Dokument-Erstellungs-Management

Dokumente sind wichtige Bestandteile eines nachvollziehbaren Geschäftsablaufes. Doch nicht nur das Verwalten der Dokumente, wie es Dokumenten-Management-Systeme (DMS) tun, ist wichtig, sondern auch das Erstellen dieser und die strukturierten Daten dahinter.

Welche Arten von Dokumenten gibt es

Jedes Dokument ist in gewisser Art ein Informationsträger, ist aber gleichermaßen auch an eine Form gebunden, die es ermöglicht, festzustellen, ob das Dokument wirklich von Ihnen kommt. Beispiele für Dokumente sind:

  • Rechnungen
  • Angebote
  • Forderungen
  • Informations-Briefe
  • Verträge (Arbeitsvertrag, Geschäftsabschluss, Vereinbarungen

Für Sie ist es insbesondere wichtig, zu wissen:

  • Wer
  • welches Dokument
  • mit welchen Informationen erhalten hat.

Dokument-Erstellungs-Management systematischer angehen

DEM ist ein Beratungsprozess. Zuerst müssen Sie eingrenzen, welche Dokument-Typen in Ihrer Firma verwendet werden. Eine Antwort darauf finden Sie in Ihrem Word-Vorlagen-Ordner. Aber auch das Aufstellen und Kategorisieren aller Prozesse fördert ans Tageslicht, welche Dokumente Sie verschicken müssen.

Als nächsten Schritt müssen Sie festlegen, welche Informationen die Dokumente, die Sie erstellen, transportieren. Das sind beispielsweise:

  • Bei Rechnungen und Angeboten: Empfänger, außerdem die Posten mit Menge, Bezeichnung, Preis
  • Bei Arbeitsverträgen: Vertragspartner mit Name und Anschrift, Gehalt, Arbeitsstunden und festgelegtem Tätigkeitsfeld
  • Bei Verträgen: Vertragspartner, Gewählter Tarif, Laufzeit

Verknüpfung der Daten

Nun fragen Sie sich, warum man die Dokumente systematischer verwalten sollte. Eine Erstellung eines Textdokuments aus einer Wordvorlage, das Ausdrucken und Abheften, sowie das Behalten einer Kopie im DMS dürften doch ausreichen, oder? Interessant wird organisiertes DEM erst, wenn die Daten aus den Dokumenten miteinander verknüpft werden:

  • Verknüpfung von Dokument-Empfängern mit einem CRM-Datensatz
  • Verknüpfung von Zeiträumen mit einem Kalender, oder noch besser einem Kapazitäts-Planungs-Programm
  • Verknüpfung der Vertragslaufzeiten mit dem Controlling (Auswertung)

3 Formen von Dokumenten-Präsenz

Damit kommen wir zu einer Zusammenfassung, dass Dokumente in 3 Formen präsent sein können:

  1. Ausgedruckt auf Papier
  2. Erzeugt oder eingescannt als PDF
  3. Maschinenverarbeitbare, verknüpfte Daten in einer Datenbank

Am wertvollsten ist die 3. Form, da man aus der 3. Form die 2. Form erzeugen kann (wie das geht? Kontaktieren Sie uns!), sowie die 2. Form ausdrucken kann, womit man die 1. Form vorliegen hat.

Warum man Briefe und Rechnungen nicht mit Word schreiben sollte

Briefe und Rechnungen sind offizielle Dokumente. Sie sind im Gegensatz zur E-Mail für den Ausdruck auf Papier gedacht. Gerade bei Rechnungen besteht immer noch die Pflicht, diese physisch vorzeigbar vorzuhalten.
demobrief

Word ist für den Bildschirm optimiert

Als MS Word auf den Markt kam, war es eine Sensation. Das erste mal sah man den Text, den man schreibt, auch genau so, wie man ihn auch ausdrucken würde. Doch der Fokus von Word liegt ganz deutlich an der leichten Bearbeitbarkeit der Dokumente. Es wird in gestalterischen Elementen wie z.B. Boxen, Fußzeilen, Grafiken gedacht, nicht aber in semantischen Einheiten wie Adresszeile oder Brief-Sichtfenster-Bereich.

Betrachtet ein Typograf ein ausgedrucktes Word-Dokument, werden ihm sofort zahlreiche Unschönheiten auffallen, insbesondere bei den Wort-Abständen, die bei Word ja für die Bildschirmanzeige optimiert sind. Das liegt daran, dass Word die Wörter nicht mehr verschieben darf, da dies das Layout zerstören würde. Stattdessen wird das, was auf dem Bildschirm zu sehen ist, 1:1 ausgedruckt.

Word-Dokumente sehen überall anders aus

Hat der Betrachter nicht alle Schriftarten installiert? Oder öffnet er gar das Dokument mit einem anderen Betrachter-Programm wie z.B. LibreOffice? Oder benutzt er eine neuere Word-Version? Schon sind Elemente verschoben oder ganz verschwunden, Schriften sehen anders aus, bereits formatierte Absätze ragen erneut über die Seite hinaus usw.

Verschickte Word-Dokumente sind veränderbar

Machen Sie nie den Fehler, Rechnungen als .docx-Dateien zu versenden! Der Empfänger kann diese beliebig bearbeiten und zu seinen Gunsten drehen und wenden. Im Zweifelsfall haben Sie das Nachsehen. PDF-Dateien kann man zwar auch manipulieren, jedoch ist dies deutlich schwerer und fällt anhand der einzigartigen Schriftarten und Abstände immer auf.

Textsatz und PDF-Erstellung sind der Ausweg

Das PDF-Format ist für den Druck optimiert. Der PDF-Standard gibt aufs kleinste Detail vor, wie Schriften auszusehen haben, wie sie positioniert sein sollen, welchen Abstand die Wörter und Buchstaben voneinander haben.

Um professionell aussehende PDF-Dokumente zu erstellen, empfehlen wir ein gutes Textsatz-Programm. Textsatz ist die Kunst, Wörter und Buchstaben im richtigen Abstand auf dem Papier anzuordnen. Textsatz arbeitet dabei mit gewissen Regeln, beispielsweise bei wieviel Wörtern auf einer Zeile umgebrochen wird und wie weit anschließend die Wörter auseinander gerückt werden, damit es besser zu lesen ist.

Da Textsatz eine Wissenschaft für sich ist, haben wir die Thematik auf den häufigsten Anwendungsfall, nämlich dem Briefe-Schreiben, für Sie aufbereitet und einfach bedienbar gemacht.

Testen Sie den Launix DIN-Brief-Ersteller

Neue Mitarbeiter einstellen?

Sie haben ein inhabergeführtes Unternehmen und wollen so langsam wachsen? Waren die Mitarbeiter bis jetzt Handlanger, müssen nun auch verantwortungsvolle Aufgaben zwischen mehreren Personen aufgeteilt werden? Dann lesen Sie diesen Artikel.

personal

Einzelkämpfer im Vorteil

Kleine Unternehmen, die nur aus dem Inhaber bestehen, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil: Sie haben den Überblick über alle Prozesse, alle Kunden, alle Aufträge und alle Produktionsmittel. Diesen Vorteil nutzen sie radikal aus, um beispielsweise Fahrten zu kombinieren, Termine elegant umzuschieben oder 1A Kundenservice abzuliefern.

Starrere Prozesse bei mehreren Mitarbeitern

Je mehr Beteiligte es am Wertschöpfungsprozess gibt, desto mehr Konventionen gibt es. Termine lassen sich nicht mehr flexibel umschieben, da beispielsweise der Raum schon anderweitig ausgebucht ist, der Kundenservice wird durch andere Personen als die Produkt-Entwickler durchgeführt, der eine Kundenbetreuer kennt nicht die Kunden des zweiten Betreuers und vieles mehr. Die Firma schottet sich in immer mehr Abteilungen ab, die kaum noch gemeinsames Wissen oder gemeinsame Tätigkeiten haben.

Kommunikationsproblem

Ein Gesamtwissen wiederherzustellen wird desto unmöglicher, je größer das Unternehmen ist. Auch kann das Abstimmen von Terminen mit Räumen zu einem erheblichen Kommunikationsaufwand führen. Kurzum: Es gibt ein Kommunikationsproblem. Könnte man Wissen mit weniger Aufwand weiterreichen und Entscheidungen schneller fällen, als dass X Beteiligte erst reagieren mussten, könnte man die Flexibilität, die der Einzelkämpfer einst hatte, zurückgewinnen.

Wie löst man das Problem

Ein Ansatz der Problemlösung liegt im Coaching. Mitarbeiter können antrainiert werden, bestimmte Dinge zu kommunizieren. Es können Konventionen eingeführt werden, die die Abstimmung untereinander nach festen Regeln organisieren.

Ein anderer Ansatz ist der Einsatz von Datenbanken und Software. In einer Datenbank kann das gesamte Firmenwissen über Lieferanten, Kunden, Aufträge, Projekte, einzuhaltenden Vertragsklauseln und vielem mehr abgelegt werden. Durch Suchmasken bewahrt man Nutzer davor, sämtliches Wissen lernen zu müssen und gibt ihnen eine Möglichkeit, lediglich das für sie relevante Wissen herauszufiltern. Kundenbetreuer können plötzlich auf Fragen antworten, die sie selbst nicht beantworten können, deren Antwort aber in einem Expertensystem hinterlegt ist.

Planen und Abstimmen durch Software

Noch interessanter wird es bei der Planung und Abstimmung. Während man bei der Mensch-zu-Mensch-Kommunikation noch auf alle Beteiligten warten musste, bis einer Verlegung z.B. des Seminarraums zugestimmt wurde, kann eine Software diese Verlegung nach festen Regeln sofort genehmigen oder ablehnen. Den Beteiligten wird lediglich 1 Minute vor Seminarbeginn der genaue Ort ihres Treffens mitgeteilt. Von dem Umherschieben der Räume haben sie nichts gemerkt und dadurch wichtige Zeit gespart.

Fazit

Einige Organisationsprobleme können Sie durch Coaching lösen. Doch jeden neuen Mitarbeiter zusätzlich zu coachen, ist auch aufwendig. Denken Sie stattdessen über einen Softwareeinsatz nach, der Ihnen Zeit spart, Wissen untereinander teilt, Wissen filtert und die Flexibilität zurückgibt.

Briefe professionell gestalten

Die Gestaltung professioneller Dokumente im Geschäftsbereich ist nicht so selbstverständlich, wie man denkt. So schickte mir beispielsweise eine Design-Agentur, die Corporate Designs anbat, ein Angebots-Schreiben als schlecht aufgelöstes JPEG-Bild gekapselt in einem PDF – ein Angebot, das mich eher abschreckte, zumal diese Agentur gerade diese Dienstleistung anbot.

Der Schlüssel zu gutem Aussehen

Der Schlüssel zu gutem Aussehen eines Dokumentes ist das Einhalten von Abständen und Positionen im richtigen Verhältnis. Für die Anordnung der Text-, Linien- und Logo-Elemente gibt es gewisse Design-Regeln. Für professionelle Briefe genügt es aber, die bereits vorformulierten Regeln der DIN-Norm für Briefe einzuhalten. Für die Formate DIN C4 (große Brieftasche für A4) und DIN C6 (gedrittelte A4-Seiten) gibt es beispielsweise genaue Normen, an welcher Stelle sich das Sichtfenster des Briefes befindet.

feddf225-d0f3-4531-a933-5125bc5c7135Für andere Dokumente wie beispielsweise Flyer, Poster etc. können Sie sich das Layout von einem Designer anfertigen lassen. Der Designer wird auf Ihren Auftrag hin eine Grafik anfertigen, die Positionen, Linien-Abstände, Schriftgrößen und -formen für Ihr Dokument beschreibt. Ein Beispiel, das unser Designer in einem Projekt angefertigt hat: Die Ausfall-Liste (Krank, Urlaub, Feiertag) einer Firma.
Die Umsetzung liegt aber trotzdem noch bei Ihnen.

Die Umsetzung der Normen

Word-Poweruser arbeiten viel mit rahmenlosen Boxen, deren Position man millimetergenau einstellen kann. Auch Kopf- und Fußzeilen lassen sich mit Textverarbeitungsprogrammen gut umsetzen. Geht es jedoch um wiederkehrende Design-Regeln, beispielsweise einer „Zitat-Box“, stoßen klassische Textverarbeitungsprogramme so langsam an ihre Grenzen. Auch das nachträgliche Verändern eines bereits formatierten Dokuments birgt Gefahren des „Verschiebens“ einiger Elemente, was die Produktivität bei der Dokumenterstellung nach unten treibt.

Abhilfe bringt hier der sogenannte Textsatz. Textsatzprogramme wie LaTeX arbeiten nicht mit verschiebbaren Elementen in einem Editor, sondern basieren auf sogenannten Textsatzregeln. Diese bestimmen beispielsweise die Silbentrennung, sowie die Wortabstände und Wortmenge auf einer Zeile beim Blocksatz. Ein einmal vom Designer definiertes Design kann man also 1:1 in Textsatzregeln niederschreiben. Künftige Dokumente mit diesem Design müssen nur noch inhaltlich geschrieben werden. Elemente wie z.B. eine Zitat-Box definiert man mit speziellen Kommandos.

Probieren Sie den DIN-Brief!

Wir haben zur Demonstration der Möglichkeiten einen kleinen Demonstrator gebaut, mit dem Sie die Erstellung von Briefen testen können. Klicken Sie auf diesen Link, um die Erstellung DIN-konformer Briefe zu testen!