Unterschiede Excel vs Datenbank

Übersicht

Es gibt verschiedene Wege, Daten zu verarbeiten. Dabei müssen nicht zwangsläufig alle etwas mit Computern zu tun haben. Es gibt auch Mappen- und Ordnersysteme, mit denen man genauso gut den Überblick behalten kann. Hier soll es allerdings um zwei konkurrierende computergestützte Datenverarbeitungsverfahren gehen.

Excel

Excel ist eine Software von Microsoft, die das Paradigma der Tabellenkalkulation umsetzt. In diesem Artikel werde ich Excel stellvertretend für alle Tabellenkalkulationsprogramme verwenden, denn Softmaker Office, OpenOffice und LibreOffice bieten im Grunde genau das Gleiche.

In der Tabellenkalkulation hat man die Möglichkeit, in einem frei definierbaren Gitterraster Daten einzutragen. Diese können beliebig formatiert werden, beispielsweise können Zahlen als Währung dargestellt werden oder Zellen mit einer Hintergrundfarbe belegt werden. Außerdem gibt es das Konzept der Formeln, welche Berechnungen durchführen können und bei Änderung der Eingangsdaten aktualisiert werden. Dadurch ergibt sich eine gewisse Interaktivität.

An Rechenoperationen gibt es eine breite Auswahl an Summen- und Produktformeln. Grundprinzip ist, dass man Daten aus sogenannten Bereichen entnimmt und miteinander verrechnet. Ein Manko der Tabellenverarbeitung ist, dass diese Bereiche bereits im Vorhinein festgelegt sein müssen. Eine Vergrößerung des Datenbereichs, etwa weil neue Daten dazugekommen sind, bedeutet immer einen Extra-Aufwand.

Datenbanken

Der Bereich der Datenbanken umfasst eine große Bandbreite an Begriffen, Konzepten und Software. Hier ist bei Datenbanken vor allem von Systemen die Rede, die das Konzept der Relationalen Algebra umsetzen.

Datenverarbeitung in Datenbanken erfolgt ebenfalls in Tabellenform. Der Unterschied ist, dass bei einer Datenbank das Schema der Daten fest vorgegeben ist. Ein Relationenschema gibt genau vor, in welchem Format welche Daten vorzuliegen haben. Eine Formatierung der Daten ist nicht möglich. Während man in der Tabellenverarbeitung Gestaltungselemente zur Verfügung hat, arbeiten Datenbanken rein auf der Datenebene. Auch Interaktivität ist nicht anzutreffen. Stattdessen arbeitet man mit sogenannten Anfragen. Eine Anfrage kann Filtern, rechnen, gruppieren und sortieren und ist wesentlich flexibler als in Excel. Neu hinzukommende und gelöschte Daten sind kein Problem.

Bei den Datenbanken gibt es neben den Tabellen auch sogenannte Ansichten, welche eine ähnliche Struktur wie Tabellen haben, jedoch nur aus errechneten oder gefilterten Daten bestehen.

Grafische Auswertung der Daten

Hier hat Excel die Nase vorn. Ein Rahmen um den Datenbereich, Diagramm erstellt und schon hat man die tollsten Tortendiagramme. Bei Datenbanken geht man den Weg über Entsprechende Bedienoberflächen. Doch auch hier zeigt sich: Während Excel starre Tabellengrößen vorgibt und jede Änderung der Tabellengröße Zusatzaufwand mit sich bringt, zeigt die Datenbank entsprechende Diagramme, die aus den Daten erzeugt wurden, sogar in Echtzeit an.

Portabilität

In diesem Abschnitt geht der Punkt klar an die Datenbanken. In Punkto Portabilität sind Tabellenkalkulationsprogramme eine Insellösung. Sobald mehrere Nutzer die Datenbestände bearbeiten wollen, wird es schwierig. Im Gegenzug dazu funktionieren Datenbanken übers Netzwerk und sind somit für alle gleichermaßen verfügbar. Ebenfalls vorteilhaft ist diese Eigenschaft beim Zusammenwirken mit anderen Programmen. Man kann leicht Software schreiben, die Daten aus Datenbanken holt und weiterverarbeitet. Bei Tabellen, die eine beliebige Form haben können, wird das schwierig.

Migration von Excel nach Datenbanken

Ein Umstieg von Excel auf Datenbanken ist ein Wachstumsschritt, der jedes aufstrebende Unternehmen irgendwann ereilt. Wir von Launix begleiten Unternehmen, die ihre Prozesse in Software festschnüren wollen, um effizienter zu werden.

Fazit

Während man mit Excel schnell zu sichtbaren Ergebnissen kommt, ist eine Datenbank die langfristigere Lösung, mit der man auch größere Datenmengen nachhaltig handhaben kann. Gerade, wenn sich die Datenbestände über die Zeit oft ändern und man nicht nur ein Tortendiagramm für einen Abschlussbericht braucht, lohnt es sich, über eine datenbankbasierte Individuallösung nachzudenken.

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