Der Aufbau eines Unternehmens ist für viele eine Lebensaufgabe. Vom Weg vom ersten Kunden bis zum weltumspannenden Marktführer in der eigenen Nische oder dem regionalen oder globalen Großkonzern lauern eine Menge Schwierigkeiten.

Viele Unternehmen sieht man immer am selben Punkt stagnieren: Der Musiklehrer, der immer allein bleibt und den Traum von der eigenen Musikschule mit angestellten Musiklehrern nicht verwirklicht bekommt bis hin zum Ingenieursbüro, das regelmäßig beim Überschreiten der magischen 25-Mitarbeiter-Grenze in eine Krise rutscht. Diese Stagnationskrise wiederholt sich dann zyklisch und stellt eine große Wachstumsbarriere dar.

Ich möchte Ihnen hier die 3 Wachstumsstufen jedes Unternehmens vorstellen, sowie wie man den Spagat zwischen den einzelnen Stufen löst.

Stufe 1: Der Freiberufler / Einzelkämpfer

Auf dieser Stufe fängt jeder Unternehmer an. Nach der Anmeldung beim Gewerbeamt beginnt die eigentliche Aufbauarbeit: Bekanntheit, Werbung, Aufträge, Vertrauen der Kunden. Je nachdem, wie organisiert der Markt ist, fällt dieser Schritt dem einen oder anderen leichter oder schwerer: Ich kenne einen Gutachter, der musste sich nach dem Studium nur beim Gericht anmelden und hat dann bis zur Rente Aufträge zugewiesen bekommen – ist aber auch immer allein geblieben. Andere kämpfen einen härteren Kampf und bleiben jahrelang im Leistungsbezug, bis sie auf ihren eigenen Füßen stehen.

Die Herausforderungen dieser Stufe sind die ständige Balance zwischen Langeweile und Überlastung: Mal läuft der Laden, mal wartet man auf Kunden. Der Unternehmer muss hier vor allem mit sich selbst klar kommen – kann aber auch seine eigenen Stärken in vollen Zügen auskosten: Er kann alle Leistungen anbieten, die er persönlich beherrscht.

Meistert der Unternehmer diese Stufe, kommt er irgendwann an den Punkt, an dem die eigene Arbeitskraft nicht mehr ausreicht: er muss Mitarbeiter einstellen.

Stufe 2: Der Chef führt die Mitarbeiter

In der Stufe 2 hat der Unternehmer bereits seine eigenen Mitarbeiter. Diese arbeiten nicht mehr wie er: 12 Stunden am Tag und gewissenhaft sowohl schnell als auch mit höchstem Qualitätsbewusstsein, sondern 8h am Tag und die Mitarbeiter wollen zusätzlich zwischendrin ihre Kinder von der Kita abholen, Urlaub machen, krank werden und mögen manche Tätigkeiten und auch manche Kunden nicht.

Der Unternehmer ist täglich damit herausgefordert, seine Mitarbeiter bei Laune zu halten und sie zu führen. Er verwendet seine Kapazitäten dafür, sie während der bezahlten Zeit so effektiv wie möglich arbeiten zu lassen, um am Ende ihre Gehälter zahlen zu können.

Eines Tages wächst das Unternehmen so stark, dass die Führung aller Mitarbeiter für den Chef allein zu schwer wird. Er hat einfach nicht mehr genug Zeit am Tag, um alle Mitarbeiter zu führen.

Stufe 3: Die Mitarbeiter führen die Mitarbeiter

In der Stufe 3 entstehen weitere Hierarchiestufen. Der Unternehmer führt nicht mehr jeden Mitarbeiter einzeln, sondern hat nur noch wenige Ansprechpartner im eigenen Unternehmen.

Die Mitarbeiter führen die Mitarbeiter nicht so voller Elan, wie es der Unternehmer getan hat. Deshalb haben sich im Unternehmen Konventionen herauskristallisiert, wie bestimmte Angelegenheiten zu erledigen sind. Manchmal sind diese aber zu starr und Informationen wie zum Beispiel Qualitätsprobleme, Reklamationen, aber auch Anordnungen zu neuen Produkten oder Marketing-Maßnahmen durchdringen manchmal nicht mehr die Hierarchieebenen.

Wenn das Unternehmen diese Stufe ebenfalls gemeistert hat, gibt es noch eine vierte Stufe:

Stufe 4: Zu viel Geld

Das Unternehmen hat seine Prozesse im Griff, den Markt besetzt und verdient jetzt nur noch Geld. Dadurch, dass das Unternehmen kontinuierlich wächst, schafft es der Unternehmer nicht mehr, genügend Neuinvestitionen zu planen, um das Geld steueroptimal anzulegen.

Hier fängt er an, sein Leben zu genießen und Vermögensverwalter seine Einnahmen verwalten zu lassen.

Der schwierige Übergang zwischen den Stufen

Bleibt ein Unternehmen innerhalb einer Stufe, kann es auf dieser Stufe beliebig wachsen. Alle Abläufe und Prozesse der Stufe sind gekannt und müssen einfach nur gemeistert werden.

Zwischen den einzelnen Stufen muss aber umgedacht werden. 90% aller Unternehmen bleiben ein Leben lang auf ihrer Stufe und geraten bei jedem Versuch, ihre momentane Stufe zu verlassen, in eine Krise und stürzen wieder ab. Jeder Stufenübergang hat seine eigenen Tücken. Deshalb möchte ich diese getrennt angehen und die Musterlösungen anbieten:

Stufe 1 zu 2: Die ersten Mitarbeiter

Im Übergang zu den ersten Mitarbeitern muss der Unternehmer seine erste große Hürde meistern: Mitarbeiter, die nicht so engagiert sind wie er, müssen dieselbe Zuverlässigkeit und Produktqualität gegenüber dem Kunden auftreten.

Die Maßnahme, die der Unternehmer hier ergreifen muss, ist die Standardisierung der Leistungen nach außen.

Während er als Einzelkämpfer noch anbieten konnte, was er auch selbst beherrschte, muss er nun Rücksicht auf die beschränkteren Fähigkeiten seiner Mitarbeiter nehmen: Die Mitarbeiter spezialisieren sich auf bestimmte Aufgaben – sie sind kein Allrounder wie der Chef. Warum? Jede Fähigkeit zu erlernen wäre ein zu großer Aufwand und die Übung in jeder Tätigkeit muss aufrecht erhalten werden. Deshalb diversifiziert der Chef seine Mitarbeiter in ihre Spezialaufgaben.

Die Leistungen und Preise müssen ebenfalls stark standardisiert werden. Während es früher gereicht hat, aus dem Bauchgefühl und Erfahrungswerten einen Auftrag zu kalkulieren, muss der Unternehmer jetzt Leistungen standardisieren. Nur eine standardisierte Leistung kann er messen, nachkalkulieren, mit seinen Mitarbeitern üben und auch zu einem Preis anzubieten, mit dem er noch Gewinn macht.

Für die stark standardisierten Preise lässt sich natürlich dann auch viel leichter Werbung machen. Ist die Stufe 2 gemeistert, kann das Unternehmen auf seine 5-25-fache Größe anwachsen, ohne dass weitere Probleme auftreten.

Unsere Tool-Empfehlung für die Meisterung der Stufe 2: Die ERPL-Software (ERPL Line, ERPL Pro). Mit diesem Paket können Sie einen standardisierten Artikelkatalog aufbauen und bepreisen. Angebote und Rechnungen erledigen sich wie von allein und Sie können das Unternehmen selbst managen.

Stufe 2 zu 3: Ausbau der Führungsstrukturen

Während der Unternehmer beim Meistern der zweiten Stufe bereits gelernt hat, sich selbst als Fachkraft entbehrlich zu machen, ist er noch an einer Stelle unentbehrlich: Als Führungskraft.

Hat er die Standardisierung nach außen bereits geschafft, muss er nun auch nach innen standardisieren. Noch dominiert sein persönlicher Führungsstil. Die Abgabe von Führungsaufgaben ist die Hürde, die er meistern muss.

Dabei spielt erneut Standardisierung eine Rolle – diesmal aber die Standardisierung der inneren Abläufe und Führungsstrukturen. Abläufe wie die Behandlung einer Reklamation, Urlaubsmanagement oder das Versenden einer Rechnung müssen zu einer Tätigkeit werden, die auch andere Mitarbeiter übernehmen müssen.

Das geht nicht immer ohne Reibungsverluste. Die Mitarbeiter, die Tätigkeiten übernehmen, müssen wiederum von jemandem kontrolliert werden. Diese Führungsstrukturen müssen sich etablieren. Diese Strukturen kosten auch Geld. Das Unternehmen muss eventuell seine Preise erhöhen, ohne dabei lebenswichtigen Umsatz zu verlieren.

Unsere Tool-Empfehlung für die Meisterung der Stufe 3: Individuelle Software auf Basis der FOP-Technologie. Nur mit indivduellem All-In-One-System können Sie die Abläufe, die Sie für Ihr Unternehmen als Optimum erkannt haben, auch in Software gießen. Die Software ersetzt damit die strengen Augen des Chefs.

Fazit

Mit diesem Werkzeugkoffer sollten Sie in der Lage sein, Ihr Unternehmen durch alle Wachstumsstufen zu führen. Sollten Sie Fragen haben, kontaktieren Sie uns einfach.