Warum man Briefe und Rechnungen nicht mit Word schreiben sollte

Briefe und Rechnungen sind offizielle Dokumente. Sie sind im Gegensatz zur E-Mail für den Ausdruck auf Papier gedacht. Gerade bei Rechnungen besteht immer noch die Pflicht, diese physisch vorzeigbar vorzuhalten.

Word ist für den Bildschirm optimiert

Als MS Word auf den Markt kam, war es eine Sensation. Das erste mal sah man den Text, den man schreibt, auch genau so, wie man ihn auch ausdrucken würde. Doch der Fokus von Word liegt ganz deutlich an der leichten Bearbeitbarkeit der Dokumente. Es wird in gestalterischen Elementen wie z.B. Boxen, Fußzeilen, Grafiken gedacht, nicht aber in semantischen Einheiten wie Adresszeile oder Brief-Sichtfenster-Bereich.

Betrachtet ein Typograf ein ausgedrucktes Word-Dokument, werden ihm sofort zahlreiche Unschönheiten auffallen, insbesondere bei den Wort-Abständen, die bei Word ja für die Bildschirmanzeige optimiert sind. Das liegt daran, dass Word die Wörter nicht mehr verschieben darf, da dies das Layout zerstören würde. Stattdessen wird das, was auf dem Bildschirm zu sehen ist, 1:1 ausgedruckt.

Word-Dokumente sehen überall anders aus

Hat der Betrachter nicht alle Schriftarten installiert? Oder öffnet er gar das Dokument mit einem anderen Betrachter-Programm wie z.B. LibreOffice? Oder benutzt er eine neuere Word-Version? Schon sind Elemente verschoben oder ganz verschwunden, Schriften sehen anders aus, bereits formatierte Absätze ragen erneut über die Seite hinaus usw.

Verschickte Word-Dokumente sind veränderbar

Machen Sie nie den Fehler, Rechnungen als .docx-Dateien zu versenden! Der Empfänger kann diese beliebig bearbeiten und zu seinen Gunsten drehen und wenden. Im Zweifelsfall haben Sie das Nachsehen. PDF-Dateien kann man zwar auch manipulieren, jedoch ist dies deutlich schwerer und fällt anhand der einzigartigen Schriftarten und Abstände immer auf.

Textsatz und PDF-Erstellung sind der Ausweg

Das PDF-Format ist für den Druck optimiert. Der PDF-Standard gibt aufs kleinste Detail vor, wie Schriften auszusehen haben, wie sie positioniert sein sollen, welchen Abstand die Wörter und Buchstaben voneinander haben.

Um professionell aussehende PDF-Dokumente zu erstellen, empfehlen wir ein gutes Textsatz-Programm. Textsatz ist die Kunst, Wörter und Buchstaben im richtigen Abstand auf dem Papier anzuordnen. Textsatz arbeitet dabei mit gewissen Regeln, beispielsweise bei wieviel Wörtern auf einer Zeile umgebrochen wird und wie weit anschließend die Wörter auseinander gerückt werden, damit es besser zu lesen ist.

Da Textsatz eine Wissenschaft für sich ist, haben wir die Thematik auf den häufigsten Anwendungsfall, nämlich dem Briefe-Schreiben, für Sie aufbereitet und einfach bedienbar gemacht.

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