Wer schon einmal mit Dateien gearbeitet hat, weiß: Es gibt Ordner und Unterordner. Eigentlich ein geniales System, oder? Es lassen sich alle Strukturen in dieser Baumstruktur darstellen. Oder nicht?
Ein DMS muss 2 Aufgaben gut erfüllen: Dokumente müssen leicht eingepflegt werden können und gut wiederfindbar sein. Baumstrukturen können beides nicht wirklich gut.
1. Dokumente leicht einpflegen
Benutzt man eine Ordnerstruktur, obliegt die Verantwortung, eine gute Struktur zu finden, allein beim Bediener des PCs. Oft fängt man in einem einzelnen Ordner an, befüllt diesen und schichtet die Daten anschließend um, um wieder einen Überblick zu bekommen.
Probleme entstehen, sobald mehr als eine Person involviert ist: Jeder hat sein eigenes Ordnungssystem, der eine sortiert neue Kundenverträge in den einen Ordner, der andere woanders hin. Dort Disziplin über ein Team aufzubauen, das sich im Urlaub auch noch gegenseitig vertreten muss, ist fast unmöglich.
Anstelle von Ordnern arbeitet das Launix DMS mit „Feldern“. Das sind Eigenschaften (Bezeichnungen, Beschriftungen, Beträge, Dropdown-Auswahlfelder uvm.), auch Metadaten genannt, die dem Dokument zugeordnet werden.
Mehr als die Metadaten braucht es nicht, um ein Dokument sinnvoll einzusortieren. Damit sparen Sie sich eine Menge Arbeit und haben einen festgelegten Ablauf zur Dokumentenpflege. Fehler wie z.B. die Falschsortierung in Ordner können nicht mehr auftreten.
2. Dokumente gut wiederfinden
Dokumente kann man nun entweder anhand des Inhalts oder der Metadaten wiederfinden.
Während man beim Inhalt nur eine reine Textsuche zur Verfügung hat, gibt es bei den Metadaten wesentlich mehr Gestaltungsspielraum:
- Textsuche bei Beschriftungen
- Alphabetisches Sortieren nach Beschriftungen
- Bei Beträgen: Suche im Bereich von..bis und/oder Sortierung
- Bei Datum: Zeiträume (von-bis, Tage, Monate, Kalenderwochen, Quartale, Jahre)
- Bei Dropdown-Auswahlfeldern: Mehrfachauswahl
- Kombinierte Suche nach mehreren Kriterien
Fazit: Während Sie in Baumstrukturen nur nach textuellen Suchbegriffen suchen können, haben Sie bei vorhandenen Metadaten die volle Bandbreite an Such- und Filtermöglichkeiten.
Ausblick: Mit KI weitere Arbeit erleichtern
KI ist ein nicht zu unterschätzender Trend. Gerade das Eingeben von 10-12 Feldern an Metadaten kann sehr ermüdend sein – insbesondere wenn für uns Menschen eine Menge Informationen von vornherein „klar“ sind.
Doch was machen diese Informationen so „eindeutig“ und können wir diese Fähigkeit auch einem Computer beibringen?
Beispiel Dokument-Typ: Man kann Dokumente ja in Kategorien einordnen: Belege, Verträge, Briefe, Urkunden. Anstatt dass ein Mensch das Dokument sichtet und dem Computer mitteilt „das ist ein Brief“, könnte es doch der Rechenknecht selbst herausfinden: Oft sind Belege (Rechnungen) ja in Briefform gestaltet. Wie stellt man also fest, ob ein Brief ein „Brief“ oder eine „Rechnung“ ist? Anhaltspunkte könnten zum Beispiel ein Trennstrich und das Vorhandensein einer Summe sein.
Damit man keine Heerschar an Programmierern an den Aufbau von Regelsystemen anheuern muss, die immer neue Randfälle und Sonderregeln programmieren müssen, gibt es sogenannte selbstlernende Systeme.
Diese selbstlernenden Systeme lernen anhand von Beispielen. Das bedeutet: Sie pflegen die ersten Daten von Hand ein. Sobald sich ein Muster herausstellt, lernt die KI daraus und fängt an, Ihnen intelligente Vorschläge zu unterbreiten. Bei der Buchhaltung sind wir inzwischen bei über 90% der Erkennungsrate, das heißt: 90% der Vorgänge sind richtig anhand der Bankeingänge gebucht, der Rest wird als „Unwissenheit“ dem Menschen vorgestellt, sodass dieser entscheiden kann.
Wie geht’s weiter?
Haben Sie im Bereich Dokumentenmanagement und Automatisierung ein Potenzial entdeckt, laden wir Sie herzlich ein, mit uns in Kontakt zu treten:
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