Daten strukturieren
Daten strukturieren, darunter versteht man, diese in einem Schema zu bringen. Das heißt konkret, dass alle Daten, die ähnliche Aussagen treffen, gleich geformt sind. Damit spielt nicht mehr nur der Inhalt, sondern auch der Aufbau eine Rolle.
Folgend 8 Gründe gibt es, mit Strukturierten Daten (Datenbanken) anstatt mit unstrukturierten Daten (Dokumente) zu arbeiten:
Grund 1: Mein Chaos im Gehirn
Das Menschliche Hirn ist auf Problemlösungen spezialisiert. Dazu haben wir ein Erinnerungsvermögen, das uns hilft, Erfahrungen in die Lösungsfindung mit einzubeziehen. Zum Auswendiglernen von Fakten ist es aber weniger geeignet. Deshalb sind wir auch vergesslich.
Grund 2: Mein Chaos auf Papier
Papier hat den Nachteil, dass es gestapelt aufwenig ist, zu durchsuchen. Selbst eine saubere Abheftung garantiert bei größeren Papiermengen langes Suchen, denn man muss jedes Dokument selbst ansehen, um es einordnen zu können.
Grund 3: Mein Chaos auf der Festplatte
Dokumente auf der Festplatte verteilt sind nicht optimal. Mal findet man ein Dokument nicht wieder, mal ist es im falschen Ordner gelandet oder sollte am besten an zwei Orten gleichzeitig auftauchen. Doch wer synchronisiert die Kopien?
Grund 4: Strukturierte Daten lassen sich gemeinsam nutzen
Wer kennt es nicht – das Dokument wurde an mehrere Personen weitergereicht und jeder hat Änderungen daran gemacht. Wer führt die Versionen jetzt wieder zusammen? Mit einer Datenbanklösung wäre das nicht passiert.
Grund 5: Strukturierte Daten lassen sich weiterverarbeiten
Will man wissen, wie viele Kunden man letztes Jahr bedient hat, hilft nur zählen. Oder etwa nicht? Wenn die Daten strukturiert wären, alles kein Problem.
Grund 6: Strukturierte Daten lassen sich in unstrukturierte Daten umwandeln. Anders herum nicht.
Eine Datenbank kann man leicht in einen Report, ein Diagramm oder ein XML oder CSV umwandeln. Man kann interessante Aspekte automatisch in Dokumente verpacken und ausdrucken. Der Weg zurück ist nicht mehr so einfach.
Grund 7: Big Data
Big Data ist das Thema, mit dem Sie den Überblick und damit den benötigten Vorsprung gegenüber der Konkurrenz gewinnen können.
Grund 8: Programme lieben strukturierte Daten
Daten in Programm XYZ importieren? Kein Problem, solange ich die Daten maschinenverarbeitbar da habe.
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