Die Gestaltung professioneller Dokumente im Geschäftsbereich ist nicht so selbstverständlich, wie man denkt. So schickte mir beispielsweise eine Design-Agentur, die Corporate Designs anbat, ein Angebots-Schreiben als schlecht aufgelöstes JPEG-Bild gekapselt in einem PDF – ein Angebot, das mich eher abschreckte, zumal diese Agentur gerade diese Dienstleistung anbot.

Der Schlüssel zu gutem Aussehen

Der Schlüssel zu gutem Aussehen eines Dokumentes ist das Einhalten von Abständen und Positionen im richtigen Verhältnis. Für die Anordnung der Text-, Linien- und Logo-Elemente gibt es gewisse Design-Regeln. Für professionelle Briefe genügt es aber, die bereits vorformulierten Regeln der DIN-Norm für Briefe einzuhalten. Für die Formate DIN C4 (große Brieftasche für A4) und DIN C6 (gedrittelte A4-Seiten) gibt es beispielsweise genaue Normen, an welcher Stelle sich das Sichtfenster des Briefes befindet.

Für andere Dokumente wie beispielsweise Flyer, Poster etc. können Sie sich das Layout von einem Designer anfertigen lassen. Der Designer wird auf Ihren Auftrag hin eine Grafik anfertigen, die Positionen, Linien-Abstände, Schriftgrößen und -formen für Ihr Dokument beschreibt. Ein Beispiel, das unser Designer in einem Projekt angefertigt hat: Die Ausfall-Liste (Krank, Urlaub, Feiertag) einer Firma.
Die Umsetzung liegt aber trotzdem noch bei Ihnen.

Die Umsetzung der Normen

Word-Poweruser arbeiten viel mit rahmenlosen Boxen, deren Position man millimetergenau einstellen kann. Auch Kopf- und Fußzeilen lassen sich mit Textverarbeitungsprogrammen gut umsetzen. Geht es jedoch um wiederkehrende Design-Regeln, beispielsweise einer „Zitat-Box“, stoßen klassische Textverarbeitungsprogramme so langsam an ihre Grenzen. Auch das nachträgliche Verändern eines bereits formatierten Dokuments birgt Gefahren des „Verschiebens“ einiger Elemente, was die Produktivität bei der Dokumenterstellung nach unten treibt.

Abhilfe bringt hier der sogenannte Textsatz. Textsatzprogramme wie LaTeX arbeiten nicht mit verschiebbaren Elementen in einem Editor, sondern basieren auf sogenannten Textsatzregeln. Diese bestimmen beispielsweise die Silbentrennung, sowie die Wortabstände und Wortmenge auf einer Zeile beim Blocksatz. Ein einmal vom Designer definiertes Design kann man also 1:1 in Textsatzregeln niederschreiben. Künftige Dokumente mit diesem Design müssen nur noch inhaltlich geschrieben werden. Elemente wie z.B. eine Zitat-Box definiert man mit speziellen Kommandos.

Probieren Sie den DIN-Brief!

Wir haben zur Demonstration der Möglichkeiten einen kleinen Demonstrator gebaut, mit dem Sie die Erstellung von Briefen testen können. Klicken Sie auf diesen Link, um die Erstellung DIN-konformer Briefe zu testen!