Abrechnungen sind der sensibelste Geschäftsablauf in jedem Unternehmen. Geht bei der Abrechnung etwas schief, klingelt sofort das Telefon. Gleichzeitig ist die Abrechnung kein Wertschöpfungsprozess, das heißt: Ihr Kunde hat keinen großen Nutzen davon, wie gut oder schlecht Sie die Abrechnung erledigen. Es sind allein Ihre internen Kosten und ein Pflichtaufwand, um an Ihr wohl verdientes Geld zu kommen.

Wiederholende Abrechnungsvorgänge

Bei der Abrechnung stellen Sie Ihre eigenen, individuellen Regeln auf:

• Wie bepreisen Sie Ihre Dienstleistung
• Welche Preise gelten für welche Kunden
• Wie tragen Sie die Daten zusammen (Stundenzettel, verbrauchte Kontingente)
• In welchen Zeitabständen wird abgerechnet
• Wird im Voraus oder erst nach Abnahme abgerechnet? Gibt es Abschlagszahlungen?

Für alle diese Regeln müssen Mitarbeiter geschult werden. Je kleiner Ihr Unternehmen ist, desto mehr müssen Sie fürchten, dass die wichtigen Köpfe ausfallen (Krankheit, Kündigung, Kur). Je größer das Unternehmen, desto größer auch der Aufwand, das Abrechnungs-Know-How gleichmäßig unter den zuständigen Mitarbeitern zu verteilen.

Mit einer Abrechnungs-Software wird dieses Know-How direkt in der Software festgeschrieben. Für eine Abrechnung drücken Sie nunmehr einen Knopf im Programm.

Der große Vorteil: Fehlervermeidung

Unternehmen haben ganze Abteilungen in der Buchhaltung, die sich nur mit reklamierten Rechnungen beschäftigen. Nutzen Sie eine Software, haben Sie schon einmal die Hälfte aller „Schusselfehler“ eliminiert und zudem den Aufwand für die Anfertigung der Abrechnung minimiert.

Auch die rechtzeitige Erinnerung an fällige Abrechnungen, sowie die Fakturierung, das heißt: die Kontrolle des Bankeingangs und das Mahnwesen – nimmt Ihnen die Software ab und sorgt dafür für einen stabilen Cashflow.

Zeitliche Steuerung

Die zeitliche Steuerung bei Abrechnungen ist meist nicht so einfach, wie man auf den ersten Blick denkt:

• Einzuhaltende Abrechnungsintervalle können je Kunde unterschiedlich sein (jährlich, quartärlich, monatlich)
• Die abzurechnende Leistungsmenge kann sich regelmäßig ändern (z.B. bei verbrauchsgerechter Abrechnung)
• Kündigungen oder Vertragsänderungen werden aufgrund von Kündigungsfristen meist bereits Monate vor ihrem Inkrafttreten ausgesprochen

In der Abrechnungssoftware können Sie solche Zeitabhängigkeiten langfristig vortragen. Ist der Kündigungstag dann erreicht, wird die Software im Folgemonat keine weitere Rechnung stellen.

Komplexe Kontingentberechnung

Viele Unternehmen vereinfachen ihre Kalkulation mit einem Pauschalangebot. Warum Pauschalangebote nicht immer gut sind, haben wir bereits in einem anderen Blogartikel behandelt.

Rechnen Sie hingegen exakt ab, müssen zusätzliche Daten ins Abrechnungsprogramm gefüttert werden. Je nach Situation sind das:

• Zählerstände
• Stundenzettel
• Nutzungsstatistiken
• Bestellungen

Die Abrechnungssoftware muss dann eine Schnittstelle bereithalten, um die Daten aufzunehmen. Im einfachsten Fall ist das eine CSV-Datei, in der Sie zu jeder Kundennummer den Abrechnungs-Wert angeben. Beim Import wird der Wert dann mit dem richtigen Abrechnungsmonat verknüpft.

Der nächste Level ist eine REST-API. Eine REST-API kann vollautomatisch mit Daten einer anderen Software befüllt werden. Im Gegensatz zur CSV-Datei fällt der Arbeitsschritt des Exportieren und Importieren weg. Der Erzeuger der Abrechnungsdaten kann seine Werte direkt an die Abrechnungssoftware melden. Nachteil: Die Anbindung muss natürlich erst einmal programmiert werden. Bei der CSV-Methode konnten Sie noch jede beliebige Excel-Tabelle als Quelle benutzen. Bei der REST-Methode muss einmalig ein Programmierer ran.

Anbindung an den Steuerberater

Auch bei der nachgelagerten Verarbeitung der Abrechnungsdaten ist die Abrechnungssoftware eine Hilfe. So kann ein DATEV-Export (Buchungsstapel, ASCII) einem das komplette Einbuchen der Einnahmen ersparen.

Alternativ – wenn der Steuerberater technisch noch nicht so fit ist – kann man auch die PDF-Bilder der Rechnungen ans DATEV Unternehmen Online senden, sodass dieser sie händisch buchen kann.

Preisverdächtig: das Kundenportal

Wollen Sie Ihren Kunden den ganz besonderen Service bieten, setzen Sie auf das Kundenportal. Das Kundenportal hat eine Reihe Vorteile gegenüber der händischen Abwicklung aller Abrechnungsprozesse:

• Das Portal kann sowohl die Rechnungen versenden, als auch die Rechnungen als Download nach dem Einloggen zur Verfügung stellen
• Der Kunde kann im Portal jederzeit nachschauen, wie viel Kontingent er verbraucht hat und wie hoch die nächste Abrechnung ausfallen würde
• Im Portal kann man noch weitere Funktionen wie z.B. ein Ticketsystem zur Reklamationsbehandlung unterbringen

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