der nächste logische Schritt ist die Ersetzung eines menschlichen Empfängers durch eine Art „Chatbot“, der einen bei Eintragungen im ERP assistiert. So können Fahrtenbucherfassung, Montage-Leistungen oder Arbeitsstunden einfach per Nachricht an den Bot gesendet werden und dieser nimmt die entsprechende Eintragung im ERP vor.

Wir bei Launix entwickeln diese Technologie gerade und freuen uns, wenn Sie uns ansprechen, um Pilotkunde zu werden: