Stehen Ihnen nur unzureichend digitalisierte Daten zur Verfügung, bleibt Ihnen nur die Chance, diese von Hand einzutippen oder spezielle Software-Tools zu benutzen. Doch was wäre, wenn Ihr Gegenüber die Daten gleich in dem Format abliefern würde, das Sie weiterverarbeiten können? In diesem Artikel geht es um zentrale Fragestellungen rund um maschinenlesbare Datenformate.

Tipp 1: Die Motivation

Daten im richtigen Format vorzuhalten, ist aufwendig. Meist geben Ihnen Ihre Kunden die Daten in dem Format, das gerade vorliegt. Der Tipp: schaffen Sie Anreize. Sie haben Mehraufwand, unpassende Formate anzupassen. Geben Sie mögliche Einsparungen durch passende Formate an Ihre Kunden weiter. Geben Sie Rabatte, wenn der Kunde Ihnen die Arbeit erleichtert. So verlangt beispielsweise die Firma Video Screen PR eine Pauschale für Grafikkosten, wenn der Kunde Grafiken vorbereitet haben möchte, beziehungsweise erlässt diese, falls er Grafiken im korrekten Format bereitstellt.

Tipp 2: Die Maske

Zwingen Sie Ihren Kunden, die Daten im richtigen Schema abzugeben. Lassen Sie sich beispielsweise ein Online-Formular programmieren oder bieten Sie einen Datei-Upload an, der das Format im Vorhinein prüft und dem Kunden Feedback gibt, wann seine Abgabe akzeptiert wird. Eine Ablehnung von einer Webseite wird eher akzeptiert, als wenn Sie Ihrem Kunden persönlich sagen/schreiben würden, er solle die Datei noch einmal anpassen und erneut zusenden.

Tipp 3: Die Konvertierung

Gibt es mehrere gängige Formate, beispielsweise im Abrechnungswesen, konvertieren Sie doch einfach. Solange zwei Datenformate dieselben Informationen abbilden, können sie ineinander umgewandelt werden. Welche Formate werfen gängige Programme aus? Und in welches Format sollte die eingereichte Datei umgewandelt werden? Die Konvertierung lässt sich übrigens automatisch lösen, wenn Sie wieder ein Online-Upload-Formular verwenden.

Die Krux mit dem Datenschema

Die wichtigste Frage: Sind die Informationen, die Sie von Ihrem Kunden haben wollen, überhaupt digitalisierbar? Wollen Sie beispielsweise, dass Angebots-Anfragen Sie digital erreichen, aber Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung ist sehr komplex. Eine Anfrage könnte beispielsweise viele Sonderwünsche enthalten. So könnte ein Kunde einer Druckerei zusätzlich wünschen, dass das Druckerzeugnis zusätzlich zugeschnitten wird.

In diesem Fall müssen Sie abwägen, wie weit Ihre Digitalisierung geht. Sie können dem Kunden ein komplettes Frei-Textfeld anbieten, Sie können aber auch für jeden einzelnen Einzelfall einen Online-Konfigurator bereitstellen. So könnte das Datenschema für die Angebots-Anfrage der Druckerei so aussehen, dass der Kunde eine Datei angibt, die Druckgröße bestimmt, mit welcher Farbtechnik und auf welchem Untergrund gedruckt werden soll, sowie eine editierbare Liste von Schnitten, womit sich auch die ausgefallensten Formen realisieren lassen. Der goldene Mittelweg ist meistens basierend auf der 80-20-Regel gegründet: Behandeln Sie 80% der Kundenwünsche automatisch und bieten Sie für die 20% Extrawünsche ein Freitext-Feld an.

Und was, wenn der Kunde sich weigert?

Seien Sie kein Unmensch. Will ein Kunde sich partout nicht an Ihr Datenformat halten, bieten Sie ihm zusätzlichen Service. So könnte am anderen Ende einer Telefon-Hotline eine freundliche Person sitzen, die für Ihren Kunden das Formular mithilfe der diktierten Daten ausfüllt. VPA-Angebote, die Ihnen das abnehmen, gibt es viele.

Was tun mit den digitalen Daten?

Haben Sie einmal alle Daten digital erfasst, bieten sich viele Möglichkeiten:

• Behalten Sie den Überblick über anstehende Aufträge, Buchungen, Reklamationen oder was immer Sie digital erfassen
• Errechnen Sie Statistiken, beispielsweise über Reklamationshäufigkeit, durchschnittlichem Verdienst pro Kunden oder Tageszeitauslastung
• Verarbeiten Sie die Daten weiter – lassen sich etwa Maschinen automatisch damit füttern?
• Gewinnen Sie Erkenntnisse, die Sie weiterbringen – beispielsweise das lukrativste Produkt Ihrer Produktpalette