Sie haben ein inhabergeführtes Unternehmen und wollen so langsam wachsen? Waren die Mitarbeiter bis jetzt Handlanger, müssen nun auch verantwortungsvolle Aufgaben zwischen mehreren Personen aufgeteilt werden? Dann lesen Sie diesen Artikel.

Einzelkämpfer im Vorteil

Kleine Unternehmen, die nur aus dem Inhaber bestehen, haben einen klaren Wettbewerbsvorteil: Sie haben den Überblick über alle Prozesse, alle Kunden, alle Aufträge und alle Produktionsmittel. Diesen Vorteil nutzen sie radikal aus, um beispielsweise Fahrten zu kombinieren, Termine elegant umzuschieben oder 1A Kundenservice abzuliefern.

Starrere Prozesse bei mehreren Mitarbeitern

Je mehr Beteiligte es am Wertschöpfungsprozess gibt, desto mehr Konventionen gibt es. Termine lassen sich nicht mehr flexibel umschieben, da beispielsweise der Raum schon anderweitig ausgebucht ist, der Kundenservice wird durch andere Personen als die Produkt-Entwickler durchgeführt, der eine Kundenbetreuer kennt nicht die Kunden des zweiten Betreuers und vieles mehr. Die Firma schottet sich in immer mehr Abteilungen ab, die kaum noch gemeinsames Wissen oder gemeinsame Tätigkeiten haben.

Kommunikationsproblem

Ein Gesamtwissen wiederherzustellen wird desto unmöglicher, je größer das Unternehmen ist. Auch kann das Abstimmen von Terminen mit Räumen zu einem erheblichen Kommunikationsaufwand führen. Kurzum: Es gibt ein Kommunikationsproblem. Könnte man Wissen mit weniger Aufwand weiterreichen und Entscheidungen schneller fällen, als dass X Beteiligte erst reagieren mussten, könnte man die Flexibilität, die der Einzelkämpfer einst hatte, zurückgewinnen.

Wie löst man das Problem

Ein Ansatz der Problemlösung liegt im Coaching. Mitarbeiter können antrainiert werden, bestimmte Dinge zu kommunizieren. Es können Konventionen eingeführt werden, die die Abstimmung untereinander nach festen Regeln organisieren.

Ein anderer Ansatz ist der Einsatz von Datenbanken und Software. In einer Datenbank kann das gesamte Firmenwissen über Lieferanten, Kunden, Aufträge, Projekte, einzuhaltenden Vertragsklauseln und vielem mehr abgelegt werden. Durch Suchmasken bewahrt man Nutzer davor, sämtliches Wissen lernen zu müssen und gibt ihnen eine Möglichkeit, lediglich das für sie relevante Wissen herauszufiltern. Kundenbetreuer können plötzlich auf Fragen antworten, die sie selbst nicht beantworten können, deren Antwort aber in einem Expertensystem hinterlegt ist.

Planen und Abstimmen durch Software

Noch interessanter wird es bei der Planung und Abstimmung. Während man bei der Mensch-zu-Mensch-Kommunikation noch auf alle Beteiligten warten musste, bis einer Verlegung z.B. des Seminarraums zugestimmt wurde, kann eine Software diese Verlegung nach festen Regeln sofort genehmigen oder ablehnen. Den Beteiligten wird lediglich 1 Minute vor Seminarbeginn der genaue Ort ihres Treffens mitgeteilt. Von dem Umherschieben der Räume haben sie nichts gemerkt und dadurch wichtige Zeit gespart.

Fazit

Einige Organisationsprobleme können Sie durch Coaching lösen. Doch jeden neuen Mitarbeiter zusätzlich zu coachen, ist auch aufwendig. Denken Sie stattdessen über einen Softwareeinsatz nach, der Ihnen Zeit spart, Wissen untereinander teilt, Wissen filtert und die Flexibilität zurückgibt.